Kommunikation im Unternehmen verbessern: Auf diese 4 Dinge solltest du achten

Was bedeutet interne Unternehmenskommunikation?

Eine gute Kommunikation ist ausschlaggebend für den Erfolg eines Unternehmens. Ein wichtiger Bestandteil davon ist die interne Unternehmenskommunikation, ein Instrument, das die Information der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie den Dialog zwischen den verschiedenen Unternehmensebenen sicherstellt.

Die Zwecke interner Kommunikation sind vielseitig:

• Über wichtige Entwicklungen im Unternehmen informieren 
• Durch transparente Information Konflikte vermeiden bzw. effektiv angehen
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Feedback geben
• Wissen innerhalb der Organisation weitergeben
• Mitarbeiterengagement ankurbeln
• Zur positiven Wahrnehmung des Unternehmens beitragen
• Das allgemeine Zugehörigkeitsgefühl stärken

Stark vereinfacht könnte man interne Kommunikation auch als „PR nach Innen” beschreiben. Denn wenn sie kontinuierlich gepflegt wird, stärkt sie die Authentizität des Unternehmens und schafft Vertrauen bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die ihre Zufriedenheit und das positive Image wiederum auch nach Außen tragen. 

Wo findet interne Kommunikation statt?

Interne Kommunikation läuft entweder formell oder informell ab, vertikal zwischen den verschiedenen Unternehmensebenen oder horizontal zwischen Kolleg:innen. Die typischen Kommunikationskanäle lassen sich in drei Kategorien einteilen: 

1. Persönlich: Hierzu gehören alle Aspekte der internen Kommunikation, die Face-to-Face erfolgen – z. B. Meetings, Betriebsversammlungen oder Mitarbeitergespräche.
2. Schriftlich: Insbesondere für offizielle Mitteilungen sind Briefe immer noch üblich. Weitere typische schriftliche Medien sind etwa die Mitarbeiterzeitung in größeren Unternehmen oder aber das Schwarze Brett, das sich bei einigen Projektteams immer noch großer Beliebtheit erfreut.
3. Digital: Heute verschiebt sich ein Großteil der internen Kommunikation ins Digitale. Für den täglichen Informationsaustausch zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten kommen E-Mails oder Kollaborationstools zum Einsatz, schnelle Rückfragen erfolgen auch gern per Chat. Durch Videokonferenzen lassen sich selbst Besprechungen mit mehreren Teilnehmerinnen und Teilnehmern ortsunabhängig führen. Und für den Wissenstransfer kommen vor allem bei größeren Unternehmen auch gern Intranets zum Einsatz, die allen Mitgliedern den Zugriff auf wichtige Informationen ermöglichen.

 

8 Herausforderungen der internen Kommunikation – und wie sie sich lösen lassen

Durch die Digitalisierung gestaltet sich die interne Kommunikation vielseitiger, aber gleichzeitig wesentlich komplexer. Wie der Dialog zwischen dir, deinen Vorgesetzten und deinem Projekt-Team dennoch gelingt und ihr eure interne Kommunikation verbessern könnt, erfährst du im Folgenden.

1. Schließt Kommunikationslücken 

Ob News zu den letzten Erfolgen des Unternehmens oder heiklere Informationen wie Budgetkürzungen oder negatives Feedback: Es ist wichtig, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über wichtige Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Wenn die Führungsebene nämlich versucht, wichtige Informationen zurückzuhalten oder diese verspätet preisgibt, leiden unter Umständen die Arbeitsabläufe im Unternehmen darunter. Außerdem kann der Versuch, die Kommunikation zu stark zu kontrollieren, sich negativ auf die eigene Vertrauenswürdigkeit und somit auf die allgemeine Arbeitsatmosphäre auswirken. 

Die Lösung: Offenheit in jeder Lebenslage. So sehen es übrigens auch 87 % der Teilnehmerinnen und Teilnehmer an der Slack-Studie zur Zukunft der Arbeit, die sich von ihrem Arbeitgeber mehr Transparenz wünschen. Im Interesse einer erfolgreichen Zusammenarbeit solltest du daher mit offenen Karten spielen und dein Projekt-Team in alle wichtigen Schritte einweihen. Ob offiziell per E-Mail, über themenrelevante Channels oder noch persönlicher im Face-to-Face-Gespräch bzw. per Videokonferenz. Wähle das Mittel, das am besten zum jeweiligen Anlass passt.  

2. Raus aus dem Silo 

Ganz gleich, ob zu Hause auf der Couch oder am Schreibtisch im Büro – die goldene Regel lautet: Wer die eigene Komfortzone nie verlässt, verpasst etwas. Zum Beispiel die Möglichkeit, nette Menschen kennenzulernen, mit denen man die gleichen Interessen teilt. Oder die Chance, etwas Neues zu lernen und andere dabei zu unterstützen, sich im Interesse aller weiterzuentwickeln. 

Projekt-Teams, die es sich im eigenen Silo zu gemütlich machen, scheuen meist die Konkurrenz mit anderen Abteilungen des Unternehmens oder glauben, dass sie sich unentbehrlich machen, wenn sie ihr Wissen nicht preisgeben. Ein Irrtum, der über kurz oder lang dem Arbeitsklima schadet. Denn Silodenken füttert das Misstrauen gegenüber anderen Projekt-Teams und verhindert, dass alle an einem Strang ziehen. Das wiederum beeinträchtigt das Miteinander, sodass sich die einzelnen Projektteams noch mehr zurückziehen.

Die Lösung: Um diesen Teufelskreis zu durchbrechen, müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus ihren Silos gelockt werden. Positive interaktive Erlebnisse wie Online- und Offline-Events eignen sich gut als Eisbrecher und bieten Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit, sich besser kennenzulernen. Für den Wissenstransfer bieten sich beispielsweise Skill-Sharing-Sessions an, bei denen die Teammitglieder ihre Expertise zu unterschiedlichen Themen teilen. 

3. Feuert euch gegenseitig an

„Nicht geschimpft ist Lob genug“. Wer diese Ansicht teilt, sollte sich nicht wundern, wenn plötzlich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abspringen. Denn laut einer aktuellen EY-Studie finden nur 60 % der Befragten, dass ihre Arbeit gewürdigt wird. Bei der Teamarbeit und vor allem in der Personalverwaltung ist es eben wie in einer Beziehung: Wer der Partnerin bzw. dem Partner keine Wertschätzung entgegenbringt, riskiert, irgendwann alleine da zu stehen. 

Das Gleiche gilt übrigens für alle zwischenmenschlichen Beziehungen – auch die zwischen Unternehmensführung und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie untereinander im Projekt-Team. Wer sich nicht mit einem Unternehmen verbunden fühlt, ist eher dazu geneigt, es bei der nächstbesten Gelegenheit zu verlassen. 

Die Lösung: Durch konstruktives, konkretes Feedback könnt ihr euch gegenseitig ermutigen Erfolge zu teilen, euch Schritt für Schritt zu verbessern und euch in die richtige Richtung zu entwickeln. Dabei gilt der einfache Grundsatz: Lobe öffentlich, kritisiere privat. Dein Projekt-Team hat eine große Rolle bei einem Unternehmenserfolg gespielt? Hebe das in einer Gruppen-E-Mail hervor. Und wenn du für deine Kollegin bzw. deinen Kollegen einen Tipp hast, wie sie bzw. er ein Projekt das nächste Mal noch besser bewältigen kann, verfasse dazu am besten eine freundliche Privatnachricht. 

Tipp: Eine entscheidende Rolle kommt deinem Topmanagement zu. Eine gelebte Lob-Kultur beginnt von oben und sollte auf allen Managementebenen gefördert werden. Spezielle Schulungen oder Mentoring-Programme können dabei helfen.

4. Nutzt die richtigen Kanäle

Obwohl die interne Kommunikation viele Kanäle umfasst, heißt es nicht, dass auch alle für dein Unternehmen relevant sind. Eine verstaubte Mitarbeiterzeitung, die viel Zeit in der Herstellung kostet, aber nicht gelesen wird, erfüllt nicht ihren Zweck. Und selbst das umfassendste Intranet ist nur sinnvoll, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter es regelmäßig aufrufen.

Lösung: Da gilt es, die Mischung zu finden, die für eure Projekt-Teams am besten funktioniert. Vielleicht lesen deine Kolleginnen und Kollegen einen knackigen Newsletter mit allen Firmenupdates lieber als eine ellenlange, trockene E-Mail. Oder sie halten sich in sozialen Channels auf dem Laufenden und tauschen sich bei der Gelegenheit auch gleich über gemeinsame Hobbys aus. 

Wichtig bei der Wahl der passenden Kanäle für die interne Kommunikation ist, dass du auf leicht zugängliche Lösungen setzt, die überall verwendet werden können. Kommunikations-Apps sind dafür besonders geeignet, da sie alle Mitglieder auch vom Smartphone aus abrufen können.

Tipp: Um herauszufinden, worauf es deinem Projekt-Team bei einem Kommunikationstool wirklich ankommt, kannst du auch eine Mitarbeiterumfrage starten. So verschaffst du dir einen Überblick darüber, welche Tools und Prozesse für die Zusammenarbeit wirklich für dein Unternehmen sinnvoll sind.

5. Sprecht die richtigen Personen an

Wenige Dinge sind langweiliger als Massen-E-Mails, deren Inhalte 99% der Empfänger nicht interessieren und die im schlimmsten Fall nur “von oben nach unten” kommunizieren.
Interne Kommunikation soll alle Mitarbeiter:innen mit relevanten Informationen versorgen. Das Gießkannenprinzip erfüllt diesen Zweck nicht, da die wirklich wichtigen Informationen für die einzelnen Mitarbeitenden in dieser Flut untergehen.

Lösung: Digitale Kommunikationskanäle ermöglichen die gezielte Ansprache einzelner Personen und Personengruppen. Nutzt diese Möglichkeiten und prüft genau, für wen die jeweiligen Informationen relevant sind und für wen nicht. Die gezielte Ansprache der richtigen Personen ist eine der einfachsten und schnellsten Maßnahmen, um die interne Kommunikation zu verbessern.

In der externen Kommunikation ist das Prinzip der Zielgruppenansprache längst angekommen. Je treffsicherer die Ansprache, desto größer ist die Wirkung. Dieses Prinzip lässt sich 1:1 auf die interne Kommunikation übertragen.

Tipp: Informationen, die grundsätzlich für die gesamte Belegschaft interessant sind, aber nicht von allen Mitarbeitenden Aktionen oder Reaktionen erfordern, können zentral bereitgestellt werden. Die Mitarbeiter:innen können bei Bedarf und Interesse darauf zugreifen. Dafür eignen sich zum Beispiel Intranets, interne Blogs, ein Social Intranet oder allgemeine Slack-Channels.

Informationen, die Antworten oder Handlungen einzelner Personen oder Teams erfordern, sollten diese Personen auch direkt erreichen. Hierfür sind zum Beispiel gezielte E-Mails, relevante Slack-Channel oder auch Videokonferenzen und persönliche Meetings sinnvoller.

6. Stellt klare Regeln auf

Unstrukturierte Kommunikation sorgt schnell für Chaos und Überforderung der Mitarbeiter:innen. E-Mails am Wochenende oder nach Feierabend, persönlicher Kaffeeklatsch im Slack-Channel des Projektteams oder Top-Down Kommunikation ohne Interaktionsmöglichkeiten sorgen nicht für Produktivität und Mitarbeiterbindung.

Fehlende Regeln schaffen zusätzlich Unsicherheit bei der Belegschaft. Erwartet das Management eine Rückmeldung zu den letzten Ankündigungen? Darf das Topmanagement im Urlaub kontaktiert werden? Mit klaren Regeln kommen solche Fragen gar nicht erst auf und die Kolleg:innen können sich darauf konzentrieren, effektiv zu kommunizieren statt über die Art der Kommunikation nachzudenken.

Lösung: Strukturierte Kommunikationsprozesse schaffen Klarheit und helfen, damit jede Kollegin und jeder Kollege genau weiß, welcher Kanal zu welchem Zweck und in welcher Form genutzt werden soll. Erstellt gemeinsam mit allen Mitarbeitenden klare Regeln, die die Verantwortlichkeiten definieren, die jeweiligen Kanäle bestimmen und die wichtigsten Eckpunkte festlegen. Dazu gehört zum Beispiel auch, wann Mitarbeitende kontaktiert werden dürfen und wie schnell Antworten von Kolleg:innen erwartet werden dürfen, wenn sie direkt kontaktiert werden.

7. Schult neue Mitarbeiter:innen

Jedes Unternehmen kommuniziert anders. Neue Mitarbeiter:innen bringen eigene Erfahrungen und Vorlieben mit und sind mit euren Prozessen natürlich noch nicht vertraut.

Ohne effektives Onboarding werden neue Kolleg:innen instinktiv Kommunikationskanäle wählen, die ihnen vertraut sind. Bei zahlreichen Neuzugängen führt das schnell wieder zu einem Kommunikationschaos. Die besten Regeln und Prozesse helfen nicht, wenn sie nicht angewandt werden.

Lösung: Integriert eure Kommunikationsprozesse in den Onboarding Prozess für neue Mitarbeiter:innen. In den ersten Tagen im neuen Job ist die Unsicherheit ohnehin groß. Neuen Kolleg:innen hilft es da besonders, wenn sie wissen, wo sie alle wichtigen Informationen bekommen und wie die interne Kommunikation in eurem Unternehmen funktioniert.

Tipp: Plant die Kommunikation gleich zu Beginn des Onboarding Prozesses ein. Sie ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg und die Zufriedenheit der neuen Mitarbeiter:innen in eurem Unternehmen und erleichtert die weitere Integration ungemein.

8. Überprüft und optimiert regelmäßig

Kommunikation ist immer im Wandel. Die Art und Weise, in der ihr heute kommuniziert, wird morgen vielleicht nicht mehr zu euch passen. Neue Tools kommen hinzu, neue Abteilungen oder Änderungen in der Strategie stellen neue Anforderungen an die interne Kommunikation. Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.

Organisationen, die heute noch über analoge Mitarbeiterzeitungen oder Intranets kommunizieren, finden bei der Generation Z vermutlich wenig Anklang. In Zukunft werden wiederum andere Kanäle, eventuell auch andere Formen der Kommunikation gefragt sein.

Lösung: Überprüft und optimiert euren Kommunikationsprozess regelmäßig mit allen Beteiligten. So reduziert ihr Schwachstellen und könnt flexibel auf äußere Einflüsse reagieren.

Zu einem solchen Check gehört unbedingt die Prüfung des Status Quo: Was funktioniert gut? Was funktioniert noch nicht und an welcher konkreten Stelle gibt es Probleme?

Diese kontinuierliche Optimierung in kleinen Schritten führt mittelfristig zu einer deutlichen Verbesserung der internen Kommunikation.

Tipp: Plant diese regelmäßigen Checks fest ein und sammelt dazu vorab Ideen und Anregungen von allen Beteiligten. So könnt ihr nicht nur eure Kommunikation verbessern, sondern gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.

Interne Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg

Das Thema interne Kommunikation ist vielseitig und birgt aufgrund des umfassenden Angebots an Kommunikationsinstrumenten auch einige Herausforderungen bei der Umsetzung. Die gute Nachricht: Der Aufwand lohnt sich für alle. Denn ist erstmal eine solide Kommunikationsbasis geschaffen, die den unternehmensübergreifenden Dialog und Informationsaustausch fördert, profitieren im nächsten Schritt alle Beteiligten von einer besseren Zusammenarbeit, mehr Zusammenhalt, einer angenehmeren Atmosphäre und besseren Arbeitsergebnissen.