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Transformation

Unternehmenskommunikation verbessern: Auf diese 4 Dinge solltest du achten

Eine gute interne Unternehmenskommunikation wirkt sich positiv auf das ganze Unternehmen aus. Wie Projekt-Teams davon profitieren, erfährst du hier

Vom Slack-Team15. September 2020

Was bedeutet interne Unternehmenskommunikation?

Eine gute Kommunikation ist ausschlaggebend für den Erfolg eines Unternehmens. Ein wichtiger Bestandteil davon ist die interne Unternehmenskommunikation, ein Instrument, das die Information der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie den Dialog zwischen den verschiedenen Unternehmensebenen sicherstellt. Ihre Zwecke sind vielseitig: 

  • Über wichtige Entwicklungen im Unternehmen informieren 
  • Durch transparente Information Konflikte vermeiden bzw. effektiv angehen
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Feedback geben
  • Wissen innerhalb des Unternehmens weitergeben 
  • Mitarbeiterengagement ankurbeln
  • Zur positiven Wahrnehmung des Unternehmens beitragen
  • Das allgemeine Zugehörigkeitsgefühl stärken

Stark vereinfacht könnte man interne Kommunikation auch als „PR nach Innen” beschreiben. Denn wenn sie kontinuierlich gepflegt wird, stärkt sie die Authentizität des Unternehmens und schafft Vertrauen bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die ihre Zufriedenheit und das positive Image wiederum auch nach Außen tragen. 

Wo findet interne Unternehmenskommunikation statt?

Interne Unternehmenskommunikation läuft entweder formell oder informell ab, vertikal zwischen den verschiedenen Unternehmensebenen oder horizontal zwischen Kolleginnen und Kollegen. Die typischen Kommunikationskanäle lassen sich in drei Kategorien einteilen: 

  1. Persönlich: Hierzu gehören alle Aspekte der internen Kommunikation, die Face-to-Face erfolgen – z. B. Meetings, Betriebsversammlungen oder Mitarbeitergespräche.
  2. Schriftlich: Insbesondere für offizielle Mitteilungen sind Briefe immer noch üblich. Weitere typische schriftliche Medien sind etwa die Mitarbeiterzeitschrift in größeren Unternehmen oder aber das Schwarze Brett, das sich bei einigen Projekt-Teams immer noch großer Beliebtheit erfreut.
  3. Digital: Heute verschiebt sich ein Großteil der internen Kommunikation ins Digitale. Für den täglichen Informationsaustausch zwischen Kolleginnen, Kollegen und Vorgesetzten kommen E-Mails zum Einsatz, schnelle Rückfragen erfolgen auch gern per Chat. Durch Videokonferenzen lassen sich selbst Besprechungen mit mehreren Teilnehmerinnen und Teilnehmern ortsunabhängig führen. Und für den Wissenstransfer kommen vor allem bei größeren Unternehmen auch gern Intranets zum Einsatz, die allen Mitgliedern den Zugriff auf wichtige Informationen ermöglichen. 

 

4 Herausforderungen der internen Unternehmenskommunikation – und wie sie sich lösen lassen

Durch die Digitalisierung gestaltet sich die interne Unternehmenskommunikation vielseitiger, aber gleichzeitig wesentlich komplexer. Wie der Dialog zwischen dir, deinen Vorgesetzten und deinem Projekt-Team dennoch gelingt, erfährst du im Folgenden. 

1. Schließt Kommunikationslücken 

Ob News zu den letzten Erfolgen des Unternehmens oder heiklere Informationen wie Budgetkürzungen oder negatives Feedback: Es ist wichtig, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über wichtige Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Wenn die Führungsebene nämlich versucht, wichtige Informationen zurückzuhalten oder diese verspätet preisgibt, leiden unter Umständen die Arbeitsabläufe im Unternehmen darunter. Außerdem kann der Versuch, die Kommunikation zu stark zu kontrollieren, sich negativ auf die eigene Vertrauenswürdigkeit und somit auf die allgemeine Zusammenarbeit auswirken. 

Die Lösung: Offenheit in jeder Lebenslage. So sehen es übrigens auch 87 % der Teilnehmerinnen und Teilnehmer an der Slack-Studie zur Zukunft der Arbeit, die sich von ihrem Arbeitgeber mehr Transparenz wünschen. Im Interesse einer erfolgreichen Zusammenarbeit solltest du daher mit offenen Karten spielen und dein Projekt-Team in alle wichtigen Schritte einweihen. Ob offiziell per E-Mail, über themenrelevante Channels oder noch persönlicher im Face-to-Face-Gespräch bzw. per Videokonferenz. Wähle das Mittel, das am besten zum jeweiligen Anlass passt.  

2. Raus aus dem Silo 

Ganz gleich, ob zu Hause auf der Couch oder am Schreibtisch im Büro – die goldene Regel lautet: Wer die eigene Komfortzone nie verlässt, verpasst etwas. Zum Beispiel die Möglichkeit, nette Menschen kennenzulernen, mit denen man die gleichen Interessen teilt. Oder die Chance, etwas Neues zu lernen und andere dabei zu unterstützen, sich im Interesse aller weiterzuentwickeln. 

Projekt-Teams, die es sich im eigenen Silo zu gemütlich machen, scheuen meist die Konkurrenz mit anderen Abteilungen des Unternehmens oder glauben, dass sie sich unentbehrlich machen, wenn sie ihr Wissen nicht preisgeben. Ein Irrtum, der über kurz oder lang dem Arbeitsklima schadet. Denn Silodenken füttert das Misstrauen gegenüber anderen Projekt-Teams und verhindert, dass alle an einem Strang ziehen. Das wiederum beeinträchtigt die Zusammenarbeit, sodass sich die einzelnen Projekt-Teams noch mehr zurückziehen.

Die Lösung: Um diesen Teufelskreis zu durchbrechen, müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus ihren Silos gelockt werden. Positive interaktive Erlebnisse wie Online- und Offline-Events eignen sich gut als Eisbrecher und bieten Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit, sich besser kennenzulernen. Für den Wissenstransfer bieten sich beispielsweise Skill-Sharing-Sessions an, bei denen die Teammitglieder ihre Expertise zu unterschiedlichen Themen teilen. 

3. Feuert euch gegenseitig an

„Nicht geschimpft ist Lob genug“. Wer diese Ansicht teilt, sollte sich nicht wundern, wenn plötzlich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abspringen. Denn laut einer aktuellen EY-Studie finden nur 60 % der Befragten, dass ihre Arbeit gewürdigt wird. Bei der Zusammenarbeit ist es eben wie in einer Beziehung: Wer der Partnerin bzw. dem Partner keine Wertschätzung entgegenbringt, riskiert, irgendwann alleine da zu stehen. 

Das Gleiche gilt übrigens für alle zwischenmenschlichen Beziehungen – auch die zwischen Unternehmensführung und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie untereinander im Projekt-Team. Wer sich nicht mit einem Unternehmen verbunden fühlt, ist eher dazu geneigt, es bei der nächstbesten Gelegenheit zu verlassen. 

Die Lösung: Durch konstruktives, konkretes Feedback könnt ihr euch gegenseitig ermutigen, euch Schritt für Schritt zu verbessern und euch in die richtige Richtung zu entwickeln. Dabei gilt der einfache Grundsatz: Lobe öffentlich, kritisiere privat. Dein Projekt-Team hat eine große Rolle bei einem Unternehmenserfolg gespielt? Hebe das in einer Gruppen-E-Mail hervor. Und wenn du für deine Kollegin bzw. deinen Kollegen einen Tipp hast, wie sie bzw. er ein Projekt das nächste Mal noch besser bewältigen kann, verfasse dazu am besten eine freundliche Privatnachricht. 

4. Nutzt die richtigen Kanäle

Obwohl die interne Unternehmenskommunikation viele Kanäle umfasst, heißt es nicht, dass auch alle für dein Unternehmen relevant sind. Ein verstaubtes Mitarbeitermagazin, das viel Zeit in der Herstellung kostet, aber nicht gelesen wird, erfüllt nicht seinen Zweck. Und selbst das umfassendste Intranet ist nur sinnvoll, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter es regelmäßig aufrufen. 

Lösung: Da gilt es, die Mischung zu finden, die für eure Projekt-Teams am besten funktioniert. Vielleicht lesen deine Kolleginnen und Kollegen einen knackigen Newsletter mit allen Firmenupdates lieber als eine ellenlange, trockene E-Mail. Oder sie halten sich in sozialen Channels auf dem Laufenden und tauschen sich bei der Gelegenheit auch gleich über gemeinsame Hobbys aus. 

Wichtig bei der Wahl der passenden Kanäle für die interne Unternehmenskommunikation ist, dass du auf leicht zugängliche Lösungen setzt, die überall verwendet werden können. Kommunikations-Apps sind dafür besonders geeignet, da sie alle Mitglieder auch vom Smartphone aus abrufen können.

Tipp: Um herauszufinden, worauf es deinem Projekt-Team bei einem Kommunikationstool wirklich ankommt, kannst du auch eine Mitarbeiterumfrage starten. So verschaffst du dir einen Überblick dazu, welche Tools und Lösungen für die Zusammenarbeit wirklich für dein Unternehmen sinnvoll sind.

Interne Unternehmenskommunikation als Schlüssel zum Erfolg

Das Thema interne Unternehmenskommunikation ist vielseitig und birgt aufgrund des umfassenden Angebots an Kommunikationsinstrumenten auch einige Herausforderungen bei der Umsetzung. Die gute Nachricht: Der Aufwand lohnt sich für alle. Denn ist erstmal eine solide Kommunikationsbasis geschaffen, die den unternehmensübergreifenden Dialog und Informationsaustausch fördert, profitieren alle Beteiligten von einer besseren Zusammenarbeit, mehr Zusammenhalt, einer angenehmeren Atmosphäre und besseren Arbeitsergebnissen.

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