Wie du durch Zusammenarbeit im Projekt-Team ein gemeinsames Ziel erreichst

Wenn Individuen zusammen auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, ist alles möglich, aber die Zeiten haben sich geändert. Der Übergang zur Remote-Arbeit führt dazu, dass viele von uns nicht mehr im selben physischen Raum zusammenarbeiten. Sind Remote-Teams im Vergleich zu ihren Pendants vor Ort im Nachteil? Nicht im Geringsten. Software für Zusammenarbeit in Echtzeit hat Projekt-Teams bei der Anpassung an die verteilte Arbeit geholfen. Darüber hinaus ermöglicht sie es ihnen, die Grenzen der herkömmlichen Zusammenarbeit zu überwinden und in kürzerer Zeit mehr zu erreichen. Und so geht’s.

Was ist Zusammenarbeit in Echtzeit?

Seit mittlerweile fast drei Jahrzehnten wird die Bürokommunikation durch E-Mails und Instant Messaging beschleunigt. Und obwohl beide im Vergleich zu der Technik, die sie ersetzt haben (Stichwort Faxgerät), blitzschnell sind, erschweren sie die Arbeit auch.

E-Mails bleiben unbeantwortet. Nachrichten bleiben ungelesen. Teammitglieder werden hängen gelassen, weil wichtige Unterhaltungen nicht fortgeführt werden. Nach einer 2019 durchgeführten Studie von Adobe werden 20 % der Arbeits-E-Mails nie geöffnet.

Die richtige Zusammenarbeit in Echtzeit ist eine relativ neue Erfindung dank der Einführung von:

• Channel-basierter Kommunikation
• Videokonferenzen und Bildschirmfreigaben
• Projektmanagement-Boards
• Cloud-basierter Dateifreigabe
• Digitale Whiteboards
• Zeitmanagement-Software

Zusammengenommen bieten diese Tools mehr Flexibilität bei der Art und Weise, wie und wann Projekt-Teams kommunizieren. Updates in Echtzeit sorgen dafür, dass wertvolle Daten auf den Bildschirmen der Teammitglieder angezeigt werden und nicht versickern. Zudem helfen asynchrone Funktionen Mitarbeitenden in verschiedenen Zeitzonen, auf dem Laufenden zu bleiben.

Teamarbeit und Zusammenarbeit

Begriffe wie „Teamarbeit“ und „Zusammenarbeit“ scheinen leicht austauschbar zu sein. Allerdings gibt es mehrere signifikante Unterschiede, insbesondere was die Kommunikation im Projekt-Team betrifft.

Teamarbeit ist hierarchisch. Individuen mit ähnlichen Fähigkeiten richten sich an Führungskräfte, um sie zu einem gemeinsamen Ziel zu führen. Diese Projekt-Teams gewinnen oder verlieren als Kollektiv, unabhängig von den Bemühungen der Einzelnen.

Bei der Zusammenarbeit hingegen werden die individuellen Stärken der einzelnen Teammitglieder kombiniert, um Ergebnisse zu erzielen. Die Möglichkeit, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, ist unverzichtbar. So wird die Ausgrenzung von Teammitgliedern verhindert und sichergestellt, dass alle ihren Beitrag leisten können.

Formen der Zusammenarbeit in Echtzeit

Da jedes Projekt anders ist, gibt es viele verschiedene Strukturen der Zusammenarbeit, um bestimmte Ziele zu erreichen. Sehen wir uns einige der wichtigsten Formen der Zusammenarbeit in Echtzeit an:

• Funktionsübergreifende Zusammenarbeit findet statt, wenn Projekt-Teams mit unterschiedlichen Fachgebieten (z. B. Marketing und Kundendienst) zusammenarbeiten. Da beide Gruppen getrennte Erfolgsmetriken haben, werden alle Beteiligten durch die Möglichkeit der Zusammenarbeit in Echtzeit über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden gehalten.
• Offene Zusammenarbeit bezieht Mitarbeitende außerhalb des Unternehmens mit ein, um das Projekt-Team z. B. beim Crowdsourcing von Ideen für ein neues Produktdesign zu unterstützen. Dieses „offene Forum“ stützt sich auf die Echtzeitkommunikation zwischen den Gruppen, um den freien Austausch von Ideen zu erleichtern.
• Geschlossene Zusammenarbeit schränkt den Kreis der Mitwirkenden auf diejenigen ein, die über einschlägiges Fachwissen verfügen. Ein hervorragendes Beispiel dafür ist das eng verbundene Umfeld in einem Forschungslabor. Mithilfe von Zusammenarbeit in Echtzeit anstelle von E-Mail-Ketten können Teammitglieder wichtige Informationen schnell und ohne Einmischung von außerhalb der Abteilung austauschen.

Tipps für erfolgreiche Zusammenarbeit

Wie sieht erfolgreiche Zusammenarbeit aus? Das Ergebnis ist das Erreichen eines gemeinsamen Ziels. Doch auf dem Weg dorthin brauchst du effizientere Kommunikation, qualitativ hochwertigere Ideen und kürzere Bearbeitungszeiten.

Und so bereitest du dein Projekt-Team – und dich selbst – auf den Erfolg vor:

• Binde Mitarbeitende mit ein. Zusammenarbeit fällt nicht allen leicht. Ein Projekt kann zum Scheitern verurteilt sein, wenn wichtige Projektmitglieder lieber allein arbeiten möchten. Nimm dir die Zeit, deinem Projekt-Team die realen Vorteile der Zusammenarbeit in Echtzeit zu erläutern, bevor es losgeht.
• Verwende die richtigen Tools. Ständiges Wechseln zwischen Apps verschlingt wertvolle Zeit. Schlimmer noch, es schafft Verwirrung. Durch die Zusammenführung dieser Tools an einem zentralen Ort mithilfe der Slack-Integrationen können Abteilungen mühelos relevante Informationen austauschen.
• Sorge dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Erfolgreiche Zusammenarbeit erfordert per Definition gemeinsames Bemühen. Unterstütze dein Projekt-Team und halte alle auf dem Laufenden, indem du alle aufforderst, bei jeder Gelegenheit Updates in Echtzeit zu liefern.

Denke daran, dass Erfahrung deine größte Stärke bei der Unterstützung deines Projekt-Teams ist, um effektiver zusammenzuarbeiten. Je mehr Möglichkeiten dein Projekt-Team zur Zusammenarbeit hat, desto bessere Ergebnisse kannst du bei zukünftigen Projekten erwarten.

Der Austausch von Informationen ist so einfach wie nie zuvor. Aber es ist schwer, großartige Ideen zu verwirklichen, wenn sie in ungelesenen Posteingängen und Chats verstauben. Unterstütze dein Projekt-Team dabei, intelligenter und gemeinsam zu arbeiten, indem du ihnen die nötigen Tools für Zusammenarbeit in Echtzeit zur Verfügung stellst.