Comment atteindre un objectif commun grâce à la collaboration en temps réel

Tout devient possible lorsque nous travaillons ensemble avec un objectif commun. Néanmoins, les temps ont changé. Avec le télétravail, de nombreux salariés ne vont plus travailler au bureau. Les équipes en télétravail sont-elles pour autant désavantagées par rapport à leurs homologues en présentiel ? Pas du tout. Les logiciels de collaboration en temps réel ont largement contribué à l’adaptation des équipes au télétravail. Par ailleurs, ces outils de gestion de projets leur permettent d’aller au-delà de la simple collaboration et d’accroître leur efficacité. Découvrez comment.

Qu’est-ce que la collaboration en temps réel ?

Depuis presque trois décennies maintenant, les e-mails et les messages instantanés accélèrent la communication professionnelle. S’ils se révèlent bien plus rapides que les outils qu’ils ont remplacés (comme les fax), ils restent un frein à l’efficacité du travail.

Les e-mails ne sont pas traités. Les messages ne sont pas lus. Les échanges importants sont cloisonnés, ce qui laisse parfois les membres d’équipe sans réponse. Selon une étude menée par Adobe en 2019, 20 % des e-mails professionnels ne sont jamais ouverts.

La collaboration en temps réel est une innovation relativement récente qui a été rendue possible grâce :

• à la communication par canaux ;
• aux visioconférences et au partage d’écran ;
• aux tableaux de bord de gestion de projets ;
• au partage de fichiers sur le cloud ;
• aux tableaux blancs numériques ;
• aux logiciels de gestion du temps de travail.

Utilisés conjointement, ces outils permettent une communication plus flexible pour les équipes. Grâce aux mises à jour en temps réel, vos collègues disposent de précieuses données et les informations ne sont plus cloisonnées. Par ailleurs, les fonctionnalités asynchrones permettent aux collaborateurs basés sur d’autres fuseaux horaires d’être informés des dernières nouveautés.

Travail d’équipe et collaboration

Il est facile de considérer que « travail d’équipe » et « collaboration » sont synonymes. Toutefois, ces deux termes présentent des différences majeures, notamment sur le plan de la communication.

Le travail d’équipe est hiérarchique. Des personnes dotées de compétences similaires se tournent vers des leaders qui les mèneront vers un objectif commun. Ces équipes réussissent ou échouent en tant que collectif, indépendamment de la contribution individuelle.

La collaboration tire quant à elle parti des qualités de chacun pour générer des résultats. La capacité de collaboration en temps réel est fondamentale. Elle permet de n’écarter personne et offre à chacun l’occasion de contribuer aux activités de l’entreprise.

Les différents modes de collaboration en temps réel

Chaque projet est unique. C’est pourquoi de nombreuses structures collaboratives existent afin de répondre à des objectifs spécifiques. Penchons-nous sur les principaux modes de collaboration en temps réel :

• La collaboration transverse réunit des équipes issues de différents domaines d’expertise (par exemple, marketing et service client). Chaque groupe dispose de ses propres indicateurs de réussite. Ainsi, une collaboration en temps réel garantit que ses membres restent coordonnés sur le projet.
• La collaboration ouverte inclut des contributeurs externes à votre entreprise, qui apportent par exemple à votre équipe des idées participatives sur sun nouveau produit. Ces échanges ouverts s’appuient sur une communication en temps réel entre différents groupes afin de permettre le partage d’idées.
• La collaboration fermée limite votre vivier de contributeurs aux personnes dotées de l’expertise appropriée. L’environnement très restreint d’un laboratoire de recherche illustre parfaitement ce type de collaboration. Contrairement aux e-mails, la collaboration en temps réel permet aux membres d’une équipe d’échanger des informations essentielles rapidement et sans perturbations extérieures.

Conseils pour une collaboration efficace

À quoi reconnaît-on une collaboration efficace ? Le but de la collaboration est d’atteindre un objectif commun. Cependant, l’efficacité de la communication, la qualité des idées et la rapidité des délais d’exécution constituent aussi des facteurs de réussite tout au long du processus.

Voici comment préparer votre équipe et vous-même :

• Intégrez toutes les personnes concernées. Collaborer n’est pas évident pour tout le monde. Un projet peut être compromis dès le départ si ses membres importants préfèrent travailler seuls. Prenez le temps d’expliquer à votre équipe les vrais avantages de la collaboration en temps réel avant le début de votre projet.
• Utilisez les bons outils. Le changement perpétuel d’application au travail entraînee une perte de temps non négligeable. Pire encore, il est source de confusion. La centralisation des outils grâce aux intégrations de Slack permet aux différents services de partager des informations pertinentes en toute facilité.
• Assurez-vous que tout le monde reste sur la même longueur d’onde. Une collaboration efficace est, par définition, un travail conjoint. Accompagnez votre équipe et assurez-vous que tous ses membres sont coordonnés en les incitant à fournir des mises à jour en temps réel dès qu’ils en ont l’occasion.

Rappelez-vous que l’expérience est votre meilleur atout pour dynamiser l’efficacité collaborative de votre équipe. Plus votre équipe collabore, meilleurs seront vos résultats lors des prochains projets.

Le partage d’informations n’a jamais été aussi simple. Néanmoins, il est difficile de concrétiser les bonnes idées si elles se perdent dans des e-mails et des messages non lus. Favorisez un travail collectif plus intelligent pour votre équipe, en lui offrant tous les outils nécessaires pour collaborer en temps réel.