リアルタイムのコラボレーションによって共通の目標を達成する方法

共通の目標に向かって個人が連携すれば、どのようなことでも達成可能です。しかし、時代は変わりました。リモートワークへの移行によって、多くの人が物理的に別々の場所で仕事をしています。対面で仕事をしている同僚に比べると、リモートチームは不利なのでしょうか？そんなことはありません。リアルタイムのコラボレーションを可能にするソフトウェアが、チームが分散型ワークに適応するのに役立っています。また、このようなソフトウェアを使うことで、従来のコラボレーションの限界を超えて、より多くのことを短時間で達成することができます。具体的な連携方法について詳しく見ていきましょう。

リアルタイムのコラボレーションとは

この 30 年ほどの間に、オフィスでのコミュニケーションにかかる時間はメールやインスタントメッセージによって短縮されました。しかし、そのどちらも従来の技術（ファックスなど）と比べると非常に高速であるにもかかわらず仕事の進行を妨げる要因にもなっています。

メールには返信のないことがあります。メッセージは未読のままになることがあります。重要な会話がサイロ化するため、チームメンバーは中途半端なまま放っておかれます。2019 年に行われた Adobe の調査によると、仕事に関するメールのうち 20% が未読のまま放置されています。

しかし次のようなツールのおかげで、最近では真のリアルタイムのコラボレーションが可能になりました。

• チャンネルベースのコミュニケーション
• ビデオ会議と画面共有
• プロジェクト管理ボード
• クラウドベースのファイル共有
• デジタルホワイトボード
• 時間管理ソフトウェア

このようなツールを組み合わせると、チームでやり取りする方法や時間に柔軟性が生まれます。貴重なデータは、リアルタイムに更新されることで常に同僚の画面に表示され、連携に活用されます。また、非同期型の機能によって、異なるタイムゾーンで働く従業員とも最新情報を共有できます。

チームワークとコラボレーション

「チームワーク」や「コラボレーション」といった言葉は、同じような意味だと考えられがちです。しかし、特にチームのコミュニケーションにおいて、重要な違いがいくつかあります。

チームワークの場合、構造が階層的です。似たようなスキルを持つ個人が、共通目標の達成に向けてリーダーからの指示を待ちます。このようなチームにとっての成功や失敗とは、個人の努力に関係なく集団としての結果を意味します。

一方、コラボレーションの場合は、1 人ひとりが持つ独自の強みを融合させて結果を出します。リアルタイムでコラボレーションできることは非常に大切です。これによってチームメンバーは孤立することなく、全員が目標達成に貢献することができます。

リアルタイムで行うコラボレーションの形

プロジェクトはそれぞれ違うものです。そのため、特定の目標を達成する際のコラボレーションの形もさまざまです。リアルタイムのコラボレーションに関連する形態をいくつか見てみましょう。

• チーム間の垣根を超えたコラボレーションは、専門分野がまったく異なるチーム（マーケティングチームとカスタマーサービスチームなど）による連携の形です。どちらのチームも成功に向けた指標を個別に定めていますが、リアルタイムで連携することで全員がプロジェクトの進捗状況を共有することができます。
• オープンなコラボレーションでは、新製品のデザイン案作成を業務委託するなど、チームに貢献する人材を社外から迎えます。このような「オープンフォーラム」には、自由な意見交換を可能にするグループ間のリアルタイムのコミュニケーションが求められます。
• クローズドなコラボレーションでは、協力者を関連する専門知識を持つ人に限定します。研究所のようにお互いが緊密に結びついている環境は、その好例です。メールでやり取りする代わりにリアルタイムで連携することで、他部門から干渉されることなく、チームのメンバー同士が重要情報をすばやく共有できます。

コラボレーションを成功させるためのヒント

成功するコラボレーションとはどのようなものでしょうか。最終的には、共通目標の達成こそが目指す結果です。しかしその過程では、より効率的なコミュニケーション、質の高いアイデア、対応時間の短縮などが成功を意味します。

ここでは、チームや皆さまを成功に導くための方法をご紹介します。

• チームメンバーをやる気にさせましょう。誰もが自然にコラボレーションできるわけではありません。プロジェクトの主要メンバーが単独で仕事を進めることを望んだ場合、プロジェクトは失敗に終わります。プロジェクトが開始される前に、リアルタイムでコラボレーションすることで実際に得られるメリットをチームに伝えてください。
• 最適なツールを利用しましょう。アプリを頻繁に切り替えていると貴重な時間が失われます。下手をすると、混乱の原因にもなります。Slack のインテグレーションを使ってツールを 1 か所にまとめると、部門間で関連情報を容易に共有できます。
• 全員で認識を共有しましょう。定義によれば、成功するコラボレーションはいかにうまく協働できるかにかかっています。チームを支援し、各自が機会あるごとにリアルタイムで最新情報を提供するよう促して、全員で認識を共有してください。

チームが効果的に連携するには、経験こそが最大の強みになります。チームのコラボレーション機会が多いほど、今後のプロジェクトでより大きな成果を期待することができます。

情報の共有はかつてないほど簡単になりました。しかし、未読のメールやチャットで情報が放置されている限り、すばらしいアイデアを形にすることは難しいでしょう。リアルタイムでコラボレーションできるツールを提供して、チームがよりスマートに連携できるよう支援しましょう。