5 Tipps, um die Kommunikation im Team zu verbessern

Ganz egal, ob du versuchst, die Leistung deines Teams zu steigern oder die gesamte Struktur deines Unternehmens neu zu gestalten – ohne eine klare, belastbare und reaktionsschnelle Kommunikationspolitik für deine Mitarbeitenden wird sich keine organisatorische Verbesserung durchsetzen. Die Art und Weise, wie Mitarbeitende intern miteinander kommunizieren, ist schließlich das Herzstück eines jeden Unternehmens.

Selbst wenn du mit deiner aktuellen Kommunikation zufrieden bist, sind es deine Mitarbeitenden vielleicht nicht. In unserem State of Work 2018-Bericht geben nur 31 % der Mitarbeitenden an, dass sie mit den ihnen zur Verfügung stehenden Kommunikationstools „sehr zufrieden“ sind, und satte 76 % von ihnen wünschen sich, dass ihnen in Zukunft mehr Tools zur Verfügung gestellt werden.

Katy Shields, Vice President of People and Places beim Foto-App-Unternehmen VSCO, und Rachael Maddux, Communications Associate beim E-Mail-Marketingdienst Mailchimp, haben erlebt, wie wichtig es ist, die Mitarbeiterkommunikation weiterzuentwickeln, als ihre jeweiligen Unternehmen schnell wuchsen. VSCO hat die Anzahl seiner Mitarbeitenden im Jahr 2019 von 100 auf 135 erhöht und plant, im Laufe des Jahres 30 weitere Mitarbeitende einzustellen. Mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden hat sich die Größe von Mailchimp verfünffacht, seit Maddux 2014 bei dem in Atlanta ansässigen Start-up eingestiegen ist.

„Wenn du erwartest, dass dein Unternehmen wächst, brauchst du eine Person, die dir hilft, frühzeitig gute Verhaltensweisen zu etablieren und die da ist, um Prozesse und Kanäle zu verwalten, wenn sich die Anforderungen von Mitarbeitenden und Unternehmen ändern.“ – Rachael Maddux, Communication Associate bei Mailchimp

Wenn du die Kommunikation in den Teams deiner Organisation verbessern willst, solltest du damit beginnen, folgende fünf Fragen zu stellen, von denen Katy Shields und Rachael Maddux überzeugt sind, dass du damit effektive und nachhaltige Ergebnisse erzielen kannst.

1. Gibt es im Unternehmen ein Kommunikationsteam?

„Wenn die Organisation so groß ist, dass nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig in einem Konferenzraum Platz finden, musst du eine Person einstellen, die sich speziell um die Kommunikation kümmert“, sagt Rachael Maddux. „Wenn du erwartest, dass dein Unternehmen wächst, brauchst du eine Person, die dir hilft, frühzeitig gute Verhaltensweisen zu etablieren und die da ist, um Prozesse und Kanäle zu verwalten, wenn sich die Anforderungen von Mitarbeitenden und Unternehmen ändern.“

Selbst wenn es anfangs nur ein Team aus einer Person ist, sagt sie, ist es für das Funktionieren deiner Organisation genauso wichtig wie die Festlegung eines Budgets. Wenn du nur vorgibst, eine erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation zu haben, schadet das deinem Unternehmen langfristig.

„Die Mitarbeiterkommunikation findet mit oder ohne deine Mitwirkung statt, also kannst du dich genauso gut einbringen“, erklärt Rachael Maddux. „Und warte nicht, bis es zu einer Krise oder auch nur zu leichtem Unmut bei den Mitarbeitenden kommt – geh es jetzt an.“

2. Kannst du deinen aktuellen Ansatz skalieren?

In den Anfangsjahren von VSCO haben sich die Mitarbeitenden jeden Morgen um 9:00 Uhr zu einem 30-minütigen Meeting getroffen. Aber als das Unternehmen wuchs, hat sich dieser tägliche Termin als nicht mehr praktikabel erwiesen, sodass Katy Shields' Team seine Strategie anpassen musste.

„Wir mussten herausfinden, was diese Meetings für VSCO so einzigartig machte – welchen Mehrwert wollten wir beibehalten?“, sagt Katy Shields. „Also fragten wir die Mitarbeitenden: ‚Was habt ihr davon? Was würdet ihr vermissen, wenn es das nicht gäbe?‘ Sie sagten uns, dass es das Miteinander ist, die Verbindung, die dadurch möglich wird: Alle hören die gleichen Informationen zur gleichen Zeit.“

Deshalb hat das Unternehmen eine schrittweise Reduzierung von fünf auf drei Tage in der Woche vorgenommen, bis hin zum aktuellen Termin mittwochs und freitags.

Mailchimp hat in der Anfangszeit mit verschiedenen Plattformen und Kommunikationsmethoden gearbeitet – von einem unternehmensweiten E-Mail-Alias, das alle verwenden konnten, über Team-Newsletter bis hin zu separaten Plattformen für die Arbeit und Chats zu allgemeinen Themen.

„Es war alles durcheinander, es gab keine Strategie und keine zentrale Verantwortung“, erinnert sich Rachael Maddux. „Für das Unternehmen, das wir damals waren, war es zwar kein totales Chaos, aber wenn ich jetzt darüber nachdenke, bekomme ich Gänsehaut, denn es war unglaublich schwer zu skalieren, als wir wuchsen.“

Diese Kommunikationskanäle gibt es zwar immer noch, aber sie sind zentralisiert und werden von ihrem Team moderiert, um sicherzustellen, dass die Informationen schnell verfügbar sind, ohne dass sich die Mitarbeitenden dabei gegenseitig mit unnötigen Informationen überschütten.

3. Ist deine Richtlinie für die Mitarbeiterkommunikation optimiert und einfach zu verstehen?

In den letzten Jahren hat VSCO eine Umstrukturierung von einer Top-Down-Organisation zu einem dezentralen Entscheidungsfindungsmodell vollzogen, bei dem, wie Katy Shields es ausdrückt, „alle Mitarbeitenden wie Inhaber:innen denken“. Dazu musste ein Kommunikationssystem entwickelt werden, mit dem die Mitarbeitenden schneller an die Informationen gelangen, die sie brauchen, um Entscheidungen wie CEOs zu treffen.

Der erste Schritt: die Vereinheitlichung der Slack-Channels – ein zentraler Ort, an dem das Team Nachrichten, Tools und Dateien austauschen kann. „Als wir mit Slack anfingen“, erinnert sich Katy Shields, „hatten wir keine einheitliche Benennungsmethode – es war einfach totales Chaos. Ich glaube, wir hatten über 1.000 Channels. Das machte es für neue Mitarbeitende wirklich schwer, den Überblick zu behalten.“

Um dieses Problem zu beheben, hat das Unternehmen seine Strukturen überarbeitet und Abteilungen und andere Keywords in die Namen der einzelnen Channels eingebaut, wie z. B. „Projekt“, „Team“ und die Bezeichnung „in“ für nicht-berufliche Interessengruppen, sodass die Mitarbeitenden auf einen Blick erkennen konnten, welche Channels benötigt wurden, welchen sie beitreten und welche davon sie stumm schalten konnten und so weiter.

4. Sollten deine Mitarbeitenden mehr oder weniger kommunizieren?

Du hast also ein Team für die interne Kommunikation, eine Reihe von Plattformen und etablierte bewährte Methoden. Aber was passiert, wenn die Mitarbeitenden einfach nicht miteinander kommunizieren? Das Team von Katy Shields hat dieses potenzielle Problem bei VSCO in den Griff bekommen, indem es die Kommunikation vom ersten Tag an normalisiert hat.

„Wir haben ein Onboarding-System entwickelt, mit dem sich die Leute wirklich wohlfühlen. So müssen sich die neuen Mitarbeitenden bei der Mitarbeiterversammlung am Mittwoch dem gesamten Unternehmen mit drei Fotos vorstellen“, sagt Katy Shields. „Am ersten Tag haben wir die Hürde für ein Gespräch mit dem Unternehmen gesenkt und vermitteln unseren Mitarbeitenden, dass sie gegenüber ihren Kolleg:innen wirklich sie selbst sein können. Das hilft dabei, eine sich selbst regulierende Kultur [of communication] zu schaffen, die so schnell wächst, wie wir selbst.“

Mailchimp hatte anfangs genau das gegenteilige Problem: Auf den verschiedenen Slack-Channels des Unternehmens herrschte zu viel Chaos. Das Team von Rachel Maddux musste also bestehende Verhaltensweisen ändern und gleichzeitig die Kommunikation auf einer strukturellen Ebene zentralisieren und formalisieren.

„Es ist wirklich schwer, mit alten Gewohnheiten zu brechen, selbst wenn sie einem nichts mehr bringen“, sagt Rachel Maddux. „Manchmal fühlte ich mich wie eine Spielverderberin, weil ich den Leuten sagte, dass sie nicht einfach eine E-Mail an das ganze Unternehmen schicken können, wenn ihnen etwas auf dem Herzen liegt. Aber meistens war der Wunsch, besser zu kommunizieren, stärker als das Unwohlsein angesichts der Veränderungen, und alle wussten, dass wir Anpassungen vornehmen mussten, um mit unserem schnellen Wachstum Schritt zu halten. Nach und nach gingen wir vom Triage-Modus zu einer proaktiveren Art der Zusammenarbeit mit den Leuten über, um zu besprechen, was für sie in Bezug auf die Kommunikation funktionierte und was nicht.“

5. Wie oft holt ihr das Feedback der Mitarbeitenden zur Kommunikation ein (und reagiert darauf)?

Die Struktur ist entscheidend für den Erfolg der Mitarbeiterkommunikation in einer Organisation, aber auch die Integration von Feedback und Flexibilität in dieses Modell ist wichtig. Die Struktur muss in der Lage sein, sich an die sich ändernden Anforderungen deiner Mitarbeitenden anzupassen – und du erfährst erst, welche Anforderungen das sind, wenn du danach fragst.

„Wenn du deine Mitarbeitenden nach ihren Erfahrungen fragst, baust du über einen längeren Zeitraum hinweg eine Menge Vertrauen auf.“ – Katy Shields, Vice President of People and Places bei VSCO

Mailchimp hat ein „Kommunikationspartner“-Programm ins Leben gerufen, bei dem die Mitglieder des Kommunikationsteams eng mit den Teams der verschiedenen Abteilungen des Unternehmens zusammenarbeiten, um deren spezielle Kommunikationsanforderungen zu erfüllen – von Ankündigungen für Mitarbeitende bis zur Entwicklung einer unternehmensweiten Strategie.

„Durch das Programm konnten wir nicht nur das Engagement der Abteilungsleitung steigern, sondern haben auch mehr Ideen und Feedback von Führungskräften und einzelnen Mitarbeitenden erhalten und die funktionsübergreifende Kommunikation verbessert“, sagt Rachel Maddux.

Bei VSCO wird Feedback kontinuierlich eingeholt. Katy Shields sagt, dass ihr Team im Durchschnitt drei oder vier spezifische Themen pro Woche behandelt, von thematischen Schwerpunktgruppen über Umfragen bis hin zu informellen Unterhaltungen. „Wenn du deine Mitarbeitenden nach ihren Erfahrungen fragst, baust du über einen längeren Zeitraum hinweg eine Menge Vertrauen auf“, sagt sie.

Shields weist die Führungskräfte darauf hin, nur dann zu fragen, wenn sie auch bereit sind, mit den Antworten etwas Sinnvolles zu tun. Wenn du um Beiträge bittest und sie dann ignorierst, schwinden sowohl das Vertrauen als auch das Engagement. „Ich habe versucht, die Art von Feedback, die wir einholen, sehr genau zu definieren, um sicherzustellen, dass wir die Erwartungen, die wir stellen, erfüllen können“, erklärt sie.

Die gute Nachricht ist, dass die Umsetzung dieser bewährten Methoden bedeutet, dass du besser gerüstet bist, um die Mitarbeiterkommunikation kontinuierlich zu verbessern. „Jetzt“, sagt Shields, „sind wir nur noch selten vom Feedback unserer Mitarbeitenden überrascht“.