Strategiespiel
Zusammenarbeit

7 innovative Ideen für dein Team-Meeting

Strukturiere informelle Meetings besser und verbessere so die Zusammenarbeit und den kreativen Fluss

Vom Slack-Team12. Juli 2022

Meetings entwickeln sich über alle Branchen und Sektoren hinweg weiter. Dafür gibt es zwar diverse Gründe, aber einer der wichtigsten ist die kontinuierliche Verschiebung hin zu Remote-Arbeit und hybriden Modellen. Schon vor der Corona-Pandemie haben sich Unternehmen für Remote-Optionen geöffnet, aber die Pandemie und die daraus folgenden Lockdowns haben diesen Prozess erheblich beschleunigt. Und teilweise oder vollständige Remote-Arbeit wird bleiben, denn mehr als 50 % der Arbeitgeber sagen laut einer PwC-Umfrage aus dem Jahr 2021, dass sie langfristig erweiterte Remote-Optionen anbieten möchten.

So wie die Arbeit haben sich auch Meetings weiterentwickelt. In den Anfängen der Lockdowns haben viele Arbeitgeber versucht, die Erfahrung im Büro virtuell nachzubilden. Seitdem haben wir aber erheblich dazu gelernt, und jetzt liegt der Fokus darauf, eine bessere Remote-Erfahrung zu erschaffen. Informelle Meetings sind zu einem wichtigen Motor für Innovationen geworden. Sehen wir sie uns näher an.

Effektive informelle Meetings maximieren Produktivität und Innovation

Die meisten Menschen kennen formelle Meetings. Es gibt eine feste Agenda und spezielle Protokolle, oft mit zeitlich definierten Blöcken, Redner:innen und Regeln dafür, wer wann sprechen kann. Notizen gibt es normalerweise in Form eines offiziellen Protokolls, das später verteilt wird.

Informelle Meetings sind entspannter und haben meist eine lockere und flexible Agenda. Die Teilnehmenden sind aktiv dabei. Vielleicht legt die Gruppe ein paar Basisregeln fest, aber das Ziel ist eine kollaborative, offene Diskussion. Es können Notizen gemacht werden, aber es gibt kein offizielles Protokoll.

Mitarbeitender mit Klemmbrett und Checkliste

7 innovative Ideen für dein Team-Meeting

In einem formellen Meeting ist alles vorab festgelegt. Es kann kurze Breakout-Sitzungen für Diskussionen geben, aber diese hängen mit dem übergeordneten Zweck, nämlich dem Anhören von Reden, dem Feedback und der Abstimmung, zusammen. Die Struktur und Protokolle können dafür sorgen, dass alles effizienter läuft, aber so bleibt nicht mehr viel Raum für Kreativität.

In einem informellen Meeting sind Zusammenarbeit und Gruppendiskussionen der Hauptzweck. Solche Meetings verfolgen üblicherweise ein allgemeines Ziel, z. B. Schulung, Brainstorming oder Problemlösung. Es gibt gerade so viel Struktur, dass das Meeting nicht ins Leere läuft, aber nicht so viel, dass ein offener Diskurs verhindert wird. Alle werden zur Teilnahme ermutigt, und die Argumente jeder Person werden berücksichtigt. So kommen die innovativsten Ideen an die Oberfläche und können dann besprochen und weiter ausgefeilt werden.

Bewährte Methoden für erfolgreiche informelle Meetings

Dass informelle Meetings weniger Regeln haben, sollte dich nicht davon abhalten, für eine gewisse Struktur zu sorgen. Ansonsten riskierst du ein Kuddelmuddel, das sich tatsächlich sogar negativ auf Produktivität und Innovation auswirken kann. Hier sind ein paar Taktiken für ein möglichst produktives informelles Meeting:

  • Wähle ein Thema aus. Selbst die informellsten Meetings profitieren von einem übergeordneten Thema oder einer Richtung. Weshalb haltet ihr das Meeting überhaupt ab? Möchtest du Ideen für neue Produkte brainstormen? Ein Problem im Vertriebstrichter lösen? Neue Marketingstrategien entwickeln? Wenn du dem Meeting eine Richtung gibst, dann bleibt es in der Spur.
  • Bestimme eine verantwortliche Person. Zwar sind informelle Meetings äußerst kollaborativ, aber es ist dennoch sinnvoll, dass eine Person sie moderiert. Diese Person kann bei Meinungsverschiedenheiten vermitteln und die Dinge am Laufen halten. Am besten stimmt ihr zu Beginn des Meetings darüber ab und wählt die entsprechende Person.
  • Definiere grundlegende Verfahren. Falls während des Meetings Entscheidungen getroffen werden sollen, lege am besten fest, wie das vonstatten geht. Geheime Wahl oder offene Abstimmung? 2-Drittel- oder einfache Mehrheit oder etwas anderes? Vereinbart auch, wann und wie das Meeting abgeschlossen werden soll, damit es nicht zu lange dauert.
  • Bestimme eine Person, die Notizen macht. Es ist immer gut, wenn eine Person Notizen macht oder das Meeting aufgezeichnet wird, damit alles für später dokumentiert ist. Natürlich können alle selbst mitschreiben, aber es ist eine gute Idee, wenn eine Person offiziell Notizen macht und alle Informationen unparteiisch aufzeichnet.

Mit den folgenden Ideen hebst du deine informellen Meetings auf die nächste Stufe:

  • Stelle eine Herausforderung. Durch wohlwollenden Wettbewerb können alle noch innovativer werden. Bitte die Teilnehmenden vor dem Meeting darum, Ideen mitzubringen. Entweder ganz einfach, als Liste mit drei neuen potenziellen Marktsegmenten, oder auch komplexer, z. B. als Skizzierung eines neuen Produktdesigns. Lasse dann alle abstimmen, wer gewonnen hat.
    Ermutige zu Fragen. Gib den Teilnehmenden Raum, ihre dringlichsten Fragen dazu zu stellen, wie etwas funktioniert oder warum ein bestimmtes Verfahren ausgewählt wurde. Fragen zu stellen ist oft der erste Schritt hin zu einer besseren Lösung.
    Sorge für zusätzliche Inspiration. Die Geschichte des Unternehmertums ist voller Beispiele für Umwälzungen einer Branche, für Unternehmen, die einen Aspekt unseres Lebens vollständig verändert haben, von Airbnb bis Uber. Versetze alle in kreative Stimmung, indem du die Geschichte eines Unternehmens darstellst, das die Welt durch seine Innovation verändert hat.

Alles auf einen Blick

Zwar gibt es weiterhin Anlässe für formelle Meetings, aber informelle Meetings sind zur ersten Wahl geworden, um Innovationen zu fördern. Schon mit ein wenig Struktur sind informelle Meetings extrem kollaborativ und anregend, sodass die Kreativität anspringt. Und mit Tools für die Zusammenarbeit wie Slack kannst du die Kommunikation in unterschiedlichen Channels organisieren und zugleich andere Tools, z. B. für Videokonferenzen, Chats und Dateifreigabe, einbinden.

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