Réunion informelle : encourager les échanges informels en entreprise

Dans tous les secteurs, les réunions évoluent. De nombreuses raisons peuvent expliquer cette transformation, en particulier la transition vers le télétravail et le travail hybride. Les entreprises avaient déjà entamé une transition vers une forme de télétravail avant la crise sanitaire, mais le Covid-19 et les confinements sont venus accélérer cette transformation. Le télétravail partiel ou total est appelé à durer, et plus de 50 % des employeurs prévoient de proposer des options de télétravail étendues sur le long terme, comme le montre une enquête PwC de 2021.

La manière de travailler a évolué, et les réunions en font de même. Au début des confinements, de nombreux employeurs ont cherché à recréer en ligne la vie de bureau. Mais nous avons tiré de nombreux enseignements depuis ce temps, et l’objectif est aujourd’hui de créer une expérience optimale en télétravail. Les réunions informelles sont aujourd’hui un moteur essentiel pour l’innovation. Voyons cela en détail.

Des réunions informelles efficaces pour maximiser la productivité et l’innovation

Nous avons tous une bonne idée de ce qu’est une réunion formelle. Il s’agit d’une réunion très protocolaire avec un ordre du jour fixé, souvent divisée en blocs de temps avec des règles définissant le temps de parole des intervenants. Les notes sont généralement consignées dans un procès-verbal, qui sera distribué aux participants par la suite.

Une réunion informelle est moins stricte, avec un ordre du jour souple et flexible. Les participants y sont plus actifs. Ils peuvent s’accorder sur un ensemble de règles de base, mais l’objectif est d’avoir une discussion libre et collaborative. Un participant peut prendre des notes, mais il n’y a aucun procès-verbal officiel.

Réunion informelle : encourager les échanges informels en entreprise

Dans une réunion formelle, tout est défini à l’avance. Il peut y avoir des sessions en groupes pour discuter, mais l’essentiel de la réunion consistera à écouter des discours, à faire des commentaires ou à voter. Le côté structuré et protocolaire peut renforcer l’efficacité de la réunion, mais il laisse peu de place à la créativité.

Une réunion informelle est principalement axée sur la discussion en groupe et la collaboration. L’objectif est généralement de dispenser une formation, d’organiser une session de réflexion ou de résoudre un problème. Le côté structuré est réduit au minimum et favorise les discussions ouvertes. Tous les participants sont encouragés à intervenir, et tous les points de vue sont pris en compte. Cette approche facilite la naissance d’idées créatives, qui pourront ensuite être affinées.

Bonnes pratiques pour réussir vos réunions informelles

Si les réunions informelles sont moins rigides, cela ne veut pas pour autant dire qu’elles ne doivent pas être un minimum structurées. Sinon, vous risquez de vous retrouver avec des réunions qui ne mènent à rien et qui nuisent à la productivité et à l’innovation. Voici quelques conseils pour tirer pleinement parti des réunions informelles :

• Choisissez un thème. Il est recommandé de définir un thème ou une direction, même pour les réunions les plus informelles. Quelle est la raison de cette réunion ? Allez-vous échanger des idées sur de nouveaux produits ? Souhaitez-vous résoudre un problème concernant votre cycle de vente ? Ou mettre au point une nouvelle stratégie marketing ? Définissez une direction afin de ne pas perdre le fil de votre réunion.
• Définissez un responsable. Si les réunions informelles sont très collaboratives, il peut être utile de définir un responsable ou un modérateur. Cette personne pourra agir en tant que médiateur en cas de désaccords et gérer le déroulement dans son ensemble. Vous pouvez élire un modérateur par vote au début de la réunion.
• Définissez des modalités basiques. Si vous prévoyez de prendre des décisions lors de la réunion, il est recommandé de définir les modalités au préalable. Vote à bulletin secret ou scrutin public ? Majorité absolue, relative ou autre ? Définissez également une manière de mettre fin à la réunion pour éviter qu’elle ne s’éternise.
• Désignez une personne pour la prise de notes. Il est recommandé de prendre des notes ou d’enregistrer la réunion pour que tous les participants puissent s’y référer ultérieurement. Même si chaque participant peut prendre des notes, il vaut mieux désigner une seule personne qui sera chargée de noter toutes les informations.

Pour faire passer vos réunions informelles au niveau supérieur, vous pouvez également :

• Lancer un défi. Rien de mieux qu’une compétition amicale pour favoriser l’innovation. Avant le début de votre réunion, demandez aux participants de proposer des idées. Il peut par exemple s’agir de lister trois segments de marché potentiels, ou de concevoir un design de nouveau produit. Chaque participant pourra ensuite voter pour le vainqueur.
  Encourager les questions. Donnez la parole aux participants souhaitant poser des questions importantes sur le fonctionnement d’un produit ou sur le choix d’une politique. C’est en posant des questions que l’on parvient à trouver des solutions plus efficaces.
  Booster l’inspiration. D’Airbnb à Uber, il existe de nombreux exemples d’entreprises qui ont révolutionné un marché et qui ont changé la vie de nombreux clients. Titillez la fibre créative des participants en donnant un exemple d’entreprise dont l’innovation a changé le monde.

Trouver la bonne combinaison

Si les réunions formelles ont toujours leur utilité, les réunions informelles sont aujourd’hui la solution de choix pour booster l’innovation. Avec juste ce qu’il faut de structure, elles facilitent la collaboration et la participation, et encouragent la créativité. Et avec des outils de collaboration comme Slack, vous pouvez configurer différents canaux pour organiser les communications, tout en intégrant d’autres outils, par exemple pour la visioconférence, le chat ou le partage de fichiers.