カジュアルな会議こそ革新的なアイデアの鍵

あらゆる業界や業種で会議が進化を続けています。その理由はさまざまですが、最も大きな理由の 1 つは、リモートワークやハイブリッドワークへの移行が進んでいることです。コロナ禍以前から、企業はリモートワークという選択肢を取り入れ始めていましたが、パンデミックとそれに伴うオフィスの閉鎖は、その変化を大きく加速させました。2021 年の PwC の調査によると、50% 以上の雇用主が長期的にリモートワークを選べるよう計画していると回答しており、部分的または全面的なリモートワークは今後も続くと思われます。

働き方の進化に合せて会議も進化してきました。オフィス閉鎖の初期には、多くの雇用主がオフィス内の環境をオンライン上に再現しようとしました。しかし、その後多くのことを学び、今ではよりよいリモート体験を作り出すことに重点を置いています。カジュアルな会議は、イノベーションのための重要なツールになっています。詳しく見てみましょう。

効果的なカジュアル会議は生産性とイノベーションを最大化する

多くの人は、フォーマルな会議についてよく知っているでしょう。アジェンダと特定の進行方法が定められており、多くの場合、特定の時間割、発言者、誰がいつ発言できるかのタイミングに関するルールなどが決められています。メモは通常、正式な議事録として記録され、あとで配布されます。

カジュアルな会議は、よりリラックスした雰囲気で、通常、アジェンダは自由で柔軟なものです。そして、出席者は積極的に発言します。グループはいくつかの基本的なルールを決めることもありますが、目標はあくまでも協力的で自由な話し合いです。メモを取る人がいるかもしれませんが、正式な議事録は作成しません。

カジュアルな会議こそ革新的なアイデアの鍵

フォーマルな会議では、すべてが事前に設定されています。話し合いのための短いブレイクアウトセッションが行われることもありますが、それはスピーチを聞いたり、フィードバックをしたり、決を採ったりするという会議全体の目的を補助するものです。会議の構成や進行方法は、物事を効率的に進めるのに都合がよいのですが、創造性を発揮する余地がなくなってしまいます。

カジュアルな会議では、コラボレーションとグループでの話し合いが重視されます。そのような会議では通常、トレーニング、ブレスト、問題解決など、大まかな目標が設定されています。会議が低調にならないよう、またオープンな議論を妨げない程度の、適度な構成が決まっています。全員が発言するよう推奨され、全員の意見が尊重されます。こうして、最も革新的なアイデアが生まれ、議論され、洗練される場ができます。

カジュアルな会議を成功させるためのベストプラクティス

ルールが少ないのがカジュアルな会議だということで、まったく構成を決めないのはよくありません。それでは収拾がつかなくなり、生産性やイノベーションが損なわれかねません。ここでは、カジュアルな会議を最大限に活用するためのいくつかの戦術を紹介します。

• トピックを選ぶ。非常にカジュアルな会議でも、全体的なトピックや方向性を決めておくと効果的です。そもそも、なぜ会議を開くのでしょうか？新商品のアイデアについてブレストするのですか？営業ファネルの問題を解決するのですか？新しいマーケティング戦術を考案するのですか？会議の方向性を決めることで、会議を軌道に乗せることができます。
• 責任者を決める。カジュアルな会議は全員が協力的であることが大前提ですが、モデレーターやファシリテーターを 1 人決めておくことは理にかなっています。そうすることで、意見の相違を仲介し、議論を進めることができます。多くの場合、会議の冒頭で決を採り、モデレーターを選ぶのがよいようです。
• 基本的な手順を決めておく。会議中に何らかの意思決定を行う場合は、その方法を決めておきましょう。無記名投票か公開票決か？過半数、得票差、またはほかの方法か？また、会議が長引かないように、終了する時間、方法についても決めておきましょう。
• 記録係を決める。あとで参照できるように、会議の内容をメモや議事録で文書化しておくに越したことはありません。各自がメモを取ってもよいのですが、すべての情報を公平に記録するためには、誰か 1 人を正式な記録係に指名するのもよい方法です。

カジュアルな会議をさらにレベルアップさせるために、次のような戦術も試すことができます。

• 課題を出す。同僚と切磋琢磨することで、イノベーションを次のレベルに引き上げることができます。会議に先立ち、参加者にアイデアを考えてくるよう伝えましょう。その内容は、新しい潜在的な市場セグメントを 3 つ挙げるといった簡単なものでも、新しい製品デザインの草案のような複雑なものでもかまいません。そして、全員の投票で、最優秀アイデアを決めましょう。
  質問を奨励する。どのように機能するのか、なぜその手順が選ばれたのかといった、皆がどうしてもしておきたい質問をする時間を作ります。質問することがよりよい方法を見つけるきっかけになることはよくあります。
  インスピレーションを与える。Airbnb から Uber まで、私たちの生活を根底から変えた企業の歴史には、業界の革命者についての事例が数多くあります。イノベーションによって世界を変えた企業のストーリーを伝えることで、参加者の創造性に刺激を与えることができます。

すべてを 1 つにまとめる

フォーマルな会議が必要な時もありますが、カジュアルな会議はイノベーションを促進する定番の手段となっています。カジュアルな会議の構成を少し整えるだけで、誰もが積極的に参加でき、コラボレーションが活性化し、創造性が促進されます。Slack のようなコラボレーションツールなら、さまざまなチャンネルを使ってコミュニケーションを整理できるだけでなく、ビデオ会議、チャット、ファイル共有などのツールを連携させることも可能です。