Anleitung für den Workflow-Builder

Wer kann diese Funktion benutzen?
  • Alle Mitglieder (Grundeinstellung)
  • Standard-, Plus- und Enterprise Grid-Plan

Der Workflow-Builder bietet eine einfache Reihe von Tools, mit denen du aus Routineprozessen Workflows innerhalb von Slack machen kannst. Ein Workflow ist eine automatisierte Version einer Aufgabe oder eines Prozesses, der mehrere Schritte umfasst.

Standardmäßig können alle Mitglieder eines Workspace (aber keine Gäste) Workflows erstellen. Sämtliche Mitglieder eines Channels können veröffentlichte Workflows verwenden, darunter auch Gäste und Mitglieder einer anderen Organisation in einem Geteilten Channel.

Tipp: Entwickler von Slack-Apps können sich jetzt für unsere Workflow-Schritte der offenen Beta-Version anmelden, um Schritte zu erstellen, mit denen Entwickler Slack-Workflows mit deinem Service verbinden können. Lies die Dokumentation und leg mit der Slack-API los. 


So verwendest du Workflows

Du kannst das, was dein Team tut, unabhängig von deiner Stellenbeschreibung oder der Größe des Unternehmens praktisch in benutzerdefinierten Workflows bündeln. Außerdem haben wir Vorlagen oder fertige Workflow-Dateien, die du gern nutzen oder modifizieren kannst. Hier findest du ein paar Beispiele für Prozesse, die du mit dem Workflow-Builder automatisieren kannst: 

Wir haben ein paar Workflow-Vorlagen im Angebot, auf die du über die Slack-Desktop-App oder Slack im Browser Zugriff hast. Um eine Vorlage zu verwenden, öffne den Workflow-Builder, indem du in der oberen linken Ecke von Slack auf deinem Desktop auf den Workspace-Namen klickst und dann im oberen Bereich des Bildschirms Vorlagen auswählst. Alternativ kannst du die Slack-Tipps aufrufen und dort aus einer Reihe von Beispiel-Workflows auswählen, die du dann herunterladen und in den Workflow-Builder importieren kannst

 

Workflows erstellen

Grundlagen zum Workflow-Builder

  • Workflows bestehen aus einem Auslöser und einer Reihe von Schritten, die bei einer Aufgabe ausgeführt werden müssen.
  • Jeder, der einen Workflow erstellt, kann Mitarbeiter hinzufügen, die bei der Handhabung helfen.
  • Ob du selbst Workflows erstellen kannst, hängt von deinen Workspace-Einstellungen ab.

Wenn du eine Idee für einen Workflow hast, kannst du ihn in Slack auf dem Desktop anlegen. Nach der Liveschaltung deines Workflows kannst du eine kurze Anleitung zum Channel-Thema hinzufügen, sodass Mitglieder auf einen Blick erkennen können, wie er funktioniert.

 

Workflows starten 

Jedes Mitglied eines Channels kann Workflows benutzen, die dem Channel hinzugefügt werden. Je nachdem, wie der Workflow eingerichtet wurde, kann er automatisch gestartet werden, wenn ein Mitglied etwas tut, z. B. einem Channel beitreten oder eine bestimmte Emoji-Reaktion verwenden. Du kannst weitere Workflows starten, indem du neben dem Nachrichtenfeld in einem Channel auf das  Blitz-Symbol klickst.


Berechtigungen zur Erstellung von Workflows verwalten

Im Rahmen der Standard- und Plus-Pläne können Workspace-Inhaber und -Administratoren festlegen, dass nur Administratoren oder bestimmte Mitglieder ihres Workspaces Workflows erstellen dürfen.

Im Rahmen des Enterprise Grid-Plans haben Organisationsinhaber und -administratoren die Möglichkeit, den Workflow-Builder für ihre Organisation komplett zu deaktivieren. Wenn der Workflow-Builder aktiviert ist, können sie eine Organisationsrichtlinie festlegen, die den Zugriff regelt, oder einzelne Workspace-Inhaber und -Administratoren den Zugriff auf Workspace-Ebene verwalten lassen.

Weitere Informationen findest du unter Zugriff und Berechtigungen für den Workflow-Builder verwalten.


Workflow-Builder und Enterprise Key Management (EKM)

Bei Kunden mit Enterprise Key Management (EKM), die den Workflow-Builder nutzen, werden die folgenden Daten mit ihren Schlüsseln verschlüsselt: 

  • Blaupausen der Workflows
    Schritte, Nachrichten, Formulare, Variablen der Workflows und der Channel, dem er hinzugefügt wurde
  • Workflow-Nachrichten und Formulardaten
    Alle Nachrichten und Formulardaten, die im Verlauf eines Workflows gesendet oder erfasst werden

Wenn EKM für deine Organisation aktiviert ist, werden Workflows, die vor dem 14. Mai 2020 erstellt wurden, nicht verschlüsselt. Workflows, die an diesem Datum oder später erstellt werden, sind – ebenso wie alle in Workflows gesendeten oder erfassten Daten – EKM-konform. Wenn du Workflows, die vor dem 14. Mai 2020 erstellt wurden, löschen oder deren Veröffentlichung rückgängig machen möchtest, befolge die Schritte unter Workflows verwalten, an denen du als Mitbearbeiter beteiligt bist

Hinweis: Die Namen der Workflow werden durch EKM nicht verschlüsselt.