Gestión del conocimiento como impulsor de la productividad y la eficiencia operativa

A la hora de tomar decisiones importantes, así como diseñar una estrategia o implementar un nuevo proceso, la gestión del conocimiento es fundamental.

Mientras que un fácil acceso a la información dentro de una organización facilita la toma de decisiones y mejora los resultados, la falta de accesibilidad a datos y conocimientos relevantes provoca todo lo contrario: errores, duplicidad de esfuerzos, mayores costes y un sin fin de desventajas.

Y es que, a pesar del alto valor que puede tener una base de conocimientos interna organizada, disponible y actualizada , muchas organizaciones siguen ignorando la importancia de invertir en sistemas eficientes de gestión del conocimiento.

En este artículo, exploraremos cómo una gestión del conocimiento bien estructurada puede convertirse en el motor para impulsar la productividad y la eficiencia operativa, entre otras muchas ventajas.

¿Qué es la gestión del conocimiento en las empresas?

La gestión del conocimiento, o Knowledge Management en inglés, es el conjunto de acciones que permite generar, capturar, compartir, transferir y utilizar el conocimiento dentro de una organización.

El objetivo es documentar todos los procesos y prácticas que se realizan dentro de una organización para que estos sean accesibles y útiles para todos los empleados.

Un ejemplo básico de esto sería la creación de manuales de procedimientos que describen paso a paso cómo realizar tareas específicas. Estos manuales pueden ser utilizados por nuevos empleados para aprender más rápidamente sus responsabilidades, o por empleados existentes para asegurar que están siguiendo las mejores prácticas u optimizar procesos.

¿Cuáles son los objetivos de la gestión del conocimiento?

Dentro de una empresa, institución educativa o cualquier organización, la gestión del conocimiento se convierte en una herramienta imprescindible a la hora de aumentar la productividad o mejorar y aprender continuamente.

A largo plazo, el fácil acceso a la información, la transferencia de conocimiento y la capacidad de compartir experiencias, contribuyen significativamente a la innovación y la resolución de problemas. Esto tiene un efecto directo sobre los resultados, tanto internos como de cara a la experiencia del cliente y satisfacción de todos los stakeholders.

El capital humano, así como su experiencia, conocimientos y habilidades, son un valor activo de las empresas. Un recurso muy valioso que, bien aprovechado, puede convertirse en una gran ventaja competitiva. Y aunque es difícil de medir o imitar, la gestión del conocimiento permite perpetuar toda esa información y datos para seguir aprendiendo de ellos en cualquier momento.

Asimismo, una correcta gestión de conocimientos evita la fuga de información y asegura que el conocimiento crítico se mantenga dentro de la organización, incluso si algún empleado se marcha de esta. También facilita la incorporación de nuevas personas a la organización, ya que tienen disponible toda la información que necesitan sobre cualquier procedimiento.

¿Cuáles son los tipos de gestión del conocimiento?

Con esto en mente, las empresas deben conocer los diferentes tipos de conocimientos. De esta forma se podrá realizar un tratamiento correcto en cada caso. Se distingue entre:

• Conocimiento tácito: se adquiere mediante la experiencia individual y la intuición, como por ejemplo la capacidad para interpretar emociones. Aunque se puede expresar con palabras, es difícil de formalizar y transmitir. Este conocimiento reside en las mentes de las personas y es adquirido a través de la práctica y la experiencia directa.
• Conocimiento implícito: aunque en ocasiones se confunde con el conocimiento tácito, no es exactamente lo mismo. La diferencia reside en el conocimiento implícito, sí que es fácilmente codificable y transmitible. Es ese tipo de información que en ocasiones se da demasiado por sentado, pero que igualmente debe documentarse, puesto que para otras personas no puede ser tan evidente.
• Conocimiento explícito: este tipo de conocimiento es aquel que puede codificarse completamente y es fácil de compartir. Incluye datos, procedimientos, políticas y cualquier otra información que puede ser almacenada y recuperada fácilmente por cualquier miembro de la organización.

Las 7 etapas de la gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento en empresas es un proceso que se divide en diferentes fases , todas ellas fundamentales de cara a sacar el máximo provecho a la información que sobrevuela por la organización. Estas son:

1. Identificar: consiste en identificar y reconocer el conocimiento existente dentro de la organización, así como las fuentes externas que pueden ser relevantes.
2. Capturar : recopilar y documentar el conocimiento identificado, asegurándose de que esté disponible en un formato accesible para todos los miembros de la organización.
3. Almacenar: organizar y guardar el conocimiento capturado en bases de datos, repositorios o sistemas de gestión del conocimiento para que sea fácilmente accesibles.
4. Compartir: distribuir y poner a disposición de los empleados el conocimiento almacenado, facilitando su acceso y promoviendo una cultura de colaboración y aprendizaje continuo.
5. Aplicar: utilizar el conocimiento compartido en la toma de decisiones, la resolución de problemas y la mejora de procesos dentro de la organización.
6. Evaluar: revisar y medir el impacto del conocimiento aplicado para asegurarse de que cumple con los objetivos y se está utilizando de manera efectiva.
7. Ampliar: actualizar y expandir continuamente el conocimiento almacenado, incorporando nuevas experiencias, descubrimientos y mejores prácticas para mantener la relevancia y utilidad de la base de conocimientos.

¿Cómo aplicar la gestión del conocimiento en una empresa?

Aunque la gestión del conocimiento es una tarea designada al departamento de recursos humanos, se trata de una estrategia que debe ser apoyada y promovida por toda la organización. Todos deben estar comprometidos con la creación, captura y uso compartido del conocimiento, algo que se conoce como memoria corporativa. Para conseguirlo, hay ciertos puntos que pueden facilitar la adopción de esta estrategia:

• Alineación de objetivos estratégicos: asegurarse de que los objetivos estratégicos de la organización estén alineados con las metas y objetivos de la gestión del conocimiento. Se debe identificar qué áreas de conocimientos deben preservarse.
• Cultivar una cultura de intercambio de conocimientos: fomentar un ambiente abierto donde los empleados se sientan motivados y vean las ventajas de compartir su conocimiento y experiencias con sus compañeros.
• Invertir en tecnología: adquirir y mantener sistemas tecnológicos avanzados que faciliten el acceso, almacenamiento y distribución del conocimiento dentro de la organización. En la actualidad, la automatización y la inteligencia artificial pueden ser de gran ayuda.
• Brindar capacitación: ofrecer programas de formación y desarrollo continuo para mejorar las habilidades y competencias de los empleados, asegurando que conocen las mejores prácticas y los beneficios de estos procedimientos.
• Equipos de gestión del conocimiento: formar equipos especializados en la gestión del conocimiento, responsables de implementar estrategias y herramientas para recopilar, organizar y difundir información.
• Medir y evaluar: establecer métricas y procedimientos para medir la efectividad de las iniciativas de gestión del conocimiento y realizar evaluaciones periódicas para identificar áreas de mejora.

Con el paso de los años, Slack, más allá de una herramienta de comunicación interna, se ha convertido en un centro de productividad y gestión del conocimiento para muchas empresas. Una herramienta digital con diferentes funcionalidades que permiten intercambiar información sin importar el dónde o el cuándo y de una manera sencilla, rápida y escalable.

La integración con otros sistemas y aplicaciones, la búsqueda avanzada de mensajes, la facilidad para compartir archivos o el uso de canales temáticos, facilitan la colaboración y el acceso al conocimiento.

Asimismo, funciones como la de Canvas, permiten a los equipos documentar y organizar información de manera estructurada. Todo esto hace de Slack una herramienta valiosa para la gestión del conocimiento, ayudando a empresas a ser más eficientes y productivas.

Clips, una funcionalidad que permite grabar y compartir videos cortos, también facilita la comunicación visual y la transferencia de conocimientos asíncrona. Por otro lado, el creador de flujos de trabajo permite automatizar tareas repetitivas y la recopilación de información, mejorando la eficiencia operativa.

Por si todo ello fuera poco, la in corporación de IA a la plataforma facilita aún más la generación y distribución de conocimientos. Desde realizar resúmenes de conversaciones hasta ofrecer sugerencias y respuestas rápidas, la inteligencia artificial en Slack ayuda a optimizar procesos y a tomar decisiones informadas de manera más ágil. Todas estas funcionalidades, integradas en una sola plataforma, facilitan la gestión del conocimiento.