Proceso de documentación: que es, técnicas y pasos para llevarlo a cabo

A pesar de la importancia del proceso de documentación, y cómo este puede influir en la productividad y eficiencia de las empresas, muchas organizaciones siguen sin implementar un sistema eficaz para digitalizar y perpetuar sus procesos. Este no solo ofrece información útil sobre los procedimientos de la empresa, sino que también ayuda a mantener el conocimiento institucional dentro de la organización.

Una cultura de empresa donde la documentación de procesos no solo evita errores y riesgos innecesarios, sino que también impulsa la competitividad y la innovación. En este artículo veremos en qué consiste, por qué es tan importante, qué técnicas se emplean o cómo llevarlo a cabo de manera sistemática y eficiente.

¿Qué es el proceso de documentación?

El proceso de documentación consiste en registrar de manera detallada cuál es el paso a paso que se debe llevar a cabo a la hora de realizar una tarea dentro de una organización. Este registro sistemático incluye información detallada sobre los pasos (tanto en formato texto como visual), recursos necesarios, responsabilidades y cualquier otra información relevante para ejecutar correctamente la actividad.

El objetivo principal es crear una guía clara y accesible que permita a cualquier miembro del equipo consultar, entender y reproducir el proceso de manera consistente y repetible, incluso si no han participado directamente en su desarrollo. Esto permite estandarizar cómo se realizan los procesos y que el conocimiento se transmita de manera efectiva dentro de la organización.

La documentación de procesos tiene su origen a principios del siglo XX, cuando las teorías de gestión científica de Frederick Taylor enfatizaron la importancia de estandarizar y documentar los procesos de trabajo. Con el tiempo, esta práctica ha evolucionado para adaptarse a las necesidades cambiantes de las empresas, incorporando tecnologías digitales y metodologías ágiles.

¿Por qué es tan el importante el proceso de documentación? 8 Ventajas

Documentar y digitalizar los procesos de una empresa ofrece ventajas que pueden marcar la diferencia en el desempeño diario y la competitividad general. Entre estas ventajas, podemos destacar:

1. Repetibilidad: cualquier miembro del equipo puede reproducir el flujo de trabajo de manera idéntica siguiendo el paso a paso documentado.
2. Optimización de procesos: analizar procesos y definir el flujo de trabajo permite también encontrar puntos de mejora y evitar errores ya conocidos.
3. Accesibilidad: la documentación de procesos se almacena en soportes digitales que son accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento.
4. Preservación del conocimiento: la documentación asegura que el conocimiento crítico de la empresa no se pierda cuando los empleados cambian de rol o dejan la organización. Permite mantener la continuidad operativa y preservar las mejores prácticas.
5. Facilitación del entrenamiento: los procesos bien documentados sirven como excelentes herramientas de capacitación para nuevos empleados, permitiéndoles familiarizarse rápidamente con los procedimientos de la empresa.
6. Mejora de la calidad: al establecer estándares claros, la documentación de procesos contribuye a mantener y mejorar la calidad de los productos o servicios ofrecidos.
7. Productividad: los procesos estandarizados se ejecutan de forma óptima desde el primer momento, evitando el prueba y error, reduciendo el tiempo invertido en cada tarea y reduciendo el desperdicio de recursos.
8. Innovación: permite identificar áreas de mejora y experimentar con nuevos enfoques de manera controlada y continua. Al tener una comprensión clara de los procesos existentes, es más fácil proponer e implementar cambios que impulsen la eficiencia y la competitividad de la empresa.

¿Cuáles son los pasos para documentar procesos?

Aunque hay distintas formas y herramientas para documentar y digitalizar procesos, los pasos base para llevar a cabo el proceso de documentación suelen ser similares. Se dividen en:

1. Identificar: el primer paso es identificar el proceso que queremos documentar, priorizando aquellos que sean más críticos o relevantes.
2. Analizar: seleccionado el proceso, este debe ser analizado de manera meticulosa, definiendo cualquier detalle que pueda ser importante, desde su alcance y límites hasta los recursos necesarios y los roles involucrados.
3. Mapear: una vez analizado, se mapea el proceso, creando un diagrama de flujo que represente visualmente cada paso y decisión involucrada. Esto ayuda a identificar cuellos de botella o ineficiencias.
4. Documentar: con el mapa del proceso claro, se inicia la documentación detallada de cada paso, incluyendo necesidades específicas, herramientas necesarias y posibles variaciones o excepciones.
5. Revisar y probar: una vez completada la documentación, se deberá revisar y puesta a prueba para asegurar su precisión y efectividad. Esto puede implicar que otros miembros del equipo sigan las instrucciones para verificar que sean claras y completas. La retroalimentación obtenida durante esta fase se utiliza para refinar y mejorar la documentación.
6. Actualizar: la documentación de procesos debe ser un documento vivo que se actualice regularmente para reflejar cambios en los procedimientos, tecnologías o mejores prácticas.

¿Qué técnicas de documentación de procesos existen?

Actualmente, las empresas apuestan por sistema de gestión digital a la hora de documentar sus procesos. Estas técnicas digitales ofrecen numerosas ventajas sobre los métodos tradicionales, como una mayor accesibilidad, facilidad de actualización y la posibilidad de integrar elementos multimedia. Entre las técnicas más utilizadas se encuentran:

• Descriptivo: el proceso se registra empleando procesadores de texto que permiten registrar paso a paso el proceso. Es ideal para procesos detallados que requieren explicaciones extensas y es fácilmente actualizable. Además, permite la inclusión de enlaces a recursos adicionales o referencias cruzadas a otros documentos relacionados.
• Diagramas de flujo: representan visualmente el flujo de trabajo mediante símbolos y flechas, mostrando la secuencia de pasos y decisiones en un proceso. Son ideales para procesos lineales y ayudan a identificar rápidamente cuellos de botella o redundancias.
• Mapas mentales: organizan la información de manera jerárquica y visual, partiendo de un concepto central. Son excelentes para mostrar relaciones entre diferentes aspectos de un proceso y para capturar ideas durante sesiones de lluvia de ideas.
• Vídeos y screencasts: documentación visual a través de vídeos tutoriales o capturas de pantalla animadas (screencasts). Son especialmente útil para procesos que involucran software o interfaces digitales.
• Wikis y bases de conocimiento: permiten crear, editar y organizar la documentación de manera dinámica. Son ideales para procesos que evolucionan constantemente y necesitan ser actualizados.
• Plantillas y formularios: la creación de plantillas estandarizadas y formularios digitales facilita la recopilación consistente de información para procesos repetitivos, asegurando que todos los detalles necesarios sean capturados de manera uniforme.
• Sistemas de gestión de procesos de negocio (BPMS): permiten modelar, automatizar y monitorizar procesos de negocio en tiempo real.
• AR/VR: estas tecnologías permiten crear guías interactivas en 3D, simulaciones de entornos de trabajo y tutoriales inmersivos, especialmente útiles en industrias manufactureras, la ingeniería o la medicina.

Slack como pieza clave en la documentación de procesos

En los últimos años, Slack se ha convertido para muchas organizaciones en una pieza clave en la documentación de procesos. Esta plataforma de comunicación y colaboración ofrece varias características que facilitan la creación, compartición y actualización de documentación de procesos de manera eficiente.

Con sus canales organizados, hilos de conversación y la capacidad de integrar otras herramientas, Slack fomenta la colaboración en tiempo rea y facilita el acceso a información actualizada. Los equipos pueden compartir documentos, imágenes y archivos relacionados, facilitando el acceso rápido a la información.

Además, la función de búsqueda de Slack permite a los miembros del equipo encontrar rápidamente la documentación que necesitan, incluso en conversaciones antiguas. La integración con herramientas de gestión de proyectos y documentación, como Trello o Google Docs, permite una sincronización fluida de la información entre diferentes plataformas.

Otras funciones como Canvas también pueden facilitar el proceso de documentación, e incluso permitir la creación de documentos visuales interactivos que pueden ser utilizados para representar procesos de manera más dinámica.

Con estas y otras herramientas, Slack se posiciona como una plataforma versátil que no solo mejora la comunicación, sino que también impulsa y la gestión y documentación de procesos empresariales.