La communication agile est pertinente pour accélérer la transmission d’informations et fluidifier les processus d’entreprise. Elle est notamment incontournable pour des équipes en télétravail pour faciliter le management d’équipe ou opérant sur des projets complexes. Toutefois, pour tirer pleinement profit de cette communication agile, vous devez utiliser des outils appropriés comme Slack, mais aussi développer un plan de communication complet. L’association des bons outils et des bonnes pratiques va ainsi vous permettre de bénéficier de l’ensemble des avantages offerts par la communication agile.
Qu’est-ce qu’une communication agile ?
La communication agile est avant tout une émanation de la méthode agile. Cette dernière, initialement utilisée dans le secteur du développement de logiciels, permet d’injecter une dose de flexibilité et de fluidité dans les processus d’entreprise.
Les valeurs de la méthode agile peuvent se résumer par :
- L’importance du travail en équipe ;
- La nécessité de placer le client au centre des préoccupations ;
- Une meilleure communication ;
- L’ouverture au changement.
Ainsi, la communication agile peut tout naturellement prendre place au sein d’un projet agile. Étant donné que cette approche nécessite d’impliquer toutes les parties prenantes, il est essentiel de faciliter la communication avec le client. Mais la communication agile peut aussi être intégrée de manière durable à vos processus d’entreprise pour en améliorer la performance.
Cette communication agile est composée de différentes techniques et outils pour renforcer la cohésion d’équipe et accélérer la communication.
Les avantages de la méthode agile en communication
Mettre à profit la méthode agile dans votre communication d’entreprise vous promet de nombreux avantages.
Optimiser la communication entre les collaborateurs
En premier lieu, la communication agile est idéale pour développer la cohésion de groupe et faciliter les échanges. Via des réunions d’équipe régulières, l’utilisation d’outils collaboratifs adaptés et des échanges fluides, les membres du projet ont la capacité de résoudre des problèmes plus rapidement et plus efficacement.
Améliorer la transparence des informations
Une bonne communication va de pair avec une excellente visibilité sur le projet en cours. Si vous utilisez les outils incontournables d’un projet agile comme les tableaux Kanban, l’ensemble des participants au projet aura la possibilité de suivre avec facilité l’avancement des tâches en cours. Cette transparence est importante pour renforcer l’esprit d’équipe et la confiance dans la réussite du projet.
Accroître la résilience et la réactivité
L’un des éléments clés de la méthode agile est l’acceptation du changement. Au contraire des méthodes figées, l’approche agile s’adapte rapidement aux bouleversements. Or, la communication est à cet égard essentielle pour favoriser cette amélioration continue. Avec une communication fluide, les informations sont transmises rapidement et les collaborateurs gagnent en réactivité et en résilience.
Favoriser l’engagement des collaborateurs
Une bonne communication est nécessaire pour le suivi et la gestion des tâches, suivre leur avancée et donner aux collaborateurs une autonomie satisfaisante. Cette dernière rend le travail plus agréable, car les collaborateurs sont conscients de la confiance que vous leur accordez. Ils sont alors plus motivés et plus impliqués pour atteindre les objectifs fixés.
À quoi peut servir un plan de communication projet agile ?
Si vous désirez bénéficier des atouts de la communication agile, il est indispensable de mettre en place un plan de communication projet agile. En effet, ce dernier prépare le terrain pour une bonne communication en identifiant en amont les objectifs ainsi que les difficultés potentielles.
Ce plan de communication est indispensable pour cadrer avec précision les modalités de la communication. Vous devez en effet savoir avec précision pourquoi vous souhaitez déployer une approche agile. De plus, pour vous assurer de la pertinence de ce choix à moyen et long terme, il est très important de définir les bons indicateurs de performance. Ils vous serviront ensuite à vérifier que votre stratégie de communication agile a été correctement pensée et que les objectifs initiaux sont atteints.
Un plan de communication performant spécifie aussi quelles sont les responsabilités de chaque collaborateur ou partenaire impliqué. De même, les outils et canaux de communication doivent être soigneusement sélectionnés. Ainsi, ils faciliteront la communication entre vos collaborateurs, entre votre équipe et le client ou bien encore avec des partenaires externes. Quels que soient les participants à ces échanges, toutes les particularités de votre communication doivent être ainsi clairement déterminées.
En préparant soigneusement votre plan de communication de projet agile, vous allez gagner du temps. La gestion de chaque étape sera d’autant plus simple que les bases auront été élaborées avec rigueur. Bien entendu, préparer un plan de communication ne signifie pas opter pour une organisation figée. Au contraire, l’agilité reste au cœur de la démarche. Cette dernière va d’ailleurs vous permettre de :
- Favoriser une communication claire et fluide entre les collaborateurs, les clients et les partenaires ;
- Encourager la participation de toutes les parties prenantes dans le cadre de ces échanges ;
- Éviter tout malentendu ou erreur de communication qui pourrait impacter négativement le projet ;
- Faciliter la résolution des problèmes à chaque étape du projet ;
- Améliorer l’adaptabilité des collaborateurs via des contacts réguliers.
Les bonnes pratiques pour élaborer un plan de communication projet agile
Une fois que la pertinence du plan de communication est admise, il est nécessaire de se questionner sur son contenu. Pour réaliser un plan efficace, vous devez nécessairement vous poser certaines questions primordiales.
Identifier les objectifs de communication
Comme tout projet, votre priorité doit être d’identifier vos objectifs. Cela peut par exemple être celui de transmettre une information rapidement ou bien de convaincre les clients. Dans tous les cas, en définissant clairement les objectifs à atteindre, la qualité et la rapidité des échanges seront impactées positivement par ce travail préliminaire.
C’est aussi le moment de lister les différentes parties prenantes de la communication agile. Si cette dernière est concentrée sur la communication interne, cela peut être les collaborateurs et la direction. Toutefois, si cette communication agile doit être intégrée à un projet agile, vous devez prendre en compte les collaborateurs, les clients, mais aussi les partenaires voire les utilisateurs.
Définir les outils de communication
Pour construire une communication agile, il importe d’opter pour les outils et canaux les plus adaptés à votre besoin. Ces derniers vont dépendre du contexte dans lequel ils sont utilisés. Allez-vous utiliser le même canal de communication pour échanger avec vos collaborateurs, clients et partenaires ? Si vous décidez d’utiliser la plateforme Slack, cette dernière permet de centraliser l’ensemble de ces échanges en un seul et même lieu.
Établir des méthodes de communication
Ensuite, vous devez envisager par avance les différents modes de communication à utiliser. Là encore, cela peut dépendre de la situation. Les méthodes sont variées et peuvent inclure notamment des réunions en ligne régulières, des appels en visioconférence, des comptes rendus ou bien encore des tableaux Kanban. Ces méthodes ne s’excluent pas mutuellement. Vous devez au contraire les assembler selon vos propres besoins.
Définir le rythme des échanges
Les points avec vos clients doivent-ils être hebdomadaires ou mensuels ? De la même manière, à quelle fréquence votre équipe doit se retrouver pour faire le point sur l’avancée des tâches et sur les éventuelles difficultés rencontrées ? Vous devez répondre à ces interrogations dans le cadre de votre plan de communication agile.
Mettre en place un processus d’amélioration continue
Même si le plan de communication est idéal pour préparer au mieux les processus à venir, il est essentiel de préserver la flexibilité du modèle agile. Pour cette raison, vous devez vous adapter tout au long du projet. Les canaux utilisés ou la fréquence des réunions par exemple pourront varier en fonction des nécessités.
La communication agile : entre préparation et adaptation
Comme nous l’avons vu, il est indispensable de cadrer votre plan de communication agile. Toutefois, gardez toujours à l’esprit l’importance de l’agilité. Déployez des indicateurs de performance pour améliorer votre communication en permanence. Associée à un suivi des KPIs, la prise en compte des retours de vos collaborateurs et clients garantit une optimisation de votre communication agile au fil des projets.
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