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Collaboration

Qu’est-ce que l’organisation d’entreprise ?

L’organisation d’entreprise définit le mode de fonctionnement de l’entreprise. Choisir la bonne structure est donc un atout clé de compétitivité.

Par l’équipe Slack22 novembre 2022

Pour gagner en efficacité et optimiser sa performance, une entreprise doit pouvoir faire face à des problématiques variées. La rentabilité, l’implication des collaborateurs, le respect des délais ou l’amélioration de la productivité sont notamment des points cruciaux. Or, pour agir efficacement sur ces points, l’organisation d’entreprise est centrale. Cette expression englobe l’ensemble des actions pour ordonner, planifier ou adapter les ressources de l’entreprise et atteindre les objectifs fixés. Découvrons ce qu’est précisément cette organisation d’entreprise, ses atouts et comment l’améliorer.

Comment organiser efficacement son entreprise ?

Toute entreprise, quel que soit sa taille ou son secteur d’activité, possède intrinsèquement une organisation d’entreprise. Cette dernière se manifeste dans chaque aspect de l’entreprise, qu’il s’agisse notamment des règles de fonctionnement avec les partenaires commerciaux ou la répartition des tâches entre les différents collaborateurs.

Toutefois, cette organisation est perfectible. Or, il est essentiel pour la performance de votre entreprise que vous songiez à optimiser cette organisation.

Une étude du cabinet international de conseil en stratégie et management Bain & Company cite 5 leviers permettant d’accroître à long terme l’efficacité de l’organisation interne de l’entreprise :

  • Stratégie ;
  • Indicateurs ;
  • Engagement ;
  • Comportementale ;
  • Culture d’entreprise.

La stratégie d’entreprise

La première chose à faire pour améliorer l’organisation d’entreprise est d’intégrer la valeur de l’efficacité au cœur de tous les processus de l’entreprise. Cette efficacité doit ainsi irriguer la communication, les projets et les objectifs de votre entreprise. De cette manière, vos collaborateurs, mais aussi les partenaires externes, l’incorporeront dans leurs interactions. Bien entendu, une telle efficacité se traduit en actes, c’est-à-dire en objectifs clairement définis et partagés avec les différents acteurs.

Les indicateurs de performance

En outre, il est nécessaire de suivre des indicateurs clés pour évaluer et optimiser l’organisation de l’entreprise au cours du temps. Pour déterminer les KPIs, il est nécessaire d’identifier les objectifs à suivre. Ces derniers doivent être pertinents au regard du travail des équipes et être fixés par l’encadrement. De cette manière, vous pourrez ensuite de manière régulière évaluer l’avancée des projets et de la performance.

L’engagement de toutes les parties

Une structure organisationnelle forte et des équipes performantes dépendent en grande partie de l’engagement des collaborateurs. Mais cet engagement doit aussi se manifester du côté de la direction et des managers. Ce n’est que si l’engagement se fait à tous les niveaux que votre entreprise réussira à atteindre ses objectifs.

Le comportement quotidien

L’organisation au travail et l’efficacité des équipes se jouent aussi et surtout au quotidien. Des routines efficaces et des habitudes de travail saines vont impacter positivement les résultats de la société. Il est par conséquent essentiel de déterminer les moments clés où les collaborateurs prennent des décisions. C’est sur ces instants charnières qu’il faut agir en accompagnant les collaborateurs et en les encourageant à faire les meilleurs choix.

La culture d’entreprise

Enfin, la culture d’entreprise est incontournable lorsque l’on parle d’organisation d’entreprise. Si les collaborateurs croient en ce qu’il font, qu’ils trouvent un sens à leur travail et qu’ils sont valorisés, l’efficacité de l’entreprise sera maximisée. Au contraire, des collaborateurs peu impliqués peuvent coûter cher et impacter très négativement les performances de l’entreprise.

Ainsi, l’organisation des tâches dans une entreprise peut être grandement améliorée si vous mettez en place certaines bonnes pratiques. Voici les plus incontournables pour obtenir des résultats probants :

  • Définir avec précision le rôle et les responsabilités de chacun ;
  • Identifier les objectifs à atteindre et les moyens à utiliser ;
  • Déployer les bons indicateurs de performance ;
  • Optimiser la communication interne de l’entreprise ;
  • Fédérer les énergies et travailler sur la cohésion d’équipe.

Les différents types d’organisation d’entreprise

Une bonne organisation interne de l’entreprise passe par la sélection d’un type d’organisation adapté. Il existe en effet différentes structures organisationnelles, toutes répondant à des réalités et des objectifs différents. Le type d’organisation va en effet influer sur les relations entre les collaborateurs, les départements de l’entreprise ou la coordination des différentes équipes.

Pour assurer un fonctionnement optimal de votre société, il est par conséquent nécessaire de choisir une structure qui convient aux problématiques de votre entreprise.

La structure organique

Le premier type de structure est le plus simple : il s’agit de la structure organique ou solaire. On la retrouve le plus souvent dans les petites et moyennes entreprises. Dans ce cas, tout dépend d’un élément central : le chef d’entreprise. Ce dernier gère généralement de nombreuses tâches par manque de ressources humaines ou financières. La prise de décision est donc rapide, les informations transitent facilement et la structure relativement adaptable. Toutefois, au fur et à mesure du développement de l’entreprise, ce type de structure devient inadapté, voire intenable.

La structure fonctionnelle

Ensuite, vous pouvez retrouver ce qu’on appelle la structure fonctionnelle. Classique, on la retrouve dans un grand nombre d’entreprises. Le fonctionnement est simple et repose sur la fonction. Chaque département est créé selon un besoin et réalise des tâches associées à son domaine. Nous retrouvons alors une structure dirigeante. Ensuite, différents départements comme la comptabilité, le marketing, la communication et la force de vente composent les différentes branches de l’entreprise. Elle est plus efficace que la structure organique, mais elle peut être plus lente et plus rigide.

La structure divisionnelle

Les plus grandes entreprises ont besoin de sections autonomes et opérationnelles. Pour cette raison, elles intègrent généralement une structure divisionnelle. Chacune a en charge un pôle d’activité du groupe. L’ensemble des différentes structures répond hiérarchiquement à la direction générale. La force de cette structure est d’associer l’autonomie des sections à une culture d’entreprise globale. Cependant, l’entreprise peut être relativement fragmentée si les sections de l’entreprise ne coopèrent pas.

La structure matricielle

Enfin, la structure matricielle ou par projet tente d’associer les éléments de la structure organique et de la structure fonctionnelle. Elle est principalement basée sur les notions de coopération, d’agilité et de transversalité organisationnelle. Son objectif est de détruire les silos qui entravent sa performance.

Décloisonner l’entreprise grâce à une organisation collaborative permet d’instaurer un lien de confiance entre les collaborateurs et la direction. C’est un mode de fonctionnement des entreprises qui prend en compte les attentes des salariés. En effet, d’après une étude de Slack :

  • 80 % des salariés aimeraient mieux comprendre la manière dont les décisions sont prises ;
  • 50 % d’entre eux estiment que le travail collaboratif est l’un des éléments d’un environnement de travail idéal.

C’est une aussi une preuve d’ouverture et d’humilité pour les dirigeants. Comme le souligne Michael Lopp, vice-président de l’ingénierie des produits chez Slack : « Vous devez apprendre à optimiser la quantité d’informations à votre disposition pour prendre de bonnes décisions, ou à déléguer la prise de décisions à un membre de votre équipe si vous estimez qu’il est mieux placé que vous pour s’en charger. »

Quel impact peut avoir une bonne organisation sur votre entreprise ?

Modifier ou optimiser l’organisation d’une entreprise n’est pas toujours une chose aisée. Cela exige une vision claire, une stratégie rigoureusement définie, un contrôle de gestion optimal et une excellente gestion des ressources humaines ou financières. Cependant, les atouts pour votre activité sont réels et nombreux. Nous pourrions même ajouter que l’efficacité organisationnelle est la clé de la réussite de votre entreprise.

Une meilleure efficacité de l’entreprise

En premier lieu, une bonne organisation impacte positivement les ressources de l’entreprise. Les ressources humaines sont valorisées et plus productives. De plus, il devient plus facile de retenir les talents, ce qui permet de réduire les coûts liés au recrutement. Les tâches sont réalisées plus rapidement par des collaborateurs motivés et les délais sont réduits. Tout ceci permet d’accroître la rentabilité de l’entreprise et d’augmenter in fine son chiffre d’affaires.

Un suivi des projets plus performant

Dans une entreprise bien organisée, les projets avancent plus efficacement. La fluidité des processus de l’entreprise et la circulation optimale de l’information permettent d’assurer un suivi de projet qualitatif. Les points de blocage lors des différentes étapes d’un projet ou les difficultés d’un ou plusieurs collaborateurs sont rapidement identifiés. De cette manière, vous pouvez agir sur les éléments bloquants pour fluidifier en permanence les processus. Par ailleurs, les collaborateurs sont plus engagés et plus autonomes. Ces derniers sont donc plus productifs et les dates limites sont respectées.

Une cohésion de groupe renforcée

Généralement, une culture organisationnelle adaptée permet de renforcer la cohésion du groupe. Ceci, car chaque collaborateur sait précisément ce qu’il doit faire et quand le faire. Si la structure permet de fixer un cap sans peser inutilement sur les collaborateurs, le point d’équilibre a été trouvé. La frustration est ainsi limitée et les équipes sont motivées et impliquées dans les différents projets dont elles ont la responsabilité. Si des outils de collaboration efficaces sont déployés, la cohésion est aussi renforcée et les performances sont nettement améliorées.

Une agilité sensiblement accrue

L’organisation d’entreprise peut devenir un atout concurrentiel. En effet, si la structure réussit à s’adapter à la croissance de l’entreprise, elle devient un élément clé de son agilité et de sa résilience. Quelle que soit la situation, une société parfaitement organisée réussit à s’adapter, à innover et intégrer les tendances plus rapidement que la concurrence. La structure, loin d’être une simple structure hiérarchique ou technique, est donc un processus qui se veut évolutif et qui doit à tout moment être en adéquation avec les valeurs, les objectifs et la taille de l’entreprise concernée.

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