Un Projet transversal : Comment fonctionner en mode projet transversal ?

Réussir à faire travailler ensemble des collaborateurs issus de départements différents, aux attentes et aux compétences variées est véritable un défi. Il s’agit pourtant des contraintes habituelles d’un projet transversal. En appliquant la bonne méthodologie, un tel projet peut toutefois vous aider à répondre aux enjeux complexes et multidimensionnels auxquels sont confrontées de nombreuses entreprises. Découvrons comment le projet transversal peut vous aider à stimuler l’innovation et résoudre le problème de la complexité pour in fine distancer la concurrence.

Qu’est-ce qu’un projet transverse ?

Un projet transverse est un projet au sein d’une entreprise qui implique différents départements, équipes ou domaines de compétences. L’objectif est alors de réunir des points de vue divers et des expertises variées pour résoudre un problème ou réaliser une tâche spécifique.

Bien entendu, pour déployer un tel projet et atteindre les objectifs fixés, il est nécessaire de favoriser la communication interne et la collaboration entre les différents acteurs du projet. Pour cette raison, le management de projet transverse implique un effort de décloisonnement des différents pôles pour garantir l’efficacité de l’entreprise dans son ensemble. Les collaborateurs provenant de plusieurs services doivent apprendre à travailler conjointement de manière efficace et fluide.

Voici quelques exemples de projets transversaux, indispensables à la réussite d’une entreprise :

• Transformation numérique : La transformation numérique nécessite l’usage de nouvelles technologies. Elle peut exiger l’intervention conjointe des équipes informatiques, des ressources humaines et des chefs de département ;
• Mise en conformité : Qu’il s’agisse de respecter le RGPD ou les contraintes environnementales, la mise en conformité impose le travail collaboratif des équipes juridiques, des ressources humaines et du service TIC ;
• Développement d’un nouveau produit : Élément central des entreprises, le développement de produit ou de service nécessite le travail des équipes de R&D, du marketing, mais aussi de la production et des ventes ;
• Formation des collaborateurs : Le déploiement de formations en entreprise implique les compétences des ressources humaines, des managers et des équipes informatiques pour développer une offre de formation pertinente et efficace.

Cette organisation particulière peut se heurter à des résistances au sein de l’entreprise. Il n’est pas rare d’observer des tensions liées à la résistance au changement ou à des incompréhensions entre les collaborateurs. Toutefois, il est important pour l’entreprise de réussir à relever le défi du décloisonnement pour gagner en efficacité professionnelle et en compétitivité.

Si la mise en place de tels projets est complexe, elle s’avère toutefois indispensable à la réalisation de tâches compliquées. De plus, l’échange d’idées, de connaissances et d’expertises au sein du projet est idéal pour améliorer les compétences des collaborateurs, favoriser l’innovation et optimiser les processus de l’entreprise en profondeur.

Quelles sont les principales règles à suivre pour réussir un projet transverse ?

Un projet transverse nécessite une organisation optimale pour atteindre les objectifs fixés. Pour cette raison, il est très important de respecter certaines bonnes pratiques pour que tout se déroule selon le plan.

Identifier le sponsor du projet

En premier lieu, il est nécessaire de choisir un sponsor, c’est-à-dire la personne qui représente le projet transverse au sein de l’entreprise. Son rôle est crucial, car ce leader va motiver et coordonner les équipes et maintenir l’alignement sur l’objectif commun des différentes parties prenantes. Si vous choisissez avec soin le sponsor de votre projet, il sera bien plus aisé de susciter l’adhésion des équipes et l’engagement des collaborateurs impliqués dans cette démarche.

Définir clairement les objectifs

Ensuite, il est important de définir avec une grande précision les objectifs du projet transverse. La complexité d’un tel projet nécessite en effet de fixer un cap clair dès le départ, au risque de multiplier les déconvenues et les retards. Plus les objectifs et les enjeux du projet seront compréhensibles pour les collaborateurs, plus vos chances de succès seront importantes.

Choisir le chef de projet

En plus du sponsor interne, vous devez nommer un chef de projet transverse. Idéalement, vous devez opter pour un chef de projet neutre. En d’autres termes, si votre projet impact massivement un service, choisissez un coordinateur de projet qui provient d’un autre service pour qu’il reste objectif tout au long du projet. Bien entendu, ce chef de projet doit toutefois posséder les compétences requises pour assurer la conduite de projet. Ce dernier peut être sélectionné en interne ou vous pouvez préférer un consultant externe.

Identifier les risques liés au projet

Pour que votre projet ait toutes les chances de réussir, il est essentiel de consacrer un temps à la gestion des risques et au suivi de projet. Avant de commencer, identifiez et évaluez l’ensemble des risques potentiels sur le cycle de vie du projet qui pourraient le retarder, voire l’annuler. Une fois ces risques identifiés, il devient possible de s’en prémunir ou tout du moins de les atténuer.

Mettre en place une équipe projet

Le moment est venu de constituer votre équipe projet. Les membres sélectionnés pour rejoindre cette initiative devront posséder les compétences et l’expérience nécessaires à sa réalisation. De plus, vous devez en priorité choisir des collaborateurs ayant de solides compétences relationnelles, car tous les membres de l’équipe devront être en mesure de travailler ensemble. Une fois les profils identifiés, il faut attribuer de manière très claire les rôles et les responsabilités de chacun.

Favoriser l’implication des collaborateurs

Le projet transverse étant complexe, chaque collaborateur va devoir s’impliquer de manière importante. Par conséquent, il est indispensable de veiller à l’adhésion de chaque membre de l’équipe aux objectifs finaux. Si les membres de l’équipe projet ont conscience de l’importance des tâches qui leur sont confiées et qu’ils savent pourquoi remplir l’ensemble des objectifs, vous pouvez alors passer à l’étape suivante.

Améliorer la communication

Il est évident que la communication et la transparence jouent un rôle prépondérant dans la réussite d’un projet transverse. Basé sur la coopération et la fédération de compétences et de profils variés, un tel projet exige une communication fluide et sans accroc. Le management du projet doit donc s’efforcer de favoriser une bonne communication entre toutes les parties prenantes. En effet, toute tension risquerait de nuire sérieusement à la finalisation du projet et l’atteinte des objectifs.

Surmonter la résistance au changement

L’envergure du projet transverse occasionne généralement des réactions contraires. La résistance au changement peut ainsi venir contrecarrer la bonne marche du projet. Celle-ci peut provenir des membres de l’équipe projet, mais aussi d’autres collaborateurs au sein de l’entreprise. C’est pourquoi le directeur du projet doit expliquer clairement à l’ensemble de l’entreprise les raisons du projet, les bouleversements que cela peut apporter, mais aussi les opportunités que cela va générer.

Communiquer autour du projet

Pour piloter efficacement le projet une fois que vous avez identifié les points de blocage et provoqué l’adhésion des parties prenantes, vous devez communiquer. Cette communication peut prendre plusieurs formes selon les spécificités du projet ou de l’entreprise concernés. Formation aux nouveaux outils informatiques, déploiement d’une base de connaissances, organisation de sessions de questions-réponses ou même campagnes d’emailing peuvent être pertinents. L’important est de lever les doutes et d’accompagner tous les collaborateurs de manière positive et constructive.

Réaliser un bilan du projet transverse

Une fois le projet terminé, nous vous recommandons d’effectuer un bilan. Celui-ci est une étape incontournable pour évaluer les succès, mais aussi les échecs rencontrés au cours du projet transverse. La prise en compte de ces retours va vous permettre de mieux réaliser les projets transverses suivants.

Pour réaliser un bilan complet, il est nécessaire de prendre en compte :

• Les objectifs initiaux du projet : Tous les objectifs fixés ont-ils été atteints ? Si ce n’est pas le cas, quel est le degré d’achèvement du projet transverse ?
• Les exigences du projet : Les conditions de réussite du projet, telles que la qualité du produit ou du service, le coût total du projet et le délai de réalisation ont-elles été respectées ?
• Les points de friction : Quels sont les points bloquants ou les difficultés rencontrées tout au long du cycle de vie du projet ?
• Les réussites opérationnelles : Quels ont été les bonnes pratiques ou les éléments qui pourraient être conservés pour tout projet transverse futur ?
• L’adhésion des collaborateurs : Les différentes parties prenantes du projet ont-elles adhéré à celui-ci et ont-elles saisi ses enjeux ?

En suivant l’ensemble de ces bonnes pratiques, vous allez maximiser vos chances de réussite. L’accent doit être mis sur la communication et la collaboration de l’ensemble des parties prenantes. Si le projet et ses enjeux sont bien explicités et que les collaborateurs sont impliqués, il y a de fortes chances que vous réussissiez à atteindre vos objectifs.

Comment travailler en mode projet transversal ?

La transversalité est aujourd’hui incontournable en entreprise, car elle permet de réaliser des projets ambitieux. Toutefois, pour atteindre vos objectifs, il est indispensable de mettre en place un environnement de travail propice. En effet, travailler en mode transversal nécessite certains ajustements.

Au cœur du processus transversal, nous retrouvons le décloisonnement. Le travail en silos ne permet plus de répondre aux enjeux d’un marché fortement concurrentiel. Pour créer un produit, un service ou tout simplement offrir une expérience client à la hauteur des exigences, il est devenu nécessaire de mettre en place le travail collaboratif. Ce dernier est conçu pour favoriser la transversalité, l’échange de procédés et une communication fluide.

La première étape pour créer un environnement de travail transverse est donc d’opter pour une plateforme de travail collaboratif. Celle-ci va favoriser l’échange entre les différentes parties prenantes, décloisonner les départements et limiter les intermédiations qui entravent la performance.

En parallèle, il est évident que l’entreprise doit adopter une hiérarchie horizontale et non verticale pour réussir à travailler de manière transversale. En favorisant l’écoute et le partage d’informations à tous les niveaux, les expertises de chacun vont être mises à profit au service de l’objectif commun.

De plus, il est nécessaire de mettre en place des modes d’organisation agiles pour permettre de gagner en flexibilité. Chaque collaborateur va pouvoir partager les informations et ses connaissances avec fluidité pour accélérer les processus.

La mise en place de l’outil collaboratif est à cet égard incontournable, car il centralise l’information, permet l’échange de messages ou le partage de fichiers et favorise aussi bien la cohésion d’équipe que l’agilité de l’équipe projet.

Ainsi, pour travailler de manière efficace en mode transverse, il est important de fédérer les énergies et d’adopter un mode d’organisation agile, collaboratif et horizontal. C’est le meilleur moyen pour que chaque service ou chaque équipe puisse partager le meilleur de ce qu’il a à offrir à l’entreprise.

La transversalité favorise l’innovation et la performance

Mettre en place des équipes de projets transverses est le moyen idéal pour atteindre des objectifs ambitieux. En rassemblant les forces vives de l’entreprise et en surmontant les silos organisationnels, vous encouragez l’innovation, la collaboration et l’implication des parties prenantes.

Bien entendu, la réussite d’un projet transverse nécessite des objectifs clairement définis, un cadre robuste et l’application de bonnes pratiques. Cependant, en vous adaptant en permanence en fonction des défis et des opportunités et en communiquant en toute transparence, vous allez renforcer la culture collaborative et permettre une croissance soutenue de votre entreprise.