Gestion du temps au travail : conseils pour optimiser votre temps au travail

Une étude de Deloitte révèle cependant que 47 % des salariés s’interrogent sur la réelle capacité de leurs outils à booster leur productivité. Si vous souhaitez reprendre le contrôle de votre emploi du temps, hiérarchiser les responsabilités et travailler plus rapidement, le tout sans recourir à encore plus d’outils technologiques, voici quelques conseils pour vous aider à vous lancer.

Conseil 1 : des réunions moins nombreuses mais plus pertinentes

Points d’équipe, mises en commun ou sessions de réflexion : peu importe leur nom, il s’agit de réunions, et nous y passons souvent trop de temps.

Il y a 20 ans, les responsables seniors y consacraient 23 heures par semaine, alors que l’on n’y consacrait que 10 heures par semaine dans les années 60. Mais malgré tout le temps que nous consacrons aux réunions, nous sommes peu nombreux à les trouver productives. Sur près de 200 responsables seniors interrogés par la Harvard Business Review, 71 % considèrent que les réunions ne sont pas efficaces, et 65 % pensent qu’elles les empêchent d’accomplir des tâches stratégiques.

Cela ne signifie pas pour autant que nous devons entièrement les éliminer de nos emplois du temps. Elizabeth Grace Saunders, coach en gestion personnelle et autrice de How to Invest Your Time Like Money, considère que les conversations en face à face sont utiles pour coordonner tous les collaborateurs. Dans la plupart des cas, c’est plus facile que d’écrire un e-mail, en particulier lorsqu’il s’agit d’aborder des sujets abstraits, comme le design. Mais pour que les réunions soient véritablement efficaces, elles doivent avoir lieu avant le début d’un projet.

« Lorsque vous lancez une initiative d’envergure, discutez avec tous les intervenants pour comprendre ce qu’ils attendent de vous », explique-t-elle. « En clarifiant les besoins et le périmètre, vous pouvez gagner de nombreuses heures dans votre travail. »

Conseil 2 : identifiez et priorisez les tâches essentielles

Alors que nous sommes de plus en plus noyés sous les processus et outils au travail, il est de plus en plus difficile de déterminer comment utiliser efficacement notre temps. S’il s’agit d’une solution plutôt simple, une liste de tâches est un bon point de départ.

Atul Gawande, chirurgien et auteur, récemment nommé à la tête de Haven, organisation d’Amazon spécialisée dans les solutions de santé, souligne depuis de nombreuses années les avantages des listes de contrôle. Dans son livre The Checklist Manifesto, il explique comment les listes de tâches permettent aux médecins, aux pilotes et à nombreuses autres professions d’effectuer leurs tâches essentielles efficacement et correctement.

« Leur rôle est de nous présenter explicitement les étapes incontournables nécessaires », explique-t-il. « Elles servent à la fois d’outil de vérification et de solution pour gagner en discipline et en efficacité. »

Pour Thomas Smale, auteur pour Entrepreneur et cofondateur du cabinet FE International, cette approche peut être condensée en trois points clés :

1. Diviser les projets complexes en tâches plus petites (et parfois évidentes)
2. Limiter les listes à entre cinq et neuf éléments pour qu’elles soient plus faciles à gérer
3. Décrire les tâches de manière claire, avec une mise en forme simple

Conseil 3 : tirez le meilleur parti de vos ressources

Envoyer la nouvelle version d’un rapport ? Former une nouvelle recrue ? Participer à la réunion sur le budget ? Nous acceptons ce type de tâches tous les jours, notamment pour montrer que nous sommes investis dans notre travail et que nous voulons aider les autres. Mais c’est également à cause d’elles que nous avons de plus en plus de mal à gérer nos listes de choses à faire, et notre temps.

Et pourtant, nous sommes nombreux à préférer cela que déléguer. Dans une étude menée auprès de 332 entreprises, 46 % des personnes interrogées étaient préoccupées par la capacité de leurs salariés à déléguer les tâches. Mais 28 % indiquent proposer des formations sur ce point.

Ces chiffres sont très préoccupants, car le fait de déléguer une tâche n’implique pas uniquement de la confier à un assistant ou à un collègue. Cela implique également de déterminer quelle personne est la plus à même d’effectuer la tâche, de tirer parti de ses compétences et de savoir quand s’effacer pour laisser l’autre agir.

Pour Jesse Sostrin, directeur au sein du Leadership Coaching Center of Excellence de PwC, les responsables jouent un rôle essentiel pour chaque tâche, mais n’ont pas forcément besoin d’être impliqués dans chacune d’elles. « Être occupé par une tâche et être productif sont deux choses radicalement différentes », écrit-il dans la Harvard Business Review.

Au lieu d’assumer chaque responsabilité, il propose de gérer plus efficacement votre temps :

• Évaluez chaque requête pour déterminer si elle est en phase avec vos principales compétences
• Si c’est le cas, acceptez et prenez le temps de vous investir dans la tâche
• Si ce n’est pas le cas, identifiez d’autres personnes mieux à même d’accomplir la tâche

De cette manière, vous conservez votre rôle de responsable qui conseille et motive ses équipes. En d’autres termes, vous continuez de jouer un rôle essentiel dans l’exécution des tâches, mais vous n’êtes pas en charge de leur exécution. Ainsi, vous êtes en mesure de mieux hiérarchiser les priorités et les projets, et travaillez efficacement en confiant les bonnes tâches aux bonnes personnes.

Notre environnement de travail va continuer à évoluer, et nous aurons de plus en plus de mal à gérer efficacement notre temps. Pourtant c’est une ressource extrêmement précieuse, et nous devons faire preuve de créativité pour gagner en concentration et en productivité.