Recalibra tus habilidades de gestión del tiempo y recupera tu jornada laboral

Sin embargo, una investigación realizada por Deloitte, revela que el 47 % de los empleados se cuestiona si estas herramientas mejoran realmente la productividad. Así que si lo que quieres es recuperar el control de tu horario, priorizar responsabilidades y en definitiva recuperar esos valiosos minutos (sin tener que recurrir a más tecnología), aquí tienes tres sencillos pasos que te ayudarán a mejorar la gestión del tiempo en el trabajo.

Paso 1: agenda menos reuniones, pero más relevantes para mejorar tu gestión del tiempo

Encuentros, repasos, lluvias de ideas... puedes llamarlo como quieras, una reunión es una reunión. Y a menudo pasamos demasiado tiempo en ellas.

Hace veinte años, la alta dirección pasaba 23 horas en reuniones cada semana, un gran ascenso desde las menos de diez horas a la semana de los años sesenta. No obstante, a pesar de todo el tiempo que dedicamos a reuniones, poca gente las considera productivas. De los casi doscientos altos ejecutivos encuestados por Harvard Business Review, el 71 % afirmó que las reuniones les parecían poco eficientes y el 65 % que estar en una reunión les impedía ocuparse de su trabajo.

Eso tampoco quiere decir que tengamos que eliminar por completo las reuniones de nuestro calendario. Elizabeth Grace Saunders, coach de destrezas de gestión del tiempo y autora de How to Invest Your Time Like Money, afirma que las conversaciones cara a cara son una gran opción para que todo el mundo esté en la misma sintonía. En la mayoría de los casos, resultan más sencillas que escribir correos electrónicos, sobre todo cuando se trata de debatir cuestiones más abstractas, como por ejemplo el diseño. Sin embargo, para que una reunión sea realmente efectiva tiene que celebrarse antes de empezar un proyecto.

“Cuando te ocupes de una tarea importante, comenta con alguna de las partes interesadas clave qué esperan de ti”, escribe Saunders. “Al aclarar lo que realmente se necesita y a qué nivel, te puedes ahorrar el tiempo de decidir qué hacer y ocuparte directamente de hacerlo”.

Paso 2: identifica y prioriza las tareas fundamentales, tu gestión del tiempo mejorará

A medida que se incorporan más procesos y herramientas a nuestros lugares de trabajo, se vuelve más difícil saber cómo utilizar nuestra capacidad de gestión del tiempo en el trabajo de forma eficiente. Aunque se trata de una estrategia sencilla, crear una lista de tareas pendientes es un punto de partida muy productivo.

Atul Gawande (cirujano y autor que recientemente fue nombrado director general de Haven, la empresa de atención sanitaria de Amazon) lleva casi una década insistiendo en los beneficios de las listas de tareas pendientes. En su libro The Checklist Manifesto, Gawande explica que estas listas han ayudado a doctores, pilotos y a tantos otros a hacer las cosas bien y con éxito, porque ayudan a la gente a identificar las tareas fundamentales.

“Nos recuerdan los pasos mínimos necesarios y los hacen explícitos”, escribe. “No solo nos ofrecen la posibilidad de comprobación, sino que también nos infunden una suerte de disciplina para un mejor rendimiento”; y eso mejora la gestión del tiempo en el trabajo.

Según Thomas Smale, colaborador de Entrepreneur y cofundador de la consultora FE International, el pensamiento de Gawande se puede destilar en tres pasos clave:

1. Descomponer proyectos complejos en tareas más pequeñas (a veces más evidentes)
2. Hacer listas de tareas pendientes que sean cortas y manejables, entre cinco y nueve elementos es lo ideal
3. Utilizar un lenguaje claro y preciso para describir las tareas, el formato también debería ser sencillo

Paso 3: aprovecha al máximo tu talento y tus recursos, y perfecciona tu gestión del tiempo

¿Puedes enviarme el informe actualizado?, ¿quieres formar a un empleado nuevo?, ¿vendrás esta tarde a la reunión de presupuestos? Cada día decimos que sí a este tipo de preguntas, es una forma fácil de demostrar que estamos comprometidos con el trabajo y que ayudamos al equipo. Pero también cabe esperar que provoquen que nuestras listas de tareas (y nuestro tiempo) resulte imposible de gestionar.

Aun así, muchos preferiríamos seguir diciendo que sí a delegar. En un estudio de 332 empresas, al 46 % de los encuestados les preocupaba la capacidad de delegar de sus empleados. Pero al mismo tiempo, solo un 28 % afirmó ofrecer formación al respecto.

Esta es una gran preocupación para la gestión del tiempo en el trabajo, teniendo en cuenta que delegar exige más que simplemente pasarle algo a un ayudante o a otro compañero. Delegar implica saber quién es la persona más apropiada para según qué tarea, aprovechar al máximo las destrezas de tus empleados y saber cuándo mantenerse en segunda fila.

Según Jesse Sostrin, director del Leadership Coaching Center of Excellence de PwC, los puestos de liderazgo tienen un papel fundamental en cualquier tarea, pero eso no quiere decir que tengan que estar profundamente implicados en el trabajo que hay que llevar a cabo. “Fundamental y responsable son cosas distintas; igual que estar ocupado y ser productivo no es necesariamente igual”, escribe para Harvard Business Review.

Entonces, en lugar de asumir todas las responsabilidades, Sostrin sugiere intentar recurrir a estas destrezas de gestión del tiempo:

• Estudiar cada petición para determinar si se corresponde con tus mejores habilidades
• Si es así, di “sí” y ocúpate de sacar tiempo para implicarte activamente
• Si no es así, di que “sí, pero...” e identifica a otras personas más apropiadas para ocuparse de ello

Al hacerlo, señala Sostrin, no dejas de asesorar, motivar y aprender. En otras palabras, sigues siendo fundamental para que las cosas salgan adelante; pero no eres responsable de cargar con el peso principal. Consiste en cambiar la mentalidad de liderazgo de “Soy la persona encargada de hacer el trabajo” a “Yo oriento a la gente, las prioridades y los proyectos... y el trabajo sale adelante porque las personas correctas se ocupan de las tareas adecuadas”.

A medida que los lugares de trabajo siguen evolucionando, será cada vez más difícil gestionar el tiempo, pero se trata de un recurso demasiado valioso como para desperdiciarlo. Con destrezas de gestión más creativas podemos aumentar la concentración y la productividad, tachar la última cosa de nuestra lista de tareas pendientes e irnos a casa un poco antes.