Wie dir eine bessere Zeiteinteilung in 3 Schritten gelingt

Eine Studie von Deloitte zeigt jedoch, dass 47 % der Beschäftigten bezweifeln, dass diese Tools tatsächlich die Produktivität steigern. Wenn du also deinen Zeitplan in den Griff bekommen, deine Aufgaben nach Prioritäten ordnen und letztendlich wertvolle Minuten zurückgewinnen möchtest, ohne dich auf weitere Technologien zu verlassen, findest du hier drei einfache Schritte, die dir den Einstieg erleichtern.

Schritt 1: Halte weniger, aber dafür sinnvollere Meetings ab

Scrums, Check-ins, Brainstorming-Sitzungen – nenne es, wie du willst, ein Meeting ist ein Meeting. Und wir verbringen oft zu viel Zeit damit.

Vor zwanzig Jahren haben leitende Angestellte 23 Stunden pro Woche in Meetings verbracht, während es in den 1960er Jahren noch weniger als 10 Stunden pro Woche waren. Trotz der vielen Zeit, die wir für Meetings aufwenden, empfinden nur wenige Menschen diese als produktiv. Von fast 200 Führungskräften, die von der Harvard Business Review befragt wurden, geben 71 % an, dass sie Meetings für ineffektiv halten. 65 % sagen, dass Meetings sie davon abhalten, ihre eigene Arbeit zu erledigen.

Das heißt jedoch nicht, dass wir alle Meetings komplett aus unseren Kalendern streichen sollten. Elizabeth Grace Saunders, Zeitmanagement-Coach und Autorin des Buches „How to Invest Your Time Like Money“ (auf Deutsch: Wie wir unsere Zeit wie Geld investieren), sagt, dass persönliche Gespräche hervorragend geeignet sind, um alle Beteiligten auf den gleichen Stand zu bringen. In den meisten Fällen sind sie einfacher als das Schreiben von E-Mails, vor allem wenn es darum geht, abstraktere Themen wie ein Design zu besprechen. Aber damit Meetings wirklich effektiv sind, müssen sie vor Beginn eines Projekts stattfinden.

„Wenn du eine wichtige Aufgabe übernimmst, solltest du mit allen wichtigen Beteiligten darüber sprechen, was sie von dir erwarten“, schreibt Saunders. „Indem du klärst, was in welchem Umfang tatsächlich benötigt wird, kannst du Stunden an Zeit sparen, um zu entscheiden, was zu tun ist, und um Aufgaben zu erledigen.“

Schritt 2: Identifiziere und priorisiere die wichtigsten Aufgaben

Je mehr Schritte, Prozesse und Tools bei unserer Arbeit hinzukommen, desto schwieriger wird es, herauszufinden, wie du deine Zeitmanagement-Fähigkeiten effektiv einsetzen kannst. Das Erstellen einer To-do-Liste ist eine einfache Strategie und gleichzeitig ein produktiver Anfang.

Atul Gawande – ein Chirurg und Autor, der vor kurzem zum CEO des Amazon-Gesundheitsunternehmens Haven ernannt wurde – wirbt seit fast einem Jahrzehnt für die Vorteile einer To-do-Liste. In seinem Buch „Die Checklist-Strategie“ erklärt Gawande, dass Checklisten Ärzt:innen, Pilot:innen und anderen geholfen haben, Dinge richtig und erfolgreich zu erledigen, weil sie den Menschen helfen, wesentliche Aufgaben zu identifizieren.

„Sie erinnern uns an die minimal notwendigen Schritte und machen sie deutlich“, schreibt er. „Sie bieten nicht nur die Möglichkeit der Überprüfung, sondern vermitteln auch eine Art Disziplin für höhere Leistungen.“

Laut Thomas Smale, einem Mitarbeiter von Entrepreneur und Mitbegründer des Beratungsunternehmens FE International, lässt sich Gawandes Denkweise in drei wichtige Schritte unterteilen:

1. Komplexe Projekte in kleinere (manchmal offensichtliche) Aufgaben zerlegen
2. Checklisten kurz und überschaubar halten; fünf bis neun Punkte sind ideal
3. Eine klare, genaue Sprache zur Aufgabenbeschreibung verwenden; auch die Formatierung sollte einfach gehalten werden

Schritt 3: Hole das Beste aus deinen Talenten und Ressourcen heraus

Kannst du einen aktualisierten Bericht schreiben? Willst du eine neue Mitarbeiterin einarbeiten? Nimmst du heute Nachmittag am Budget-Meeting teil? Diese Art von Fragen beantworten wir jeden Tag mit „Ja“ – ein einfacher Weg, um zu zeigen, dass wir uns für die Arbeit engagieren und dem Team helfen. Aber das kann auch dazu führen, dass sich unsere To-do-Listen (und unsere Zeit) unüberschaubar anfühlen.

Trotzdem würden viele von uns lieber weiterhin Ja sagen, als zu delegieren. In einer Studie mit 332 Unternehmen hat sich gezeigt, dass 46 % der Befragten auf die Delegationsfähigkeiten ihrer Mitarbeitenden bedacht waren. Gleichzeitig geben aber nur 28 % an, dass sie Schulungen zu diesem Thema anbieten.

Dies ist sehr bedenklich, wenn wir bedenken, dass Delegieren mehr bedeutet als nur etwas an eine:n Assistent:in oder ein Teammitglied weiterzugeben. Zum Delegieren gehört, dass du weißt, wer für welche Aufgabe am besten geeignet ist, dass du die Fähigkeiten unserer Mitarbeitenden optimal nutzt und dass du weißt, wann du dich zurücknehmen musst.

Laut Jesse Sostrin, Director im Leadership Coaching Center of Excellence von PwC, müssen Führungskräfte bei jeder Aufgabe eine essentielle Rolle spielen, was aber nicht bedeutet, dass sie tief in die anfallende Arbeit involviert sein müssen. „Die beiden Konzepte [essential and involved] sind nicht dasselbe – genauso wie beschäftigt und produktiv sein nicht unbedingt dasselbe ist“, schreibt er im Harvard Business Review.

Anstatt also für alles Verantwortung zu übernehmen, schlägt Sostrin vor, folgende Zeitmanagement-Fähigkeiten anzuwenden:

• Überprüfe jede Anforderung, um festzustellen, ob sie mit deinen wichtigsten Fähigkeiten übereinstimmt
• Wenn dies der Fall ist, sage „Ja“ und nimm dir Zeit, dich aktiv zu engagieren
• Wenn nicht, sage „Ja, wenn …“ und finde andere, die besser für die Aufgabe geeignet sind

Sostrin weist darauf hin, dass du dabei immer noch berätst, motivierst und führst. Mit anderen Worten: Du bist immer noch von essentieller Bedeutung für die Aufgaben – aber du bist nicht für die Hauptarbeit verantwortlich. Das verändert deine Führungsmentalität von „Ich bin dafür verantwortlich, dass die Arbeit erledigt wird“ zu „Ich leite Menschen, Prioritäten und Projekte … und die Arbeit wird erledigt, weil sich die richtigen Leute auf die richtigen Aufgaben konzentrieren.“

Da sich die Arbeitswelt ständig weiterentwickelt, wird es immer schwieriger, unsere Zeit zu verwalten. Aber sie ist eine zu wertvolle Ressource, als dass wir sie verschwenden könnten. Mit kreativen Zeitmanagement-Fähigkeiten können wir unsere Konzentration und Produktivität steigern, den letzten Punkt auf unserer To-do-Liste abhaken und etwas früher nach Hause gehen.