Ricalibrare le capacità di gestione del tempo e riprendersi la giornata di lavoro

Una ricerca di Deloitte, tuttavia, mostra che il 47% dei dipendenti dubita che questi strumenti favoriscano effettivamente la produttività. Se stai cercando di tenere sotto controllo la tua tabella di marcia, definire le priorità in termini di responsabilità e recuperare minuti preziosi senza affidarti a ulteriori tecnologie, ecco tre semplici passaggi per iniziare a migliorare la tua gestione del tempo.

Passaggio 1: programmare meno riunioni inefficaci

Scrum, appuntamenti, sessioni di brainstorming: chiamale come vuoi, una riunione è una riunione e spesso ci passiamo troppo tempo.

Vent’anni fa, i senior manager passavano in riunione 23 ore alla settimana, rispetto alle meno di 10 ore di riunione settimanali degli anni ’60. Nonostante la grande quantità di tempo che dedichiamo alle riunioni, pochi le ritengono produttive. Su un campione di circa 200 dirigenti intervistati dalla Harvard Business Review, il 71% ha affermato di considerare le riunioni inefficaci e il 65% ha dichiarato che le riunioni gli impediscono di svolgere il proprio lavoro.

Ma questo non significa nemmeno che dobbiamo eliminare completamente le riunioni dal nostro calendario. Elizabeth Grace Saunders, coach di gestione del tempo e autrice di How to Invest Your Time Like Money, sostiene che le conversazioni faccia a faccia sono ottime per mettere tutti d’accordo. Nella maggior parte dei casi, sono più agevoli delle e-mail, soprattutto per discutere di argomenti più astratti, come il design. Ma affinché le riunioni siano davvero efficaci, devono svolgersi prima dell’avvio di un progetto.

“Quando accetti un compito importante, parla con le principali parti interessate per capire cosa si aspettano da te”, scrive Saunders. “Chiarendo cosa è realmente necessario e a quale livello, puoi risparmiare ore di tempo e concentrare le tue energie sulle attività da intraprendere e su come portarle a termine”.

Passaggio 2: identificare e dare la priorità alle attività essenziali

Con l’aggiunta di ulteriori fasi, processi e strumenti sul posto di lavoro, è sempre più difficile capire come utilizzare in modo efficace le capacità di gestione del tempo. Anche se si tratta di una strategia semplice, la creazione di un elenco di cose da fare è un punto di partenza produttivo.

Atul Gawande, chirurgo e scrittore, recentemente nominato amministratore delegato della società di assistenza sanitaria di Amazon, Haven, da quasi dieci anni sostiene i vantaggi derivanti dall’uso delle checklist. Nel suo libro “Checklist: come fare andare meglio le cose”, Gawande spiega che queste liste hanno aiutato medici, piloti e altri a svolgere le proprie attività correttamente e con successo, perché aiutano le persone a identificare le attività essenziali.

“Ci ricordano i passaggi minimi necessari e li rendono espliciti”, scrive. “Non solo permettono di fare controlli, ma infondono anche una sorta di disciplina per raggiungere prestazioni più elevate”.

Secondo Thomas Smale, collaboratore di Entrepreneur e cofondatore della società di consulenza FE International, il pensiero di Gawande sulla gestione del tempo può essere sintetizzato in tre passaggi chiave:

1. Suddividere i progetti complessi in attività più piccole (a volte ovvie)
2. Mantenere le checklist brevi e gestibili; l’ideale è avere da cinque a nove punti
3. Usare un linguaggio chiaro e preciso per descrivere le attività; anche la formattazione deve essere semplice

Fase 3: sfruttare al meglio talenti e risorse

Puoi inviare un report aggiornato? Ti va di occuparti della formazione di un nuovo dipendente? Vuoi partecipare alla riunione di bilancio di oggi pomeriggio? Rispondiamo in modo affermativo a questo tipo di domande ogni giorno perché è un modo semplice per dimostrare che lavoriamo con impegno e che aiutiamo il team. Ma è anche probabile che la nostra lista di cose da fare diventi così lunga da ostacolare una gestione efficace del tempo.

Tuttavia, molti di noi preferiscono continuare ad accettare piuttosto che delegare. In uno studio condotto su 332 aziende, il 46% degli intervistati si è detto preoccupato delle capacità di delega dei propri dipendenti. Ma allo stesso tempo, solo il 28% ha dichiarato di offrire formazione sull’argomento.

Questo è un problema enorme, considerando che delegare richiede molto di più che affidare qualcosa a un assistente o a un membro del team. Delegare significa sapere chi è più idoneo a occuparsi di una determinata attività, sfruttare al meglio le competenze dei dipendenti e sapere quando è il caso di mettersi da parte per favorire una migliore gestione del tempo.

Secondo Jesse Sostrin, direttore del Leadership Coaching Center of Excellence di PwC, i dirigenti giocano un ruolo essenziale in ogni attività, ma ciò non significa che debbano essere profondamente coinvolti nel lavoro svolto. “L’essere essenziali e l’essere coinvolti non coincidono, così come l’essere occupati e l’essere produttivi non sono necessariamente sinonimi”, scrive per l’Harvard Business Review.

Invece di assumersi tutte le responsabilità, Sostrin consiglia l’implementazione di queste strategie per la gestione del tempo:

• Analizza ogni richiesta per determinare se è in linea con le tue competenze principali
• Se lo è, accetta le responsabilità e trova il tempo di partecipare attivamente
• Se non lo è, accetta a patto che si verifichi una condizione X e identifica altre persone più idonee all’attività in questione

In questo modo, sottolinea Sostrin, continuerai a dare consigli, a motivare e a guidare. In altre parole, sei ancora essenziale per portare a termine il lavoro, ma non sei responsabile del lavoro effettivo. Bisogna cambiare la mentalità di leadership, passando da “sono la persona responsabile di portare a termine il lavoro” a “gestisco le persone, le priorità e i progetti, e il lavoro sarà portato a termine perché le persone giuste sono concentrate sulle attività giuste”.

Con la continua evoluzione del mondo del lavoro, la gestione del tempo sarà sempre più complessa, ma è una risorsa troppo preziosa per essere sprecata. Grazie a una gestione creativa del tempo, possiamo aumentare la nostra concentrazione e produttività, spuntare l’ultimo punto dalla nostra checklist e tornare a casa un po’ prima.