Cos’è la gestione di progetto e quali sono le sue fasi?

La gestione di progetto sta diventando una delle pratiche aziendali leader nelle organizzazioni di ogni settore e dimensione. Sebbene sia sempre stata presente, questa tendenza deriva dalla decisione presa negli ultimi decenni dalle aziende di voler controllare tale processo e di voler sviluppare sistemi per migliorarlo.

Per comprendere i vantaggi di questa successione di passaggi, è essenziale conoscere le principali metodologie per una sua applicazione di successo, le fasi comprende e, ovviamente, in cosa consiste la gestione di progetto. Di seguito rispondiamo a tutte queste domande.

Cos’è esattamente la gestione di progetto?

Possiamo definire la gestione di progetto come un insieme di tutto ciò che ruota attorno a un processo aziendale e che lo definisce: la pianificazione, l’organizzazione, lo sviluppo, il monitoraggio, la conclusione o i miglioramenti che costituiscono il corretto funzionamento di un progetto fanno parte della sua gestione, che può essere messa in pratica utilizzando diverse metodologie.

Principali metodologie per la gestione di progetto

Sebbene si tratti di qualcosa di completamente adattabile alla situazione, alle circostanze e ai bisogni di ciascuna azienda, la verità è che nella gestione di progetto tendiamo sempre a seguire determinati schemi, il che ha portato alla creazione di metodologie che si sono consolidate con successo nel campo aziendale al momento di sviluppare qualsiasi tipo di processo:

Metodologia a cascata

È un’opzione sicura nella gestione di progetto, essendo forse una delle metodologie più antiche, e si basa sul seguire una serie di passaggi molto marcati come ideazione, sistematizzazione, applicazione, monitoraggio, miglioramento e manutenzione del processo.

Change management

Il change management si focalizza su un tipo molto specifico di progetto a livello aziendale, che consiste nell’implementazione delle novità all’interno di un’azienda. Qualsiasi trasformazione comporta una serie di rischi, svantaggi e difficoltà: questa metodologia si concentra sui modi per prevenirli e sul controllo anticipato.

Scrum

La metodologia Scrum, adottata da innumerevoli grandi aziende, soprattutto asiatiche, trova le sue origini nel mondo del rugby e segue un processo molto semplice: strutturare progetti assegnando ruoli e compiti brevi e specifici che vengono consegnati dai membri del team.

Metodologia agile

Una delle caratteristiche principali delle cosiddette metodologie agili è l’adattabilità, ovvero nel proporre nuove soluzioni per superare i diversi ostacoli che si possono presentare durante lo sviluppo di un progetto.

Diagrammi di Gantt

Insieme alle schede Kanban, è la metodologia più visiva presente in questo elenco relativo alla gestione di progetto: porta il nome del suo ideatore e prevede la creazione di un diagramma che comprende in dettaglio le diverse fasi del progetto, i compiti da svolgere, le date di consegna e il membro del team che se ne occuperà.

Sequenze tradizionali della gestione di progetto

Queste sequenze sono un’altra certezza di questo tipo di processo, semplici come pianificare in anticipo le diverse fasi di un processo e seguire passo dopo passo la tabella di marcia inizialmente determinata, andando avanti solo quando tutte le attività della fase precedente sono state completate.

Lean

Le metodologie Lean, sempre più applicate nei team di lavoro delle grandi aziende, si basano sulla riduzione degli sprechi, investendo il minimo indispensabile delle risorse (di ogni tipo) per raggiungere i massimi obiettivi possibili all’interno di un progetto.

Modello Six Sigma

Un’altra soluzione comune tra le grandi aziende è la metodologia nota come Six Sigma, che si basa sul monitoraggio statistico dei progetti al fine di limitare il più possibile gli errori che possono generare colli di bottiglia e problemi di efficienza nel loro sviluppo.

Sistemi adattati al processo

I sistemi adattati al processo, tra cui alcuni di quelli qui menzionati, come Six Sigma o Lean, sono quelli che tengono in considerazione il fatto che la gestione di progetto dovrebbe basarsi su un obiettivo concreto a seconda del processo a cui vengono applicati e di ciascuna delle sue fasi.

Schede Kanban

Sebbene si tratti di una metodologia tradizionale, la verità è che attualmente esistono innumerevoli software basati su questo sistema (come Asana, Trello o Notion, per citare gli esempi principali), in cui i compiti vengono espressi visivamente e vengono spostati da una fase all’altra in una dashboard durante l’avanzamento del progetto.

Fasi della gestione del progetto

In generale, le fasi della gestione di progetto non variano eccessivamente da un’organizzazione all’altra, al di là della metodologia solitamente utilizzata e del nome dato a ciascuna fase. In questo senso, la standardizzazione ricorrente è quella ideata dal Project Management Institute e denominata Project Management Body Of Knowledge:

Studio di fattibilità

La fattibilità di un progetto dipende fondamentalmente dall’equilibrio tra l’investimento che richiede e i benefici che genera ed è essenziale l’analisi dettagliata quando la si affronta: questa è perciò la prima fase della gestione di progetto.

Ideazione del progetto e distribuzione dei ruoli

Una volta dimostrato che si tratta di un progetto fattibile, è il momento di pianificarlo tenendo conto degli obiettivi, dei compiti che lo compongono e dei ruoli di ciascuno dei membri del team e che svolgeranno il lavoro.

Sviluppo del progetto

Lo sviluppo del progetto è il punto centrale e cruciale della sua gestione, oltre ad essere il momento che maggiormente può variare in base alla metodologia applicata, scelta tra tutte quelle citate. In ogni caso questa è la fase in cui il team deve mettere tutto il suo talento e il suo impegno.

Tracciamento e monitoraggio

Tutte le fasi di un progetto possono essere migliorate, attraverso l’implementazione di tecnologie, le modifiche al processo o i cambiamenti nel team di lavoro. In questo senso è fondamentale effettuare un monitoraggio per identificare errori e opportunità di miglioramento.

Conclusioni e risultato

Infine, la gestione di progetto attribuisce grande importanza al risultato finale dello stesso, poiché dopotutto è l’obiettivo principale per il quale viene sviluppato. In questo momento è fondamentale acquisire alcune pratiche, sempre con l’obiettivo di migliorare il prodotto finale in futuro.

Vantaggi della gestione del progetto

Parliamo di una pratica praticamente obbligatoria nello sviluppo dei processi aziendali e che, alla fine, avviene in modo conscio o inconscio. A tal fine assumere il controllo consente alle aziende di sfruttare maggiormente e nel migliore dei modi i principali vantaggi della gestione di progetto:

• Massimizza l’utilizzo delle risorse.
• Moltiplica l’efficienza operativa.
• Migliora l’immagine dell’azienda all’esterno e all’interno.
• Promuove l’adattabilità di fronte alle sfide.
• Promuove il miglioramento continuo attraverso l’apprendimento.
• Riduce i rischi.

Slack, lo strumento per la gestione del progetto

Slack è diventato uno strumento base nella gestione di progetto in molte aziende. La spiegazione del nostro successo sta principalmente nella possibilità di unificare una serie di soluzioni all’interno di una stessa piattaforma che si focalizza anche al filo conduttore di qualsiasi processo aziendale: la comunicazione.