Applica la gestione di progetto, basata su una qualsiasi delle sue metodologie, per sistematizzare i processi aziendali e renderli più efficienti.
Considera che secondo una statistica pubblicata da PMI (Project Management Institute), solo il 48% dei progetti raggiunge il successo, mentre il 12% fallisce completamente.
La gestione di progetto sta diventando una delle pratiche aziendali di riferimento nelle organizzazioni di ogni settore e dimensione. Sebbene sia sempre stata presente, questa tendenza deriva dalla decisione presa negli ultimi decenni dalle aziende di voler controllare tale processo e di voler sviluppare sistemi per migliorarlo.
Per comprendere i vantaggi di questa successione di passaggi, è essenziale conoscere le principali metodologie per una sua applicazione di successo, le fasi che comprende e, ovviamente, in cosa consiste la gestione di progetto.
Cos’è la gestione di progetto?
Possiamo definire la gestione di progetto come un insieme di tutto ciò che ruota attorno a un processo aziendale e che lo definisce: la pianificazione, l’organizzazione, lo sviluppo, il monitoraggio, la conclusione o i miglioramenti che costituiscono il corretto funzionamento di un progetto fanno parte della sua gestione, che può essere messa in pratica utilizzando diverse metodologie.
Le principali metodologie di gestione dei progetti
Sebbene si tratti di qualcosa di completamente adattabile alla situazione, alle circostanze e ai bisogni di ciascuna azienda, la verità è che nella gestione di progetto tendiamo sempre a seguire determinati schemi, il che ha portato alla creazione di 5 metodologie che si sono consolidate con successo nel campo aziendale:
- Waterfall
- Agile
- Scrum
- Kanban
- Lean e Six Sigma
Considera che la scelta della metodologia dipende dalla natura del progetto: i progetti Agile hanno un tasso di successo del 64%, contro il 49% dei progetti Waterfall.
Metodologia Waterfall (a cascata)
È un’opzione sicura nella gestione di progetto, essendo forse una delle metodologie più antiche, e si basa sul seguire una serie di passaggi molto marcati come ideazione, sistematizzazione, applicazione, monitoraggio, miglioramento e manutenzione del processo.
Metodologia agile
Una delle caratteristiche principali delle cosiddette metodologie agili è l’adattabilità, ovvero proporre nuove soluzioni per superare i diversi ostacoli che si possono presentare durante lo sviluppo di un progetto.
Scrum
La metodologia Scrum, adottata da innumerevoli grandi aziende, soprattutto asiatiche, trova le sue origini nel mondo del rugby e segue un processo molto semplice: strutturare progetti assegnando ruoli e compiti brevi e specifici che vengono consegnati dai membri del team.
I principali ruoli sono due:
- Product Owner: definisce la visione del prodotto, stabilisce le priorità di business e gestisce il product backlog per massimizzare il valore generato.
- Scrum Master: facilita il processo Scrum, rimuove gli impedimenti e garantisce che il team applichi correttamente principi e pratiche Agile.
Questa metodologia adotta un ciclo di lavoro a durata fissa (di norma 2–4 settimane) in cui il team è invitato a conseguire dei progressi concreti e verificabili.
Kanban
Sebbene si tratti di una metodologia tradizionale, la verità è che attualmente esistono innumerevoli software basati su questo sistema (come Asana, Trello o Notion, per citare gli esempi principali), in cui i compiti vengono espressi visivamente e vengono spostati da una fase all’altra in una dashboard durante l’avanzamento del progetto.
Lean e Six Sigma
Lean e Six Sigma sono due metodologie simili per principio, in quanto entrambe si focalizzano sulla riduzione degli errori e degli sprechi.
La prima si basa sulla riduzione degli sprechi, investendo il minimo indispensabile delle risorse (di ogni tipo) per raggiungere i massimi obiettivi possibili all’interno di un progetto.
Il modello Six Sigma si basa invece sul monitoraggio statistico dei progetti al fine di limitare il più possibile gli errori che possono generare colli di bottiglia e problemi di efficienza nel loro sviluppo.
Riassumiamo caratteristiche e vantaggi delle metodologie illustrate nella tabella che segue.
| Metodologia | Approccio | Quando usarla | Vantaggi | Svantaggi |
| Waterfall | Sequenziale e strutturato, con fasi definite e consecutive | Progetti con obiettivi chiari e requisiti stabili | Pianificazione precisa, controllo elevato, facilità di gestione | Scarsa flessibilità, difficile adattarsi ai cambiamenti |
| Agile | Iterativo e flessibile, orientato al miglioramento continuo | Contesti dinamici e progetti soggetti a evoluzione | Elevata adattabilità, risposta rapida ai problemi | Minore prevedibilità, richiede forte coordinamento |
| Scrum | Agile strutturato con ruoli definiti e cicli brevi | Quando servono risultati rapidi e verificabili | Chiarezza organizzativa, progressi costanti | Dipendenza dalla maturità del team, possibile rigidità |
| Kanban | Visivo e continuo, basato sul flusso di lavoro | Attività operative o gestione continua dei processi | Semplicità, trasparenza, monitoraggio immediato | Poco adatto a progetti complessi e con scadenze rigide |
| Lean e Six Sigma | Orientato all’efficienza e alla riduzione di sprechi ed errori | Ottimizzazione dei processi aziendali | Miglioramento qualità, riduzione costi, maggiore efficienza | Implementazione complessa, competenze specialistiche richieste |
Le 5 fasi del ciclo di vita del progetto
In generale, le fasi della gestione di progetto non variano eccessivamente da un’organizzazione all’altra, al di là della metodologia solitamente utilizzata e del nome dato a ciascuna fase. In questo senso, la standardizzazione ricorrente è quella ideata dal Project Management Institute e denominata Project Management Body Of Knowledge.
Consiste in 5 fasi:
- Avvio
- Pianificazione
- Esecuzione
- Monitoraggio e controllo
- Chiusura
Avvio
La fattibilità di un progetto dipende fondamentalmente dall’equilibrio tra l’investimento che richiede e i benefici che genera ed è essenziale l’analisi dettagliata quando la si affronta: questa è perciò la prima fase della gestione di progetto.
Pianificazione
Una volta dimostrato che si tratta di un progetto fattibile, è il momento di pianificarlo tenendo conto degli obiettivi, dei compiti che lo compongono e dei ruoli di ciascuno dei membri del team che svolgeranno il lavoro.
Esecuzione
Lo sviluppo del progetto è il punto centrale e cruciale della sua gestione, oltre ad essere il momento che maggiormente può variare in base alla metodologia applicata, scelta tra tutte quelle citate. In ogni caso questa è la fase in cui il team deve mettere tutto il suo talento e il suo impegno.
Monitoraggio e controllo
Tutte le fasi di un progetto si possono migliorare, attraverso l’implementazione di tecnologie, le modifiche al processo o i cambiamenti nel team di lavoro. In questo senso è fondamentale effettuare un monitoraggio per identificare errori e opportunità di miglioramento.
Chiusura
Infine, la gestione di progetto attribuisce grande importanza al risultato finale dello stesso, poiché dopotutto è l’obiettivo principale per il quale lo sviluppiamo. In questo momento è fondamentale acquisire alcune pratiche, sempre con l’obiettivo di migliorare il prodotto finale in futuro.
I vantaggi della gestione strutturata dei progetti
Parliamo di una pratica pressoché obbligatoria nello sviluppo dei processi aziendali e che, alla fine, avviene in modo conscio o inconscio. A tal fine, assumere il controllo consente alle aziende di sfruttare maggiormente e nel migliore dei modi i principali vantaggi della gestione di progetto:
- Massimizza l’utilizzo delle risorse.
- Moltiplica l’efficienza operativa.
- Migliora l’immagine dell’azienda all’esterno e all’interno.
- Promuove l’adattabilità di fronte alle sfide.
- Promuove il miglioramento continuo attraverso l’apprendimento.
- Riduce i rischi.
Considera che le organizzazioni con processi di PM maturi completano il 63% dei progetti nei tempi previsti.
Come Slack supporta la gestione dei progetti
Slack centralizza la comunicazione di progetto, riducendo uno dei principali fattori di fallimento: il 30% dei progetti fallisce per comunicazione inefficace.
La spiegazione del nostro successo sta principalmente nella possibilità di unificare una serie di soluzioni all’interno di una stessa piattaforma che si focalizza anche sul filo conduttore di qualsiasi processo aziendale: la comunicazione.
La presenza di molte funzionalità e strumenti, a partire da canvas, workflow e integrazioni, lo rende lo strumento ideale nella gestione di un progetto.
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Potrai anche confrontare le funzionalità presenti nel piano gratuito e in quelli a pagamento e scoprire le soluzioni che abbiamo pensato in base al settore di attività o al reparto.
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