Gestione documentale: consigli per una gestione efficace

La gestione documentale è, di solito, un’area spesso sottovalutata dalle aziende. Secondo uno studio di Finances Online, in media, le imprese sprecano 20.000 € all’anno a causa di problemi con i documenti. Inoltre i dipendenti trascorrono più del 50% del proprio tempo a creare e preparare documenti, che l’83% delle volte devono essere rifatti poiché non vengono più ritrovati all’interno del proprio sistema di file.

Benjamin Franklin, celebre statista, inventore e padre fondatore degli Stati Uniti, era noto anche per la sua eccellente metodologia di organizzazione. Diceva che “per ogni minuto speso nell’organizzazione, si guadagna un’ora”. 

In piena era digitale, con strumenti e metodi in continua evoluzione, rimane un principio fondamentale: le aziende devono conservare i dati in maniera organizzata, accessibile e sicura per avere successo. In questo articolo spieghiamo nel dettaglio che cos’è la gestione documentale, i principali vantaggi e come applicare un sistema efficace nell’era digitale.

Che cos’è la gestione documentale?

Con gestione dei documenti o documentale ci si riferisce ai processi, ai metodi e alle risorse che permettono di radunare, salvare e recuperare documenti, fisici o digitali. Questo per la necessità di mantenere le informazioni in maniera ordinata, integrale, protetta e accessibile, sia per fini operativi che legali.

In piena era tecnologica, l’obiettivo delle imprese è mantenere grandi volumi di dati organizzati e facilmente accessibili. La gestione documentale moderna va ben oltre la semplice conservazione; implica la creazione di sistemi intelligenti che permettono di classificare, catalogare e recuperare i dati rapidamente. 

Al giorno d’oggi le imprese applicano Sistemi di gestione documentale o DMS (Document Management Systems) per amministrare efficacemente i file digitali. Si tratta di sistemi che offrono funzionalità avanzate come ricerca rapida, controllo delle versioni e collaborazione in tempo reale. 

Inoltre, i DMS moderni di solito sono dotati di tecnologie come l’intelligenza artificiale per catalogare e analizzare meglio i documenti, o dell’automatizzazione dei flussi di lavoro per ottimizzare i processi e aumentare la produttività.

Quali sono le principali funzioni della gestione documentale?

Indipendentemente dalle dimensioni di un’azienda o organizzazione, una buona gestione documentale sta assumendo sempre più importanza… L’obiettivo, oltre a tenere tutto in ordine, è che le informazioni accumulate siano al costante servizio della società e dei suoi dipendenti. Tra le principali caratteristiche della gestione documentale troviamo:

1. Creazione di documenti: stabilire processi e moduli per generare nuovi documenti, garantendo costanza e qualità delle informazioni create.
2. Organizzazione e classificazione: stabilire un sistema coerente per catalogare ed etichettare i documenti, facilitando le ricerche future.
3. Protezione: assicurare che i documenti vengano salvati in maniera sicura, protetti da ogni rischio di perdita, danno o accesso non autorizzato.
4. Distribuzione e accesso: implementare sistemi che permettano la condivisione dei documenti in maniera rapida ed efficace, con un controllo dei livelli di accesso in base ai ruoli e alle responsabilità che si ricoprono all’interno di un’organizzazione.
5. Conservazione e cancellazione: stabilire politiche definite sul tempo di conservazione dei documenti e sulla cancellazione definitiva, laddove i dati non siano più necessari.
6. Ricerca e recupero: implementare sistemi che permettano di trovare rapidamente i dati richiesti, di risparmiare tempo e di migliorare l’efficacia operativa.
7. Controllo delle versioni: mantenere un registro delle modifiche effettuate ai documenti, consentendo un monitoraggio preciso dei cambiamenti e la possibilità di tornare alle versioni precedenti, se necessario.
8. Conformità: garantire che la gestione documentale rispetti le regole e le leggi in vigore, tra cui la protezione dei dati personali e la conservazione dei registri aziendali.
9. Revisione e tracciabilità: mantenere un registro dettagliato degli accessi ai documenti e delle modifiche effettuate, facilitando la revisione e il rispetto delle regole.

Vantaggi della gestione documentale

Una gestione documentale efficace offre alle imprese un gran numero di vantaggi, tra cui:

• Produttività: riducendo il tempo dedicato alla ricerca e alla gestione dei documenti, grazie all’ordine, alla catalogazione e all’automatizzazione dei flussi di lavoro, i dipendenti possono concentrarsi su mansioni di maggiore importanza e urgenza.
• Riduzione dei costi: la digitalizzazione e la gestione efficace dei documenti riduce i costi relativi alla stampa, alla carta e alla conservazione fisica.
• Protezione delle informazioni: i sistemi di gestione documentale offrono controlli di accesso e crittografici, per la protezione dei dati sensibili.
• Processo decisionale migliorato: l’accesso rapido alle informazioni precise e aggiornate permette ai dirigenti e ai dipendenti di prendere decisioni più ponderate.
• Collaborazione: i sistemi moderni di gestione documentale facilitano il lavoro di gruppo, permettendo la modifica simultanea e lo scambio di documenti in tempo reale.
• Rispetto delle norme: aiuta le imprese a rispettare regole e norme industriali, riducendo il rischio di sanzioni e migliorando la reputazione generale.
• Recupero in caso di calamità:  facilita il recupero rapido dei dati sensibili in caso di perdita o di disastri informatici, riducendo al minimo l’inattività e le perdite finanziarie.
• Scalabilità: con la crescita dell’impresa, un buon sistema di gestione documentale è facilmente adattabile per gestire volumi di dati sempre più grandi, senza compromettere l’efficacia o l’accessibilità.
• Sostenibilità: il minor utilizzo di carta e risorse fisiche contribuisce a ridurre l’impatto ambientale dell’azienda, in linea con le esigenze di responsabilità ambientali imprenditoriali, in costante aumento.

Come avere una corretta gestione documentale?

Dopo aver visto quanti vantaggi offre una gestione documentale efficace, è evidente la sua importanza per la competitività di un’impresa. Come si fa dunque a mettere in pratica una buona gestione documentale?

1. Valutare: il primo passo è valutare lo stato corrente di organizzazione dei documenti dell’azienda. Occorre identificare necessità, obiettivi e opportunità di miglioramento. In questa fase risulta fondamentale comprendere tutti i dipartimenti, per ottenere una visione completa.
2. Creare un sistema di classificazione: sviluppare una struttura logica e coerente per organizzare i documenti. Creazione di categorie, sottocategorie ed etichette che facilitino la ricerca e il recupero delle informazioni. Il sistema deve essere flessibile a sufficienza per adattarsi alle future modifiche dell’azienda.
3. Adottare un sistema di gestione documentale: selezionare e adottare un software di gestione documentale che si adatti alle esigenze dell’impresa. Il sistema deve presentare caratteristiche come il salvataggio sicuro, il registro delle versioni, la ricerca avanzata e funzionalità di collaborazione.
4. Stabilire una politica e i vari processi: definire linee guida chiare per creare, salvare, accedere ed eliminare i documenti. La politica deve trattare aspetti quali la denominazione dei file, i periodi di conservazione e i protocolli di sicurezza. 
5. Formare il personale: offrire una formazione completa e aggiornata a tutti i dipendenti sull’uso del sistema di gestione documentale e sulle politiche associate.
6. Implementare un sistema di controllo: stabilire dei meccanismi per monitorare e valutare regolarmente l’efficacia del sistema di gestione documentale. 
7. Mantenere la sicurezza e il rispetto delle norme: assicurarsi che il sistema di gestione documentale rispetti tutte le regole e norme di sicurezza applicabili.
8. Integrare con i flussi di lavoro: assicurarsi che il sistema di gestione documentale si integri alla perfezione con i processi e i flussi di lavoro presenti nell’azienda. Questo può risultare nell’automatizzazione di alcune mansioni, come l’approvazione di documenti o la notifica di modifiche.
9. Miglioramento costante: stabilire un processo di verifica e miglioramento costante del sistema di gestione documentale. Ciò include raccogliere e analizzare le metriche delle prestazioni o rimanere aggiornati sulle nuove relative tecnologie o migliorie pratiche.

Gestione documentale di Slack

La gestione documentale è un elemento importantissimo che le imprese non devono sottovalutare, poiché può avere un impatto estremamente positivo sull’efficienza operativa e la produttività generale. Una gestione documentale efficace non fa solo risparmiare tempo e risorse, ma migliora anche la collaborazione tra dipartimenti e facilita  il processo decisionale.

In questo ambito strumenti come Slack possono svolgere un ruolo importante nella modernizzazione dei processi di gestione documentale. E nonostante non sia principalmente una piattaforma di gestione documentale, ha comunque un ruolo da protagonista nella forma in cui i dipendenti accedono o condividono documenti nelle loro attività lavorative quotidiane.

Le diverse integrazioni che offre Slack con le piattaforme di gestione documentale come Google Drive, Dropbox o Microsoft OneDrive permettono ai team di condividere, accedere e collaborare ai documenti direttamente dall’interfaccia di Slack.

Ciò facilita la concentrazione delle informazioni e migliora l’efficacia comunicativa relativa ai documenti. Inoltre le funzioni di ricerca avanzata di Slack aiutano gli utenti a trovare rapidamente le conversazioni e i file condivisi, completando così le capacità di un sistema di gestione documentale tradizionale.

L’incorporazione dell’IA generativa, insieme allo strumento di automatizzazione dei flussi di lavoro, può accelerare notevolmente la forma in cui i dipendenti accedono, creano, condividono o consultano informazioni importanti. Il tutto diventa più rapido e più semplice.

In tal modo Slack diventa un anello di congiunzione tra i diversi strumenti e piattaforme utilizzati dalle imprese per gestire le informazioni. Concentrando le comunicazioni e facilitando l’accesso ai documenti, Slack è un elemento fondamentale per la strategia di gestione documentale, in grado anche di migliorare la collaborazione e l’efficacia dei flussi di informazioni in un’organizzazione.