Scrum planning poker: guía práctica con Slack

¿Conoces el sistema scrum planning poker para planificar el desarrollo de proyectos en función del esfuerzo asociado a cada tarea? Se trata de uno de los métodos mejor valorados en determinados sectores -principalmente el desarrollo de software-, aunque cada vez se extiende más hacia otros ámbitos por el dinamismo y la eficiencia que supone.

Al fin y al cabo, la planificación de proyectos es un elemento imprescindible en los equipos de trabajo. Emplear la gamificación lo hace más agradable, dinámico y motivador, lo que deriva indiscutiblemente en esa eficiencia tan buscada por las empresas en cada proceso, y en este argumento se apoya el scrum planning poker.

¿Qué es scrum planning poker y por qué usarlo?

Scrum planning poker es una metodología basada en la gamificación del backlog de un producto o proyecto, que originariamente se aplicaba principalmente en el desarrollo de software y a día de hoy se ha extendido a multitud de sectores.

Se trata de realizar una estimación del esfuerzo de cada tarea teniendo en cuenta sus características, un proceso que tiene lugar en equipo y que requiere de una baraja compuesta por los números sucesivos de la serie de Fibonacci. De este modo, cada miembro asigna una numeración a cada sprint en función del esfuerzo que considera que éste conlleva y se debate hasta que se alcance un consenso.

Definición y objetivos según Mike Cohn y James Grenning 

James Grenning, uno de los 13 firmantes del Manifiesto Agile, fue el primero en proponer este sistema como método de previsión del esfuerzo en un proyecto con el fin de diseñar una planificación más eficiente. Mike Cohn, por su parte, perfeccionó y popularizó esta idea en 2005 a través de su libro Agile Estimating and Planning, nuevamente, donde cambió la denominación inicial de Wideband Delphi a Planning Poker.

Principios del skrum planning pocker

El scrum planning poker se sostiene habitualmente sobre tres principios básicos, siempre con el objetivo en mente de hacer una estimación del esfuerzo que conlleva cada tarea:

• Consenso absoluto entre los miembros del equipo en torno a la estimación del esfuerzo que implica un sprint.
• Transparencia a la hora de hacer las estimaciones, que tendrán lugar simultáneamente y se pondrán en común ipso facto, sin exposición a opiniones externas.
• Gamificación para dinamizar el proceso y convertirlo en un modo de planificar menos tedioso y más creativo y eficiente.

Beneficios de aplicar el scrum planning poker en tus proyectos

Para quienes están familiarizados con las metodologías ágiles y scrum, resulta sencillo definir las principales ventajas de la aplicación de la técnica del planning poker. La relevancia de la estimación del esfuerzo en este tipo de proyectos hace que la mayoría de beneficios giren alrededor de este proceso y de la implicación de los usuarios.

• Participación de todos los miembros del equipo en la estimación de las implicaciones de cada trabajo.
• Estimaciones más precisas del esfuerzo en cada tarea, lo que permite definir también los tiempos.
• Mayor conocimiento del papel de cada miembro del equipo en el desarrollo del proyecto.
• Dinamización y mayor eficiencia en la planificación de un proyecto entre todos los usuarios que forman parte del backlog.
• Equidad en la participación de todos los miembros del equipo en función del esfuerzo ligado a cada sprint.
• Asociación de los esfuerzos en tareas correlativas y lo que supone cada sprint para el siguiente.

Proceso paso a paso del planning poker

Una vez definido el sistema y sus principios y beneficios es momento de profundizar en su funcionamiento paso a paso. Desde la preparación hasta el acuerdo final, pasando por las estimaciones anónimas y los debates que permiten alcanzar el consenso, todo el proceso debe ser dinámico y eficiente, tal como vemos a continuación.

Preparación del scrum planning poker

Para preparar este sistema se requiere de las historias de usuario -una breve explicación de la tarea a realizar desde el punto de vista de quien la desarrolla-, el mazo de cartas con la serie de Fibonacci y un facilitador que dirija la planificación.

Selección anónima y simultánea de las cartas

Los usuarios seleccionan una carta para asignarla a cada tarea de forma anónima, y lo hacen simultáneamente para no verse influenciados por las opiniones del resto.

Discusión y consenso acerca de la estimación del esfuerzo

Una vez conocidos los resultados comienza un debate entre los miembros del equipo con el fin de alcanzar el consenso, justificando su elección en torno a la estimación del esfuerzo para cada tarea.

Repetición hasta la convergencia y asignación de puntos a la historia

Por último, tanto la asignación de las cartas como el debate posterior deberán repetirse hasta que finalmente se dé el mencionado consenso y se determine de forma definitiva el nivel de esfuerzo que implica cada sprint del proyecto.

Limitaciones y buenas prácticas

Como cualquier metodología de planificación y desarrollo eficiente de proyectos, el sistema scrum planning poker cuenta con algunas limitaciones que conviene tener en cuenta, ya que conociéndolas es perfectamente posible solventarlas. Sobre todo, es esencial mantener las bases del método independientemente de posibles adaptaciones, por ejemplo, a entornos híbridos.

Riesgo de caer en sesgos de anclaje y de autoridad

Al tratarse de una actividad en equipo, el scrum planning poker puede generar ciertos sesgos en el debate, donde cabe destacar principalmente el sesgo de anclaje -la tendencia a adoptar la primera opinión que se expone- y el de autoridad -que consiste en alinearse con las figuras de mayor importancia en el equipo-.

Cómo acotar los tiempos y evitar extender el debate

Otra de las dificultades de esta metodología reside en la extensión del proceso. Se trata de un sistema para mejorar la eficiencia de los procesos, pero también debe ser eficiente en sí mismo: es importante marcar límites temporales y un número máximo de intervenciones para no convertir el debate en un bucle sin fin.

Adaptaciones para equipos grandes o híbridos

Como es lógico, este proceso se desarrolla con mayor facilidad en equipos pequeños, por lo que requiere de ciertas modificaciones para grupos de mayor envergadura. En cambio, aunque a priori no lo parezca, la posibilidad de llevar a cabo el scrum planning en entornos híbridos es muy sencilla, tal como vemos a continuación.

Integración de planning poker en Slack

Slack permite llevar este sistema de planificación un paso más allá de la mano de la tecnología. A partir de la integración de herramientas específicas para desarrollar el scrum planning poker, la plataforma ofrece una nueva modalidad que permite su realización en entornos híbridos de forma eficiente y sin perder las características principales asociadas a este proceso.

Bots e integraciones específicos para scrum planning poker

Slack ofrece la posibilidad de integrar multitud de herramientas en su plataforma, entre ellas algunas dedicadas específicamente a esta metodología, como PlanningPoker.live, Poker Planner o StoryPlan.

Comandos en Slack

Iniciar una sala dedicada a la planificación de proyectos a través del sistema scrum planning poker es tan sencillo como la introducción de comandos como /create-room o /poker, que permiten comenzar sesiones para el desarrollo de esta práctica en equipos híbridos.

Ventajas del desarrollo de scrum planning poker con Slack

Más allá de la simplicidad, la eficiencia y la comodidad que supone para los equipos poner en práctica esta metodología de planificación en remoto desde Slack, la integración de estos softwares con la plataforma ofrece diversas ventajas:

• Participación asíncrona de todos los miembros del equipo, que pueden participar desde distintos lugares y en diversos horarios de trabajo.
• Historial de sesiones anteriores de scrum planning poker en un canal específico a estos efectos.
• Integración con softwares para la gestión de proyectos como Jira sin salir de la plataforma.

Slack como plataforma central en la planificación de proyectos

Tanto en el sistema scrum planning poker como en otras metodologías agile, la planificación y el desarrollo de proyectos en equipo resulta mucho más eficiente y participativo a través de Slack, donde las notificaciones, los hilos y la posibilidad de realizar un seguimiento automatizado de las conversaciones facilitan el proceso comunicativo.

Caso práctico de estimación con scrum planning poker en Slack

Para entender el desempeño de esta metodología de planificación desde Slack y, sobre todo, extraer el máximo partido posible de la plataforma a estos efectos, es importante conocer cómo llevarlo a cabo mediante la creación de salas, la invitación de usuarios y el desarrollo de los pasos necesarios.

Preparación en canal dedicado

Utilizando cualquiera de los dos comandos mencionados anteriormente -/create-room o /poker- se inicia el canal específico para el desarrollo del scrum planning poker en equipo.

Invitación mediante comando y explicación de las reglas

Una vez creado el canal, llega el momento de invitar a todos los miembros del equipo y explicar las reglas del proceso de planificación, de modo que resulte funcional y eficiente.

Votación con bot y diálogo en hilos

La votación en Slack se lleva a cabo del mismo modo que en un scrum planning poker presencial, de forma anónima, si bien la estimación del esfuerzo de cada tarea se realiza mediante un bot y los debates posteriores tienen lugar en hilos específicos.

Registro y análisis tras la sesión

Finalmente, es importante registrar los resultados obtenidos en la votación y realizar un análisis a modo de monitorización del proceso para identificar oportunidades de mejora -sobre todo a nivel de eficiencia- para futuras ocasiones.

Preguntas frecuentes (FAQ)

• ¿Qué es scrum planning poker y en qué se diferencia del scrum tradicional?

Scrum planning poker es un sistema de planificación de proyectos basado en la estimación del esfuerzo que conlleva cada tarea mediante un mazo de cartas. El scrum tradicional es el propio desarrollo del proyecto de modo ágil, a través de la colaboración para el desarrollo de sprints que se suceden incrementando su valor hasta dar lugar al resultado final.

• ¿Se puede usar planning poker de forma asíncrona en Slack?

Una de las características principales en el desarrollo del scrum planning poker reside en la simultaneidad y el anonimato de los participantes en la estimación del esfuerzo. Sin embargo, al desarrollarse en Slack, es perfectamente posible mantener el anonimato sin necesidad de que las respuestas sean simultáneas.

• ¿Qué bots o herramientas Slack son mejores para planning poker?

Las mejores herramientas que se pueden integrar en Slack para la creación de salas y la gestión del planning poker son PlanningPoker.live, Poker Planner y StoryPlan, que permiten sacar el máximo partido al proceso.

• ¿Cómo se integran historias de Jira en Slack durante la sesión?

La integración de Jira en Slack es muy sencilla, basta con iniciar sesión desde la plataforma, donde recibirás un mensaje automático de Jira Cloud que te permitirá conectar tu proyecto y tus historias de usuario con el canal de Slack.

• ¿Qué hay que hacer si no se llega a un consenso en la estimación?

Cuando en un proceso de scrum planning poker no se llega a un consenso en la estimación del esfuerzo es imprescindible debatir -especialmente desde los puntos de vista más alejados entre sí-, hasta alcanzar un punto intermedio, ya que el objetivo principal de esta metodología es el propio consenso.

Scrum planning poker con Slack, planificación precisa en equipo

Si el uso del sistema scrum planning poker ya resulta dinámico y eficiente de por sí, hacerlo a través de Slack lo convierte en un proceso más sencillo y preciso, sobre todo para equipos híbridos que trabajan desde la distancia. En definitiva, se trata de una apuesta firme por perfeccionar las metodologías agile y adaptarlas a entornos de trabajo híbridos.