La digitalizzazione come garanzia di sopravvivenza sul mercato

La recente pandemia da Covid-19 ha sicuramente accelerato un processo che già prima era inarrestabile: la digitalizzazione aziendale è già la realtà dominante nelle imprese di ogni settore in tutto il mondo. Secondo l’Osservatorio Piccole Imprese di GoDaddy, l’83% delle aziende italiane ha affermato che la digitalizzazione migliora la competitività.

La digitalizzazione delle aziende non riguarda solo l’implementazione di nuove tecnologie nei processi, quello che già facciamo. Si tratta invece di un’evoluzione che va ben oltre, che trasforma le imprese in entità completamente digitali. Ma come si definisce la digitalizzazione, perché è essenziale per la tua azienda e come può essere messa in atto? Te lo spieghiamo di seguito.

Digitalizzazione delle aziende, di cosa si tratta?

Quando parliamo di digitalizzazione, ci riferiamo al processo con cui le informazioni di un’azienda vengono trasferite dal formato fisico a quello digitale attraverso l’integrazione di vari strumenti e tecnologie. Questa è la definizione più elementare di un cambiamento che sembra essenziale per le imprese e che invece è più complesso di quanto si possa pensare.

Differenza tra digitalizzazione e trasformazione digitale

Per cominciare, è importante distinguere tra due concetti che spesso vengono confusi: digitalizzazione e trasformazione digitale. Quest’ultimo termine si riferisce a un’evoluzione totale e congiunta dell’azienda, che modifica strutture, processi e impianti per adattarli alla tecnologia, mentre la digitalizzazione può essere applicata a specifiche aree dell’attività.

Tipi di digitalizzazione a seconda dell’obiettivo

Digitalizzare diverse sezioni di un’azienda ci dà la possibilità di effettuare una trasformazione digitale per fasi con un impatto minore sui conti societari, ma con un risultato analogo. Vediamo i tipi di digitalizzazione che possiamo realizzare gradualmente a seconda degli obiettivi aziendali.

Digitalizzazione del processo produttivo

Questo è probabilmente uno dei tipi di digitalizzazione più evidenti in un’azienda. Si tratta di integrare la tecnologia nei processi operativi interni, in cui il prodotto o il servizio viene creato e trasformato. Questo cambiamento richiede di solito più investimenti di altri, quindi deve essere attuato in modo preciso e mirato, con suddivisione in fasi attentamente pianificate.

Digitalizzazione dei servizi

In questo caso, è importante considerare ciò che l’azienda offre ai propri clienti. Se parliamo di servizi, dobbiamo considerare la possibilità di digitalizzarli o, se parliamo di servizi digitali, di migliorarli o aggiornarli. Anche se a volte può sembrare impossibile, ricorda che la tecnologia si adatta a qualsiasi contesto per migliorarlo in qualche modo.

Digitalizzazione informativa o documentale

La digitalizzazione informativa o documentale è una delle basi di questo processo, in quanto coinvolge qualsiasi reparto o area dell’azienda. La trasformazione comporta l’eliminazione di qualsiasi documento fisico e il suo trasferimento in formato digitale; in questo senso, sebbene sia possibile utilizzare sistemi di archiviazione interni, è sempre più frequente che le aziende conservino i propri dati nel cloud.

Digitalizzazione dei modelli di business

Una delle grandi novità dell’evoluzione tecnologica risiede nell’aumento delle possibilità per le aziende sul mercato. Nonostante le difficoltà associate alla crescita potenziale, oggi è più facile trovare opportunità di mercato, non solo grazie alla globalizzazione, ma anche alla maggiore capacità delle aziende di creare nuovi modelli di business attraverso la digitalizzazione.

Digitalizzazione aziendale completa

Infine, anche se potremmo qualificarla come trasformazione digitale, vale la pena menzionare la digitalizzazione completa di un’azienda. Tenendo conto che il processo può essere portato avanti gradualmente – e che questo è di fatto il più comune nella maggior parte delle imprese – possiamo parlare di digitalizzazione in ogni passo che viene fatto fino a raggiungere il cambiamento completo.

Come effettuare la digitalizzazione nella tua azienda

Come per qualsiasi decisione che comporti un investimento, la realizzazione del processo di digitalizzazione in un’azienda richiede alcuni passaggi inevitabili. Un singolo errore nell’implementazione può avere conseguenze negative sul risultato finale dell’evoluzione, cosa che deve essere evitata seguendo attentamente i passaggi indicati di seguito.

Analisi della situazione e pianificazione degli obiettivi

Prima di iniziare a introdurre cambiamenti, per quanto piccoli, è essenziale effettuare un’analisi della situazione attuale e del contesto dell’azienda. Da questo punto di partenza saremo in grado di identificare le esigenze organizzative e di individuare le opportunità di miglioramento, che ci aiuteranno a stabilire obiettivi adeguati.

Ricerca e selezione degli strumenti

Il mercato tecnologico è sempre più saturo. Esistono infatti migliaia di strumenti per coprire ogni esigenza di un’azienda, anche se non tutti offrono esattamente la stessa cosa. Dall’avvento dell’intelligenza artificiale, questo fenomeno si è moltiplicato in bene e in male: avrai bisogno di più tempo per selezionare le opzioni più appropriate, ma i risultati saranno imbattibili.

Realizzazione dei nuovi sistemi e processi

Una volta selezionati i sistemi e i dispositivi destinati a digitalizzare alcune sezioni dell’azienda, è il momento di metterli in pratica. Tuttavia, questo punto del processo non sarà mai definitivo, poiché è necessario testare e adattare ogni software alle esigenze dell’azienda prima della loro integrazione definitiva.

Formazione dei team di lavoro

Ma se c’è una fase fondamentale nell’intero processo di digitalizzazione di un’azienda, è sicuramente la formazione dei dipendenti. La cultura organizzativa deve cambiare per iniziare a lavorare in maniera differente, con nuove strategie e metodi diversi. Per questo, anche se all’inizio può sembrare complicato, la formazione dei dipendenti deve essere una tappa fondamentale nell’evoluzione dell’azienda.

Applicazione finale

Una volta che gli strumenti sono stati testati e si ha la certezza che i dipendenti si siano adattati e possano lavorare senza problemi nel nuovo ambiente digitale, è il momento di procedere all’integrazione finale delle tecnologie. Tuttavia, è importante sottolineare che in un mercato così mutevole nulla è mai definitivo, può sempre essere interessante esplorare nuovi sistemi.

Monitoraggio costante

Infine, il monitoraggio costante si posiziona come la fase di chiusura e apertura della digitalizzazione nelle aziende. Ma perché il monitoraggio degli strumenti si colloca in questa posizione? È un’ultima fase dell’integrazione che non dovrebbe mai essere chiusa, poiché l’analisi permanente degli strumenti e dei processi può portare all’identificazione di nuove esigenze, dalle quali, di fatto, si aprirebbe un altro processo.

Vantaggi della digitalizzazione di un’azienda

Al di là dei vantaggi che può apportare alla tua azienda, la digitalizzazione è un passo essenziale per garantirne la sopravvivenza sul mercato. Quindi, visto che si tratta di un processo praticamente obbligatorio, vediamo quali vantaggi possiamo trarre da questo progresso che, in ogni caso, supererà sempre gli svantaggi.

Aumento dell’efficienza produttiva

Se c’è un obiettivo comune a tutte le aziende, indipendentemente dalle dimensioni e dal settore di appartenenza, è l’efficienza produttiva. Ecco perché questo è uno degli argomenti principali quando si parla di digitalizzazione: riduzione dei costi, aumento della produzione e delle vendite. Sono davvero necessari ulteriori vantaggi?

Risparmiare sui costi

Lo abbiamo appena accennato, ma questo vantaggio merita un’attenzione particolare. Spesso si associa il risparmio sui costi alla riduzione del lavoro umano, ma non è necessariamente così. Limitare semplicemente il tasso di errore o produrre quantità maggiori in minor tempo significa di per sé ridurre i costi.

Semplificazione del lavoro documentale

Come abbiamo già detto, la digitalizzazione dei documenti è uno dei principali aspetti da affrontare in questo processo evolutivo. Il lavoro documentale è probabilmente uno dei compiti che possono avere il maggiore impatto negativo sulla produttività di un’azienda. In questo senso, l’implementazione di strumenti di gestione dei dati si è rivelata un fattore di differenziazione per le aziende.

Aumento della competitività

Sulla base dei vantaggi menzionati finora, è chiaro che l’integrazione delle tecnologie in un’azienda rappresenta un vantaggio competitivo per chiunque. Tuttavia, considerando che si tratta di una mossa indispensabile, possiamo parlare di aumento della competitività come vantaggio intrinseco di questo processo.

Incremento delle relazioni con i clienti

In un momento in cui le relazioni con i clienti sono più cruciali che mai, la digitalizzazione dei processi di assistenza al cliente è di vitale importanza. I canali di comunicazione si sono moltiplicati e qualsiasi profilo di un concorrente sarà disponibile per dare quella risposta che la tua azienda non ha dato con immediatezza. Il vantaggio? Sfruttando la tecnologia, questo processo può essere applicato anche all’inverso.

Agilità nei flussi di lavoro in team

Il lavoro di squadra è sempre stato una sfida per le aziende, un ostacolo che è stato esacerbato dalla standardizzazione dello “smart working”. Tuttavia, la digitalizzazione del business ha dato un impulso ai flussi di lavoro che coinvolgono un gruppo di persone, sia che interagiscano faccia a faccia che da remoto.

Migliore comunicazione interna ed esterna

La comunicazione è uno dei fattori più importanti nelle aziende, sia internamente che in termini di interazione con gli agenti esterni, come clienti e fornitori. Utilizzando gli strumenti giusti per potenziare la comunicazione, l’efficienza aumenterà ulteriormente facilitando immediatezza e trasparenza.

Le sfide della digitalizzazione delle imprese

Oltre a tutti questi vantaggi, la digitalizzazione delle imprese comporta anche alcuni svantaggi, ostacoli o difficoltà. Tuttavia, l’unica opzione accettabile è quella di considerare questi ostacoli come sfide e opportunità, poiché in ogni caso dovremo inevitabilmente affrontarli quando si tratta di crescere come azienda.

Sicurezza dei dati e privacy

La gestione dei documenti è uno dei primi compiti da digitalizzare in azienda. Ciò implica il trasferimento dei dati al dominio digitale e, con esso, una maggiore vulnerabilità della riservatezza e della privacy. Per far fronte a questi rischi – che sono anche regolamentati dalla legge – è essenziale disporre di un sistema di sicurezza adeguato a tale scopo, sempre utilizzando la tecnologia.

Resistenza al cambiamento da parte di clienti, fornitori e dipendenti

Una delle complessità più comuni della digitalizzazione è che non tutti gli attori coinvolti vi partecipano allo stesso ritmo. A questo proposito, i dipendenti devono adattarsi con una formazione adeguata, i clienti alla fine si abituano al cambiamento e i fornitori di servizi sono – o dovrebbero essere – ugualmente interessati alla digitalizzazione.

Grandi investimenti tecnologici

Infine, non possiamo ignorare il fatto che introdurre nuove tecnologie in un’azienda comporta un investimento considerevole. È vero che nel lungo periodo si tratta di guadagnare efficienza e ridurre i costi, ma all’inizio stiamo parlando di una spesa che non tutte le aziende possono o vogliono affrontare. In ogni caso, non ci sono molte altre opzioni, perché si tratta di un processo inevitabile.

L’impatto della digitalizzazione sulle imprese

Se consideriamo i vantaggi e gli svantaggi che abbiamo menzionato finora, e tutti gli altri che possono venire in mente, appare chiaro che l’impatto della digitalizzazione sulle imprese non è una questione banale. Si tratta di una trasformazione che riguarda tutti i processi di un’azienda, dalle decisioni chiave alla creazione di campagne di marketing, dall’accoglienza dei nuovi dipendenti alla gestione delle risorse umane.

Nessun reparto di un’azienda sfugge a una crescita che, come si diceva, appare tanto essenziale quanto inevitabile per rimanere in un mercato che richiede cambiamenti. In effetti, molte realtà, anche di piccole e medie dimensioni, hanno già iniziato a integrare gradualmente la tecnologia. La domanda è: è possibile sfuggire all’evoluzione?

Slack come strumento definitivo di digitalizzazione aziendale

Come abbiamo visto, il mercato attuale non richiede solo la messa in atto di tecnologie per migliorare i processi, ma anche che le aziende siano completamente digitali. I clienti sono sempre meno interessati alla sede di un’azienda o alle sue strutture, ma cercano semplicemente un’ottima esperienza nell’interazione digitale con i brand.

Di conseguenza, sempre più aziende stanno creando sedi digitali per aumentare la loro competitività puntando su Internet. In questo processo di digitalizzazione, circa l’80% delle aziende Fortune 100 si è affidato a Slack Connect, ottimizzando i processi di comunicazione interna ed esterna e integrando gli strumenti necessari per raggiungere questo obiettivo nello stesso spazio e nello stesso momento.