Herramientas de automatización para una mejor comunicación

¿Hasta qué punto pueden influir las herramientas de automatización en la comunicación interna de una empresa? Si se implementan y utilizan de manera correcta, el resultado es evidente: mayor eficiencia, asertividad y comprensión de los mensajes gracias a la creación de un entorno de claridad y confianza en el que no existe espacio para los malos entendidos, las fricciones o el conflicto.

¿Por qué es importante la comunicación asertiva en el trabajo?

La comunicación asertiva tiene sentido para garantizar la claridad y comprensión de todos los mensajes en la comunicación interna. Si el empleado de un equipo interpreta mal un mensaje de su líder, puede derivar en un error, un cuello de botella o, lo que es peor, algún conflicto en el equipo.

Por ejemplo, si el gestor de un proyecto pregunta si está listo un borrador y un empleado interpreta que se trata de la entrega final del proyecto. Esta situación desencadena un proceso de preguntas y respuestas, además de errores y correcciones, que se evitarían fácilmente con una comunicación eficiente que anticipe la aclaración y agiliza la respuesta. Éste es precisamente el objetivo de Slack con sus herramientas de automatización.

¿Qué son las herramientas de automatización y cómo contribuyen a la asertividad?

Las herramientas de automatización son aquellas que permiten generar automatizaciones en un espacio concreto, es decir, que facilitan la gestión de tareas repetitivas de forma automática y sin intervención humana constante. Su principal objetivo reside en la posibilidad de generar estas órdenes sin conocimientos de programación, especialmente en el ámbito profesional.

Por otro lado, la asertividad es esa capacidad que nos permite comunicar nuestras ideas, opiniones y sentimientos de manera clara y segura sin faltar al respeto a nuestro interlocutor. Pero, ¿qué tiene que ver esto con las herramientas de automatización en la comunicación interna de una empresa? Muy sencillo: se trata de crear un entorno eficiente para la confianza y para una comunicación clara.

Tipos de automatización frecuentes en Slack

Slack es una plataforma ejemplar para entender este proceso y su influencia en la comunicación en la organización, ya que ofrece diversas opciones para facilitar el proceso conversacional de manera automática. Aunque existen infinidad de ejemplos, las herramientas de automatización más recurrentes en este espacio son las siguientes:

• Recordatorios automáticos para garantizar que se cumplen las fechas de entrega, por ejemplo, un mensaje semanal que muestre los sprints más importantes de los próximos 5 días.
• Respuestas de acuse de recibo, que aseguran que todos los miembros del equipo han leído y entendido un mensaje importante, por ejemplo, mediante una confirmación automática a través de un simple click.
• Flujos de aprobación automatizados, que permiten hacer in situ la entrega de un borrador y que el gestor del proyecto lo apruebe o lo mande a revisar en un clic.

En definitiva, se trata de tres escenarios comunes en Slack que ilustran a la perfección cómo las herramientas de automatización en la comunicación interna mejoran la asertividad y la confianza en los equipos, reduciendo las posibilidades de conflicto y, sobre todo, incrementando la eficiencia del equipo.

Casos prácticos de automatización en Slack que fomentan la asertividad

Continuando con los ejemplos anteriores, podemos profundizar en casos prácticos de herramientas de automatización creadas con estos propósitos. Hablamos de ejemplificar con mayor profundidad y detalle cómo funciona cada una de estas tareas comunicativas que han reducido a la mínima expresión la participación humana, permitiendo que el equipo se centre en lo verdaderamente importante de su trabajo:

Automatizar informes diarios de estado

En un equipo de marketing al que se le requiere una actualización diaria del estado de sus tareas en el proyecto, se automatiza un mensaje diario a las 9:00 de la mañana recordando que cada miembro del equipo comparta esta información y su prioridad durante la presente jornada laboral. De este modo se alinean las expectativas del proyecto y el ritmo de trabajo.

Configurar respuestas automáticas a partir de palabras clave

Funciona muy bien en proyectos con plazos ajustados, donde las revisiones, lejos de convertirse en un obstáculo, deben ser un engranaje más en un proceso perfectamente engrasado. Por ejemplo, la integración de respuestas automáticas mediante palabras clave, tales como “en revisión” o “urgente”, permite gestionar los tiempos de respuesta del equipo en cada caso.

Flujos de aprobación automatizados

En un equipo de diseño que funciona de forma autónoma, donde el director creativo tiene el papel fundamental de aprobar los avances de cada miembro, crear un flujo de aprobación automatizado permite la subida de archivos, la aprobación (o demanda de revisión) rápida y la asignación de la siguiente tarea al empleado que corresponda en la cadena de producción.

Cómo implementar estas herramientas paso a paso en Slack

Las herramientas de automatización son las que permiten programar todas estas órdenes sin necesidad de conocimientos técnicos. Es decir, que cualquiera podría implementarlas en Slack con el fin de mejorar el proceso conversacional de su equipo y la eficiencia de sus proyectos en torno a un espacio común para su desarrollo. Estos son los sencillos pasos para lograrlo:

 

• Seleccionar el desencadenante o la situación que quieres automatizar, como por ejemplo configurar un recordatorio semanal para actualizar el estado de tareas.

• Configurar el mensaje, canal o persona, todos los detalles que hacen que el mensaje exacto llegue a los destinatarios correctos.

• Probar y ajustar el tono del mensaje automatizado para asegurar que es claro, asertivo y eficiente, además de no dar lugar a confusión o fricciones.

• Monitorear el impacto y optimizar la automatización, mejorando el mensaje y adaptándolo a los destinatarios según su reacción.

 

Buenas prácticas para mantener la comunicación clara y eficiente con las automatizaciones

Una vez tenemos claros los pasos para manejar las herramientas de automatización y su utilidad en el día a día de la comunicación interna, es interesante comentar ciertas pautas a tener en cuenta. Al fin y al cabo, se trata de incrementar la claridad y la eficiencia de la conversación y no se debe correr el riesgo de entorpecerla o generar conflictos por malas interpretaciones:

• Asegurar un lenguaje claro y empático en los mensajes automáticos para  que los receptores los perciban como imperativos, pero amables.
• Evitar la saturación de automatizaciones: cuando se trata de mensajes y notificaciones, menos es más. De lo contrario podemos caer en el tedio.
• Revisar y actualizar mensajes automatizados con el tiempo para que sigan siendo tan comprensibles y efectivos como el primer día.

En definitiva, se trata de prácticas con el propósito de evitar malentendidos en las herramientas de automatización como consecuencia de una falta de información o un exceso de datos, además de evitar posibles confusiones. Por ejemplo, un mensaje pidiendo confirmación de asistencia a una reunión que ya ha tenido lugar debe ser eliminado (o actualizado a la próxima fecha) cuanto antes, para evitar el caos.

Slack: herramientas de automatización para una comunicación asertiva

Así pues, una de las grandes virtudes de Slack reside en la posibilidad de reunir en una sola plataforma comunicativa infinidad de automatizaciones. Con esto se reducen la acumulación de tareas repetitivas en la conversación (recordatorios, revisiones, actualizaciones de estado, etc), las confusiones y la fricción.

Prueba cualquiera de estos ejemplos de herramientas de automatización para comprobar cómo el proceso es más eficiente y propicia un ambiente colaborativo y la confianza en el equipo a nivel interno.