Face à la pandémie, le télétravail est la méthode collaborative la plus sûre. Déjà vivement conseillé lors du premier confinement, le travail à distance est aujourd’hui la solution privilégiée – dans la mesure du possible – par les autorités sanitaires.
Le problème ? Numériser son activité n’est pas simple. Si les entreprises sont pleines de bonne volonté, il leur est parfois difficile de savoir quels outils choisir. Avec cet article, on vous aide à y voir plus clair : vous trouverez ici les outils collaboratifs à adopter pour rester productifs malgré la distance.
Qu’est ce qu’un outil de travail collaboratif ?
Concrètement, qu’est-ce qu’un outil de travail collaboratif ? C’est un espace de travail virtuel qui rassemble les modes de communication et les outils collaboratifs dont vous avez besoin pour mener à bien votre activité. C’est vraiment l’outil incontournable pour vous simplifier la tâche.
Les différents types d’outil de travail collaboratif
Les plateformes collaboratives
Une plateforme collaborative, constituant un espace virtuel de travail, regroupe diverses fonctionnalités pour la réalisation de projets. Elle facilite les échanges entre collaborateurs via des outils tels que la messagerie professionnelle, la visioconférence, ou un agenda partagé.
Les outils pour la visioconférence
Les applications de visioconférence facilitent la programmation de réunions, invitant des participants à animer ou assister à distance. Ils favorisent la communication entre intervenants, que ce soient des membres internes à l’entreprise ou des intervenants externes, alignés avec la montée du télétravail.
Les outils pour le partage et stockage de fichiers
Conçus pour stocker, partager et éditer des fichiers professionnels, ces outils offrent diverses fonctionnalités de stockage et de partage de fichiers. Ils centralisent les données, fournissant ainsi une solution complète de sauvegarde et de stockage. Les utilisateurs, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise, peuvent accéder, consulter, télécharger ou modifier des documents en fonction des niveaux d’autorisation qui leur sont attribués.
Les outils de gestion d’agenda
Les outils collaboratifs de gestion de projet jouent un rôle central dans la coordination entre collaborateurs issus de divers services. Grâce à une fonction de suivi de projet et des tâches en temps réel, les membres de l’équipe peuvent surveiller l’évolution des activités, assurant transparence et responsabilité. Ces outils servent également de tableau de bord pour les managers et chefs de projet, offrant une vision globale qui facilite la prise de décision proactive et la résolution rapide des problèmes.
Quels sont les avantages des outils de travail collaboratif ?
Une modularité des échanges
Un outil de travail collaboratif regroupe tous les types de communication interne et externe nécessaires à l’activité d’une entreprise, tant en présentiel qu’en distanciel. Au sein d’une telle application, les utilisateurs peuvent échanger par messages, de vive voix, mais aussi en visioconférence : vous n’avez plus qu’à choisir le mode de conversation le mieux adapté à chaque situation.
Parfois, un bref coup de fil peut suffire pour débloquer une situation ou faire le point sur un projet. Mais dans d’autres cas, par exemple si certains salariés de l’entreprise sont basés à l’étranger, l’écrit est idéal pour permettre à chacun de répondre à son rythme, quand son planning le permet.
La fonction de messagerie d’une plateforme collaborative est une alternative parfaite aux fils d’e-mails interminables. En effet, les discussions peuvent avoir lieu via messagerie directe, mais aussi dans des groupes rassemblant les utilisateurs de votre choix. Au sein d’un groupe de discussion, tous les messages sont archivés afin que chaque nouvel invité puisse rejoindre la conversation en cours de route et se mettre à jour.
Les plateformes collaboratives, qui vous laissent carte blanche pour créer vos propres fils de discussion, peuvent donc s’adapter à tous les profils métier et à tous les secteurs d’activité. De plus, bon nombre de ces outils collaboratifs intègrent une fonction de notification qui permet de taguer le ou les utilisateurs les mieux placés pour répondre à une question donnée.
⇒ Résultat ? Toutes vos communications se feront dans un seul et même outil.
Un moteur pour la collaboration
Les groupes de discussion favorisent également la coopération transversale et maintiennent une organisation efficace. En télétravail, les informations ont tendance à se perdre dans un flot d’e-mails. Avec une plateforme collaborative, ce problème est réglé. Il vous suffit de créer des fils de discussion spécifiques à chaque projet, d’y inclure les collaborateurs concernés et d’y publier les messages afférents. Ainsi, malgré la distance, chacun pourra prendre la parole à tout moment, proposer ses idées, faire part de ses progrès, mais aussi réagir aux messages en temps réel. Autrement dit, tout le monde travaillera dans des conditions qui favorisent la productivité et la créativité !
Pour partir sur de bonnes bases, nous vous conseillons d’épingler dans le fil de discussion une liste des bonnes pratiques à respecter. Vous pouvez entre autres demander aux utilisateurs d’ajouter un commentaire ou un émoji pour vous indiquer qu’ils ont pris connaissance de chaque annonce.
Dans chaque groupe, les collaborateurs peuvent aussi partager des fichiers qui seront visibles par tous les membres. Pour plus de clarté, ces partages peuvent être accompagnés d’un complément d’information, comme une description ou des remarques sur le contenu. Pour une accessibilité optimale, ces fichiers sont alors enregistrés dans le Cloud : tout le monde peut les consulter, mais aussi les retrouver à tout moment en parcourant l’historique des conversations – ou, si votre outil collaboratif intègre cette option, en lançant une recherche.
⇒ Résultat ? Les discussions sont suivies et tout le monde reste coordonné.
Un gage de sécurité pour vos données
Les informations qui transitent sur une plateforme collaborative font l’objet d’une protection renforcée. Grâce à des fonctionnalités telles que l’authentification unique, la revendication de domaine et la gestion de la mobilité d’entreprise, vous pouvez veiller à ce que seuls les personnes et les appareils approuvés puissent accéder aux données de votre entreprise.
Les plateformes de qualité assurent également un chiffrement des données en attente et en transit pour tous leurs clients et conservent des journaux d’audit : autant de facteurs qui doivent impérativement rentrer en ligne de compte pour choisir son outil collaboratif parmi les nombreux services qui s’offrent à vous.
Au-delà de la sécurité à proprement parler, la gouvernance des données et la gestion des risques sont aujourd’hui des enjeux cruciaux, a fortiori dans l’Union Européenne, qui a récemment mis en place le règlement général sur la protection des données. Là aussi, votre plateforme collaborative doit être capable de se conformer aux réglementations et de respecter les normes qui s’appliquent en matière de sécurité et de confidentialité des données.
Un outil collaboratif fiable vous proposera notamment de choisir la région dans laquelle héberger vos données dématérialisées. Comment faire le bon choix sans être expert en cybersécurité ? Des certifications internationales reconnues sont attribuées aux solutions qui affichent un haut niveau de sécurité.
⇒ Résultat ? Vous pourrez poursuivre votre activité en ligne l’esprit tranquille !
Les outils collaboratifs complémentaires
La plupart des plateformes collaboratives proposent d’intégrer de nombreuses solutions que vous utilisez au quotidien. Pourquoi est-ce si important ? Rapporté au nombre d’opérations effectuées sur votre ordinateur lors d’une journée type, le fait de ne plus avoir à changer d’environnement vous fera gagner un temps précieux. De plus, travailler au sein d’un même outil permet de maintenir sa concentration, de garder un bon rythme et d’éviter les erreurs d’inattention qui arrivent parfois lorsque l’on jongle entre plusieurs interfaces.
Voici quelques outils annexes à utiliser via votre plateforme en ligne pour rendre le télétravail plus efficace, mais aussi plus agréable.
Asana
Asana est l’un des outils collaboratifs les plus populaires pour la gestion de projets. Ses atouts ? Une interface visuellement attrayante, une version gratuite généreuse, une vue d’ensemble très pratique et une fonction de glisser-déposer intuitive. Il propose tout ce dont vous avez besoin pour organiser votre travail, respecter vos délais et atteindre vos objectifs.
WeTransfer
WeTransfer est un service en ligne qui permet d’envoyer gratuitement jusqu’à 2 Go de données aux destinataires de votre choix. Très simple d’utilisation, ce service permet de partager des fichiers pendant 2 semaines dans sa version gratuite. Il se décline également dans une version Pro qui permet de stocker en ligne 1 To de données et de protéger vos fichiers par un mot de passe : vous bénéficierez également d’une limite d’envoi de 20 Go par transfert et d’une page Pro dédiée.
- Alternatives : Dropbox, Google Drive
DocuSign
En télétravail, gérer la partie contractuelle de son activité n’est pas simple. Avec DocuSign, vous pouvez administrer l’ensemble de vos documents et permettre à vos collaborateurs et à vos clients de les signer à distance. Le point fort ? Les signatures électroniques, comme l’accord par clic, ont la même valeur juridique qu’une signature manuscrite en vertu des lois de l’UE. De plus, les comptes créés en Europe peuvent être configurés pour stocker les documents électroniques dans des datacenters européens.
Dashlane
Dashlane est un gestionnaire de mots de passe qui saisit à votre place tous les identifiants. Sa version gratuite permet de stocker de façon cryptée 50 mots de passe sur l’appareil de votre choix et de recevoir des alertes de sécurité en cas d’identifiant faible ou compromis. Cette entreprise française propose également deux versions professionnelles qui regorgent de fonctionnalités : nombre illimité de mots de passe et d’utilisateurs, synchronisation des données sur tous les appareils, rapports de sécurité détaillés, options de double authentification et d’authentification unique, ou encore fonction VPN pour sécuriser la navigation sur Wi-Fi publics. C’est l’outil idéal pour assurer la confidentialité des identifiants d’entreprise lors du télétravail.
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