Chief Product Officer Tamar Yehoshua: Wie wir Slack bei Slack nutzen

Vor ein paar Wochen habe ich mein einjähriges Jubiläum bei Slack gefeiert. Kaum zu glauben, dass schon ein Jahr vergangen ist. Wenn ich auf meine ersten Monate im Unternehmen zurückschaue, muss ich sagen, dass ich mich vor allem daran gewöhnen musste, Slack als primäres Kommunikationsmittel zu nutzen. Nachdem ich Jahrzehnte lang mit E-Mails gearbeitet habe, war das eine der größten Veränderungen für mich. Ich musste gleichzeitig lernen, mich in einem neuen Tool und in einem neuen Unternehmen zurecht zu finden. Als ich eingearbeitet war, hat es dann wirklich Spaß gemacht zu sehen, wie Slack bei Slack eingesetzt wird Ich erlebe jeden Tag, wie die Arbeit in Channels Informationen transparenter und Teams agiler macht. Außerdem helfen mir die Channels dabei, mit meinen Kolleginnen und Kollegen in Echtzeit verbunden zu bleiben.

Aktuell arbeiten alle Slack-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter zu 100 % im Home-Office, weswegen ich mehr als je zuvor über Channels kommuniziere. Menschen weltweit erleben gerade diesen Wandel hin zur vollständigen Remote-Work und miteinander verbunden zu bleiben, ist dabei ein Hauptanliegen. Dieser Artikel zeigt, wie mein Slack-Team Slack nutzt, was besonders in diesen außergewöhnlichen Zeiten wichtig ist.

Zu viele Channels? Das gibt es gar nicht

Ich arbeite nun schon seit langer Zeit in Tech-Teams bzw. leite diese und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zusammenzubringen und auf ein gemeinsames Ziel einzustimmen ist immer eine der größten Herausforderungen meiner Arbeit. Wie machen wir das also bei Slack?

Der Erfolg eines Unternehmens hängt auch davon ab, dass Informationen zur richtigen Zeit für die richtigen Personen zur Verfügung gestellt werden. Bei Slack findet die gesamte Arbeit in Channels statt. E-Mails werden intern überhaupt nicht verschickt.

Wir nutzen Channels für die Organisation unserer Arbeit in konzentrierte, leicht durchsuchbare Unterhaltungen – für Ankündigungen, Team-Arbeit, Projekte, Unternehmenskultur und natürlich #pm-spaß. Wir haben außerdem für jede Funktion, die wir gerade entwickeln, einen offenen Channel, damit alle im Unternehmen den aktuellen Status und die neuesten Updates einsehen können. Alle Abteilungen im gesamten Unternehmen verwenden Channels, nicht nur unsere technischen Projekt-Teams. Zum Beispiel nutzt unsere Personalabteilung Channels für alle Abläufe – von der Einstellung (Channels für Vorstellungsgespräche und Jobanzeigen) bis hin zur Koordination von Reorganisationen und zur Planung von Offsite-Events. Wir erstellen oft temporäre Channels, die wir dann archivieren, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Dank unserer Unternehmenskultur können wir Channels bestmöglich einsetzen. Meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen, dass sie mich in einem Channel @erwähnen müssen, damit ich ihren Beitrag auch sehe. Mit @channel können wir alle Mitglieder im Channel gleichzeitig anpingen. Diese Option wird allerdings sparsam eingesetzt. Wir alle sind dafür verantwortlich, dass wir in Unterhaltungen nicht vom Thema abschweifen und wir benutzen unser internes Stichwort, das :raccoon:-Emoji, um zu signalisieren, dass eine Unterhaltung in einen anderen Channel verlegt werden soll. Außerdem versuchen wir Unterhaltungen soweit es geht öffentlich zu halten, damit alle Zugriff auf die Informationen haben. Zum Beispiel halten wir auf Führungsebene wöchentliche Produktbesprechungen in kleinen Gruppen ab, damit die Leute ihre Zeit nicht mit unnötigen Meetings verschwenden. Im Anschluss werden die wichtigsten Punkte in einen Offenen Channel „gepinnt“. Ich war begeistert, als ich festgestellt hab, dass ich dank des Pinnens von Elementen (Dateien, Nachrichten usw.) einfach und schnell Informationen in allen Slack-Channels suchen kann.

Nicht jeder Channel ist für Unterhaltungen vorgesehen. Wir haben viele „Feed“-Channels, d. h. Channels in denen Neuigkeiten und Informationen aus anderen Quellen gepostet werden. Unser Customer Experience-Team schickt jeden Tweet an @SlackHQ an einen Channel, wo dieser geprüft und besprochen wird (es gibt #lob-tweets and #mecker-tweets). Außerdem haben wir Jira so eingerichtet, dass ein Bericht an #kommende-funktionen geschickt wird, mit Informationen zu Funktionen, die in der laufenden und kommenden Woche veröffentlicht werden. Dadurch kann man auf einen Blick sehen, was ansteht.

Eine weitere, eher unbekannte Funktion, mit der man Zeit sparen kann, ist der „Reacji Channeler“. Nach Installation dieser Funktion werden Antworten auf Nachrichten, die einen bestimmten Emoji enthalten, automatisch in einen dafür festgelegten Channel kopiert. Zum Beispiel verwendet das Entwicklungs-Team ein Gehirn-Emoji, um relevante Beiträge oder Dokumente zu Nachbesprechungen in #ankündigung-nachbesprechungen allen bekanntzugeben. So können alle auf dem Laufenden bleiben und sehen, was in den Meetings behandelt worden ist und welche Ergebnisse es gibt.

Messaging ist erst der Anfang

Das Ziel unseres Produkt- und Engineering-Teams ist es, „Slack zu dem Unternehmen zu machen, wo wir das Beste aus unserer Arbeit herausholen können.“ Wir müssen noch viel tun, um dieses Ziel zu erreichen. Angefangen damit, die besten Leute einzustellen, großartige Engineering Tools zu bauen, eine hohe Code-Qualität beizubehalten, Führungskräfte zu schulen und Kundennähe zu pflegen. Zusätzlich dazu brauchen wir Tools und Systeme, die uns dabei helfen, agil zu bleiben, schnell Informationen zu finden und mit den sich ständig wandelnden Bedingungen umzugehen.

All das kann nicht nur durch Unterhaltungen passieren. Deswegen haben wir bekannte und beliebte Drittanbieter-Tools mit Slack verbunden und können dadurch unsere Aufgaben ein wenig schneller bewältigen. Aktuell kann man auf der Slack-Plattform aus über 2.000 Apps wählen. Ich selbst nutze jeden Tag eine Handvoll dieser Apps. Ich kann über Workday Urlaubsanträge und über Concur Ausgaben-Berichte prüfen und genehmigen. Und zwar ohne Slack dafür verlassen zu müssen. Bei der Produktentwicklung verwenden wir Ally, um Ziele und Schlüsselergebnisse (auch OKRs genannt) zu festzuhalten. Der Product Owner der einzelnen Schlüsselergebnisse wird in Slack wöchentlich angepingt. Von Slack aus können Product Owner ihre Updates direkt zurück an Ally schicken. So wird sichergestellt, dass die Informationen für die Statusberichte in unseren Montags-Meetings richtig sind. Das Engineering-Team arbeitet bei Ereignismeldungen mit PagerDuty, GitHub und anderen Tools, die mit Slack verbunden sind. So können die richtigen Personen schneller an der Lösung des jeweiligen Problems arbeiten.

Mit dem Workflow-Builder, einer unserer neuesten Funktionen, können alle Aufgaben automatisieren – selbst diejenigen, die keinen Code schreiben können (oder vergessen haben, wie es geht 😉). Zum Beispiel haben wir einen einfachen Onboarding-Workflow zu unserem Channel #team-produkt-manager hinzugefügt, um neue Team-Mitglieder willkommen zu heißen. Alle neuen Produktmanagerinnen und -manager, die dem Channel beitreten, erhalten automatisch ein Willkommens-Paket mit relevanten Onboarding-Dokumenten, die sie sich ansehen sollten.

Auch bei Mitarbeiterversammlungen setzen wir einen Slack-Workflow ein, um Fragen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der verschiedenen Standorte zu sammeln. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter treten dem Channel #all-hands-und-events bei und können dort auf den Aktions-Button (⚡) klicken, um den „Ich habe eine Frage“-Workflow zu starten. Alle eingereichten Fragen werden dann in einem Channel gepostet, wo unser internes Kommunikations-Team diese dann priorisiert und einem Sprecher oder einer Sprecherin zuweist. Das Ergebnis ist ein offenes Forum, an dem alle Slack-Büros sowie Team-Mitglieder im Home-Office teilhaben. Wir haben festgestellt, dass Channels besonders hilfreich sind, um schnell die richtigen Personen mit eindeutigen Antworten zu versorgen. Das ist besonders relevant, wenn sich das gesamte Unternehmen im Home-Office befindet und sich Bedingungen rasch ändern. Bei der unternehmensweiten Umstellung auf Remote-Work haben wir außerdem festgestellt, dass manche Meetings komplett in einen Channel verlegt werden können. Hierzu haben wir hier ein paar Vorschläge und Ideen.

Zu guter Letzt möchte ich noch erwähnen, dass die Kommunikation in Slack weit über das geschriebene Wort hinaus geht. Emojis sind ebenfalls ein kleiner, aber wichtiger Bestandteil der Art und Weise, wie wir Slack einsetzen. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin einen großen Erfolg in einem Channel teilt oder eine wichtige Ankündigung macht, dann werden oft Emojis wie 🎉 geschickt, um zum Ausdruck zu bringen, dass wir uns mit der jeweiligen Person freuen. Ein anderes Beispiel ist das Plus-Zeichen, mit dem wir Unterstützung ausdrücken. Egal in welchem Büro jemand sitzt, ich kann mit einem Reaktions-Emoji („Reacji“) auf die Nachricht antworten. Dadurch wissen die Kolleginnen und Kollegen, dass ich zuhöre und dass wir verbunden sind. Während unseres User Researchs habe ich einen unserer Kunden sagen hören, dass „Slack die Kommunikation menschlicher macht“.

Über den eigenen Tellerrand hinausblicken

Wir alle leisten bessere Arbeit, wenn wir uns mit den Zielen unseres Unternehmens, unseren Führungskräften, Kolleginnen und Kollegen verbunden fühlen. Slack hilft uns dabei, unsere Arbeitsbeziehungen im Projekt-Team zu verbessern und auszuweiten, aber niemand von uns arbeitet für sich allein. In fast jedem Job profitiert man davon, engere Beziehungen zu Personen außerhalb des eigenen Unternehmens zu knüpfen — von Lieferanten und Agenturen bis hin zu Geschäftspartnern und Kunden. Deshalb haben wir Geteilte Channels eingerichtet, um diese Beziehung zu Personen außerhalb des Unternehmens mit Slack vertiefen zu können.

Durch Geteilte Channels können wir unsere Kunden zu Slack bringen und um frühzeitiges Feedback zu unseren neuen Pilotfunktionen bitten. Wenn Entwicklerinnen und Entwickler sowie Produktmanagerinnen und -manager direkt mit Kunden so kommunizieren, wie wir das intern tun, fühlen wir uns alle als Teil eines Projekt-Teams. Customer Success-Manager können dies auch dazu nutzen, um ihre Beziehung zu Kunden zu stärken und in Erfahrung zu bringen, ob sich Kunden über eine eventuelle Produktänderung freuen würden (oder ob sie eher skeptisch sind).

Geteilte Channels waren für das kürzlich ausgeführte wichtige Upgrade der Slack-Benutzeroberfläche besonders wichtig. Durch die enge Zusammenarbeit mit über 100 unserer Kunden über Geteilte Channels konnten wir Feedback sammeln, schnell einen Prototyp erstellen und wiederholt Updates und neuen Funktionen in Echtzeit posten. Wenn dich dieses Thema interessiert, kannst du hier mehr über unseren Produktentwicklungsprozess erfahren.

In den letzten Wochen haben wir uns auf Geteilte Channels gestützt, um den Kontakt zu unseren Kunden trotz des Social Distancing auch während dieser aktuellen Pandemie aufrechtzuerhalten. Diese direkte Verbindung zu unseren Kunden gibt uns die Möglichkeit, Bilder, Lob, Dankesworte, Aufmunterungen sowie Tipps zu teilen und unseren Kunden zu helfen, wenn sie feststecken.

Das nächste Jahr

Jetzt, wo mein zweites Jahr los geht, weiß ich eins mit Sicherheit: Mein altes E-Mail-Postfach vermisse ich nicht. Und vor uns liegen aufregende Herausforderungen. Von der Skalierung und dem Wachstum des Unternehmens bis hin zur Beschleunigung der Produktentwicklungen von Slack. Ich bin mir sicher, dass dank der Arbeit in Channels und der dadurch verbesserten Agilität und Koordination alles etwas einfacher, angenehmer und produktiver wird.

Wie bereits erwähnt, gewöhnen sich gerade viele von uns (das Produkt-Team von Slack eingeschlossen) an das Arbeiten im Home-Office. Wenn das auch auf dich zutrifft und du auf der Suche nach Tipps und Tricks zum Thema bist, empfehlen wir diese von uns zusammengestellten kostenlosen Ressourcen, die dir in dieser Zeit hoffentlich weiterhelfen.

Dieser Beitrag ist erstmalig in Product Coalition erschienen.

Weitere Ressourcen von Slack zum Thema Remote-Work:

• Dein Leitfaden zur Remote-Work mit Slack
• Der Remote-Work-Leitfaden für Führungskräfte
• Webinar: Erste Schritte bei der Remote-Work mit Slack für Einsteigerinnen und Einsteiger
• 8 Apps für Slack, um im Home-Office auf Kurs zu bleiben
• 5 neue Workflow-Builder-Templates für Remote-Teams