コラボレーション

Chief Product Officer の Tamar Yehoshua が紹介する、Slack での Slack の使い方

先の見えない時代に改めて目を向けたい、スピード感とチャンネルにできること

執筆者 : Tamar Yehoshua, Chief Product Officer, Slack2020年4月8日

数週間前、Slack で働き始めて 1 周年を迎えました。もう 1 年経ったなんて信じられません。振り返れば、何十年もメールで仕事をしてきた私にとって最大の変化の 1 つが、毎日のコミュニケーションを Slack で行うべく使い方を学んだことでした。当時私は、新しいツールと新しい組織について一度に学ぶ状況でした。だんだんペースがつかめるようになると、Slack での Slack の使い方を見るのは勉強にもなり楽しいものでした。チャンネルで仕事を進めることで、情報の透明性が高まり、チームがもっとすばやく動けるようになり、同僚とリアルタイムでつながることを毎日実感しています。

現在 Slack では全従業員がリモートで働いているため、私自身もこれまで以上にチャンネルでのコミュニケーションを活用しています。また世界中の人々が完全リモートワークに移行しているなか、どうしたらメンバー同士がもっとつながるかということが最大の関心事になっています。そこでこの記事では、Slack で私が所属するチームが Slack をどのように使っているのかをご紹介します。その多くは、この非日常的な状況でより役立つものだと思います。

チャンネルが多くても大丈夫

私自身、長年技術職に携わり、チームのリーダーを務めてきました。メンバーを 1 つにまとめて共通の目標に向かって揃えることは、常に大きなチャレンジの 1 つです。Slack では、これにどう対処しているのでしょうか?

適切な人に適切なタイミングで確実に情報を届けられるかどうかは、組織の効率性を左右します。Slack では、すべての仕事がチャンネルで行われます。社内の誰かからメールが届くことはありません。

私たちはチャンネルを使って、社内通知、チーム、プロジェクト、企業文化、さらに #pm-fun などテーマ別に、簡単に検索できる会話のかたちで仕事を整理しています。また各機能についてのパブリックチャンネルがあり、メンバーなら誰でもそこで最新の状況や更新情報を確認することが可能です。チャンネルを使っているのは技術チームだけでなく、全社のあらゆる部門にわたります。例えば人事チームで使っているチャンネルは、採用(面接と採用内定のチャンネル)から、組織再編の調整、社外活動の企画までさまざまです。一時的にチャンネルを作成して、不要になったらアーカイブすることもよくあります。

私たちの企業文化では、とにかくチャンネルを最大限に活用することが奨励されています。メンバーが私に確認してほしいことがある場合、チャンネルで私をメンションすればいいことはみんな知っていますが、私たちは @channel を使います。こうすることでメンバー全員にさりげなくメッセージを伝えられるからです。チャンネルでは、メンバー全員がそれぞれ設定されたトピックに関してやり取りすることが求められています。別のチャンネルでやり取りするよう提案したい時は、社内の省略表現である :raccoon: 絵文字の出番です。また、できる限り会話を公開して、誰でも情報を入手できるように努めています。例えば毎週の幹部向け製品レビューでは、参加するのを少人数にとどめて多くの人の時間を節約し、パブリックチャンネルにメモを「ピン留め」します。アイテム(ファイルやメッセージなど)がピン留めされたおかげで、Slack チャンネルで探していた情報を簡単に見つけられた時はうれしかったです!

すべてのチャンネルが、会話のためではありません。私たちは、たくさんの「フィード」チャンネルを使っています。これは、ほかのソースの更新情報などが投稿されるチャンネルです。例えばカスタマーエクスペリエンスチームでは、@SlackHQ 宛てのすべてのツイートをチャンネル(#love-tweets と #beef-tweets)に送信して、レビューとディスカッションを行っています。また、その週と次の週のリリース予定に関するレポートを #upcoming-features に送信するように Jira を設定しているため、今後の予定を一目で簡単に確認することもできます。

もう 1 つの隠れた業務効率化ツールは、「リアク字チャンネラー」です。 これをインストールすると、特定の絵文字を使ってメッセージにリアクションするたびに、そのメッセージが指定されたチャンネルに自動的にコピーされます。例えばエンジニアチームでは、脳の絵文字を使って事後分析に関する投稿やドキュメントを #announce-postmortems に集めています。これによって、メンバーは最近のレビュー会議やその成果について、情報を手に入れることができるのです。

メッセージは始まりにすぎない

Slack の製品チームとエンジニアチームは、「Slack を人生最高の仕事ができる会社にする」ことを目指しています。 これを実現するためにやるべきことは、優秀な人材の採用、優れたエンジニアツールの構築、コード品質を高く保つこと、マネージャーの研修、ユーザー企業の皆さまを近くでサポートすることなど、たくさんあります。加えて、スピード感を保ち、情報をすばやく見つけ、刻々と変化する状況に対処するのに役立つツールとシステムも必要です。

会話ができるだけでは、すべての仕事をこなすことはできません。そこで、よく使うサードパーティツールを Slack に連携させ、仕事を少しでも速く進められるようにしました。今や Slack のプラットフォームには 2,000 を超えるアプリが揃っていますが、そのなかには私が毎日使うものもあります。例えば、Workday の有休申請や Concur の経費レポートへの確認・承認などは、すべて Slack 上で済ませられます。製品開発では Ally を使って、目標や主な成果(OKR)について報告しています。毎週、各成果の担当者には、Slack でメッセージが届きます。彼らは Slack 上から更新情報を Ally に直接返信できるため、月曜の会議での進捗報告では、正確な情報が揃っているのです。エンジニアチームではインシデント管理のために、Slack に連携された PagerDuty、GitHub、その他のツールを活用しています。これによってインシデントに対して適切な担当者がすばやく対応することができるのです。

最新機能の 1 つであるワークフロービルダーを使うと、誰でもタスクを自動化することができます。コーディングの仕方がわからない(もしくは忘れてしまった)場合でも心配はいりません😉私たちはこの機能を使って、チームに新しいメンバーを迎えるためのシンプルな研修ワークフローを #team-product-managers チャンネルに追加しました。これで新しいプロダクトマネージャーがチャンネルに参加すると、関連研修資料が入ったウェルカムパックが自動的に届くようになったのです。

また、リモートの全社会議で質問を集めるのにもSlack ワークフローを活用しています。メンバーは #all-hands-and-events に参加して、ショートカットボタン(⚡)をクリックすると「質問」ワークフローを立ち上げることができます。送信された質問はすべてチャンネルに投稿され、その後社内コミュニケーションチームが優先順位をつけてスピーカーに割り振ります。つまり、すべての Slack オフィスとリモートチームメンバーが参加する公開フォーラムが生まれるのです!会社全体がリモートワークに移行し、状況がめまぐるしく変化するなかでは、チャンネル内のワークフローが適切な人に回答をすばやく伝えるのにとても役立つことがわかりました。今、私たちは会社全体でリモートワークをうまく実践できるように仕事のやり方を変えていっています。そのなかで、一部の会議を丸ごとチャンネルに移行できることもわかりました。これに関しても、提案やアイデアが色々あります。

最後に、Slack でのコミュニケーションは言葉のやり取りにとどまりません。絵文字は Slack を使ううえで、小さいけれど重要な役割を果たします。例えば、チームメンバーがチャンネルで大きな成功やお知らせを共有したら、お祝いの意味を込めて 🎉 などの絵文字をよく使ったり、支持を伝えるためにプラス記号を使ったりします。相手がどんな場所のどんな部門の人であろうと、私はメッセージにリアクションの絵文字(リアク字)を追加します。これにより、その人の意見に耳を傾けていることや、私たちがつながっていることを表すことができるからです。以前ユーザー調査をした時に、ある企業の担当者からはこんなことを言われました。「Slack はより人間らしく温かみのあるコミュニケーション方法だと思います」。

組織を囲む壁を越えてつながる

会社のミッション、リーダー、チームメンバーとつながることができると、私たちは皆もっと良い仕事ができます。チームで仕事上の関係を築き広げるうえで Slack は役立ちます。孤立して仕事をする人は誰もいません。ほぼどんな仕事でも、組織を囲む壁を越えてサプライヤーや代理店、パートナーやユーザー企業の皆さまなどとの距離を縮めることはメリットを生みます。そこで、Slack で社外の人との関係を深められるように作ったのが共有チャンネルです。

私たちは共有チャンネルを使って、試験運用中の新機能に関するフィードバックを早期の段階でユーザー企業の皆さまに聞いています。エンジニアやプロダクトマネージャーが社内でコミュニケーションするのと同じように、ユーザー企業の皆さまと直接やり取りすれば、私たちが 1 つのチームであるように感じることができます。これはカスタマーサクセスマネージャーにとっても、ユーザー企業の皆さまとの関係を深め、製品の検討中の変更に対する期待(や懸念)を把握できるいい機会です。

共有チャンネルは、最近の Slack インターフェースの大きなアップグレードにおいて、特に重要な要素でした。100 社を超えるユーザー企業の皆さまと一緒に共有チャンネルを使って近い距離でつながったことで、フィードバックを得て、プロトタイプをすばやく作成し、リアルタイムでアップデートを繰り返して新機能を改良していくことができました。製品開発プロセスについて詳しくは、こちらの記事にまとめています。

パンデミックによりソーシャルディスタンスの確保が必須のなか、最近ではユーザー企業の皆さまとつながるためにますます共有チャンネルを活用しています。直接つながることで、画像、称賛や感謝の言葉、励ましのメッセージやヒントを共有したり、皆さまが行き詰まった時にサポートしたりできるからです。

これからの 1 年

Slack で 2 年目を迎えるにあたって 1 つ言えるのは、受信トレイに戻りたいとはまったく思わないということです。この先、組織の拡大や成長から、Slack の製品イノベーションの加速まで、やりがいのある課題が待ち受けています。とはいえチャンネルで進めていけば、すばやく動けるうえに全員の目指す方向を揃えられるため、すべてがよりシンプルに、より快適に、より有意義になるとわかっています。不安はありません🙌

先ほどお伝えした通り、私たちの多く(Slack の製品チームを含む)は今、リモートワークを行っています。同じような状況で、参考になる情報やヒントを探している人のために、今の時期に役立つ無料のリソースをまとめましたので、ぜひ活用してください。

この記事は、もともと Product Coalition に掲載されたものです。

リモートワークに関する Slack のリソース

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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