Der Leitfaden zu digitaler Arbeit für Führungskräfte

Auf den ersten Blick klingt die Arbeit im Home-Office für Angestellte wie ein Paradies – keine langen Pendelstrecken (oder gar keine Pendelei), mehr Flexibilität und sogar höhere Produktivität.

Aber wenn du als Neuling in die Welt des Home-Office einsteigst oder vorübergehend von zu Hause aus arbeitest, steht dir ein Lernprozess bevor. Dies gilt insbesondere für Führungskräfte, für die es verwirrend sein kann, ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht zu sehen. Gleichzeitig kann das Fehlen von persönlichen Interaktionen – und des natürlichen Rhythmus und der Atmosphäre des Bürolebens – Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ein Gefühl von Isolation vermitteln.

Glücklicherweise können Führungskräfte diese Hindernisse mit ein wenig Übung und Planung überwinden. Jeden Tag arbeiten Teams weltweit ortsunabhängig mit Slack, und natürlich arbeiten auch einige von Slacks erfahrenen Führungskräften komplett ortsunabhängig. Um auch anderen einen reibungslosen Übergang zu dieser modernen Arbeitsweise zu ermöglichen, haben wir ihre hilfreichsten Tipps gesammelt, wie du Vertrauen, Transparenz und Performance steigern kannst – egal, wo sich dein Team gerade befindet.

1. Fördere Kontakte

Die Tatsache, dass keine Kolleginnen und Kollegen da sind, die fragen: „Hey, wollen wir einen Kaffee trinken?“, beziehungsweise die Stille in den eigenen vier Wänden, kann für alle, die es nicht gewohnt sind, im Home-Office zu arbeiten, befremdlich sein. Hier sind ein paar Methoden, die deinem Team helfen, sich auch außerhalb des Büros zusammengehörig zu fühlen:

• Starte einen Slack-Channel #team-x für zwanglose Gespräche in einer virtuellen Kaffeeküche. Dies verbessert nicht nur die Stimmung, sondern schafft auch ein Gefühl von Zusammengehörigkeit. Wenn deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in einem für die Arbeit bestimmten Channel deines Teams Privatgespräche führen, solltest du klarstellen, dass Gespräche einen thematischen Bezug zur Arbeit haben sollten, Geplänkel und Scherze aber in #team-x gehören.
• Beginne Team-Meetings mit Kennenlernspielen. Egal, ob es sich um einen digitalen Rundgang durch das Zuhause eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin, ein für ihn oder sie wichtiges Foto oder um das Präsentieren eines geschätzten Gegenstandes handelt – diese Kennenlernübungen können zwischen den einzelnen Teammitgliedern wichtige und dauerhafte Verbindungen schaffen.
• Feiere jeden noch so kleinen Erfolg. Von zu Hause aus arbeiten bedeutet nicht, darauf zu verzichten, herausragende Leistungen zu loben, Geburtstage zu feiern oder eine schöne Zeit miteinander zu verbringen. Organisiere einen „Zoom-Umtrunk“ als eine Art digitale Happy Hour nach Feierabend, bei der jede Person ihr Lieblingsgetränk zu einem Zoom-Meeting mitbringt und die Leistungen der Kollegen und Kolleginnen lobt. Auf diese Weise lässt sich die Stimmung ganz einfach heben.

Auch wenn sich solche Situationen vielleicht nicht so natürlich wie im Büro anfühlen, tragen sie dazu bei, für deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Stabilität zu schaffen. Vermeide es daher, bereits geplante, regelmäßig stattfindende Einzel- oder Team-Meetings abzusagen. (Aber natürlich kannst du Meetings streichen, die plötzlich unnötig erscheinen.)

2. Frage deine Teammitglieder nach ihren Erfahrungen mit Remote-Work

Remote-Work, insbesondere über längere Zeiträume, ist für deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen wahrscheinlich Neuland. Nimm dir in deinen ersten Remote-Einzelgesprächen Zeit für eine kurze Lagebesprechung, um zu sehen, wie es jedem einzelnen mit der neuen Situation geht. Hier sind ein paar Beispielfragen, mit denen du die Unterhaltung beginnen kannst:

• Was gefällt dir am Home-Office?
• Was macht dir Angst?
• Welche Chancen bieten sich?
• Wie kann ich dich in dieser Zeit am besten unterstützen?
• Welche falschen Vorstellungen könnte ich eventuell von deinem Remote-Arbeitsstil haben?

3. Sei immer ansprechbar

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die von zu Hause aus arbeiten, müssen die Gewissheit haben, dass du dich nicht nur regelmäßig nach ihrem Befinden erkundigst, sondern sie auch darüber hinaus unterstützt. Das gilt insbesondere dann, wenn sie es gewohnt sind, einfach kurz zu deinem Schreibtisch zu gehen und dir dort eine Frage zu stellen. Bei Slack erstellen wir digitale Bürosprechzeiten, während derer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen „vorbeischauen“ und mittels Zoom mit ihren Vorgesetzten sprechen können. Du kannst für Einzel- oder Gruppenbesprechungen die Terminfunktion im Google-Kalender verwenden oder einfach ein für alle zugängliches Meeting über einen Zoom-Link erstellen.

Ein weiterer Tipp: Erstelle eine Checkliste mit Personen, die du jeden Tag kontaktieren möchtest – Leute, denen du normalerweise im Büro begegnen würdest. Das kann zum Beispiel morgens oder mittags über eine informelle Nachricht geschehen, z. B. „Wie geht´s dir?“

4. Drück dich klar aus

Vermeide Missverständnisse, indem du mehr als sonst kommunizierst Stelle keine Vermutungen über Dinge an, die dir vielleicht offensichtlich erscheinen. Beschreibe genau, was du meinst, selbst dann, wenn du denkst, dass du dich wiederholst. Nicht jeder hat die gleichen Informationen wie du. Da Teammitglieder häufiger als gewohnt miteinander kommunizieren müssen, ist es wichtig, dass Führungskräfte dies ebenfalls tun. Hier findest du ein paar hilfreiche Taktiken:

• Verfasse. Verfasse. Verfasse. Lies dir deine Nachrichten vor dem Absenden noch einmal durch, um sicherzustellen, dass sie die von dir beabsichtigte Botschaft enthalten.
• Stelle am Ende deiner Beiträge eine explizite Frage, z. B. „Habe ich etwas vergessen, das ihr für relevant haltet?“ oder „Möchte jemand noch etwas hinzufügen?“
• Nutze für Einzelgespräche Slack-Channels. Direktnachrichten führen zu Benachrichtigungen, die von der Arbeit ablenken können. Daher ist es besser, sie nur dann zu verwenden, wenn es wirklich notwendig ist. Wir haben festgestellt, dass das Einrichten von Channels ein guter Weg ist, sich gegenseitig im Laufe der Woche Mitteilungen zu hinterlassen, die nicht besonders dringend sind (diese werden als „Ungelesen“ in der Seitenleiste aufgeführt, damit deine Mitarbeiter dadurch nicht unnötig gestört werden).
• Bestehe auf genaue Angaben. Wenn du Sätze siehst wie „Lasst uns nochmal darauf zurückkommen“ oder „Tolle Idee, lasst uns das machen“, ist das die perfekte Gelegenheit, nachzuhaken. Wer soll darauf zurückkommen? Wo und wann? Eine gute Faustregel ist, sicherzustellen, dass jeder Aufgabe eindeutig ein Verantwortlicher oder eine Verantwortliche, ein Channel und eine Deadline zugewiesen sind.

5. Konzentriere dich auf Ergebnisse, nicht auf die aufgewendete Zeit

Remote-Management erfordert eine andere Denkweise: Im Mittelpunkt steht jetzt nicht mehr die Zeit der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, sondern das erzielte Ergebnis. Statt dir während des Tages Gedanken darüber zu machen, wie weit deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bisher vorangekommen sind, konzentriere dich auf die Zuweisung klarer, aus der Entfernung leicht zu bewertender Ergebnisse.

• Organisiere ein Stand-up-Meeting in Slack. Bitte alle Mitglieder in deinem Team-Channel darum, ihre Arbeitsergebnisse für die jeweilige Woche zu posten, weise auf Hindernisse und Abhängigkeiten hin und hake erledigte Aufgaben ab. Dadurch haben alle Teammitglieder Einblick in die Arbeit der anderen und Überschneidungen werden vermieden.
• Stelle einen benutzerdefinierten Slack-Status ein. Wenn du von einem Café aus arbeitest, in dem es eventuell laut ist und du deshalb keinen Anruf entgegennehmen kannst, gib dies an. Wenn du eine Zeit lang nicht gestört werden willst, da du dich sehr konzentrieren musst, stelle dies im Status ein, damit dein Team Bescheid weiß.

6. Denk daran: Du kannst immer ein persönliches Gespräch initiieren

Ein Großteil der nonverbalen Kommunikation findet statt, wenn Menschen zusammen in einem physischen Büro arbeiten. Wenn ein Thread oder ein Gespräch immer unklarer werden, sich die Emotionen hochschaukeln oder nicht die richtigen Leute in die Unterhaltung miteinbezogen werden, dann stoppe den Austausch und schlage ein persönliches Meeting per Audio/Video vor. Probiere die folgenden Aktionen, um spontan eine Verbindung aufzubauen:

• Gib /anruf ein, um direkt einen Slack-Anruf mit der gewünschten Person oder dem gewünschten Channel zu starten
• Gib /zoom ein, um einen Zoom-Meeting-Link zu erstellen – so hat jeder in diesem Channel oder der Direktnachricht die Möglichkeit, dem Meeting beizutreten

Letztlich kennst du dein Team am besten. Nutze deine Kenntnis der Dynamiken und individuellen Arbeitsweisen in deinem Team, damit du jeden bestmöglich unterstützen kannst.