Führungskommunikation von morgen: So gelingt die Top Down Kommunikation

Auf der Frontiers-Konferenz 2019 von Slack haben Rahul Singh, Executive Mobility Director bei der Ford Motor Company, und Kristin Geyer, Managerin für interne Kommunikationsstrategie beim Haushaltswarenhändler Wayfair, in der Session „Executive View: Transforming Your Business with Transparency and Agility“ (Perspektive der Führungskräfte: Transformation von Unternehmen durch Transparenz und Agilität) über ihre eigenen Erfahrungen bei der Überwindung dieser Kluft gesprochen.

Hier haben wir ihre besten Tipps für den Einsatz von Slack zur Verbesserung der Führungskommunikation, zur Steigerung des Engagements und zur Förderung der Transparenz zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden zusammengetragen.

Betone Wissen statt Hierarchie

Laut Rahul Singh wissen kluge Führungskräfte, dass die Person mit den Antworten möglicherweise nicht in der Führungsetage (oder auch nur in deren Nähe) arbeitet. Diejenigen, die am nächsten am Prozess oder Projekt dran sind, haben in der Regel die Informationen, die Führungskräfte benötigen, aber sie sind vielleicht nicht bei den zweiwöchentlichen Status-Meetings dabei – oder sie fühlen sich nicht wohl dabei, wenn sie dabei sind.

Wenn Führungskräfte jedoch Fragen an das gesamte Team in Slack stellen, kann die richtige Person ihre Perspektive in Echtzeit und ohne Hemmungen darlegen. „Wir haben festgestellt, dass dies den Leuten mehr Möglichkeiten bietet. So können wir besser voneinander lernen. Mal ehrlich, wer hat das Wissen?“ sagte Rahul Singh. „Wir können uns von der Hierarchie lösen, die in Teams naturgemäß herrscht.“

Wenn Führungskräfte bereit sind, bestehende Silos zu durchbrechen, fördern sie gleichzeitig den Austausch und intelligente Problemlösungen. „Meine Kolleg:innen werden sagen: ‚Woher hast du diese Information? Dieses Meeting findet doch erst nächste Woche statt.‘“, so Rahul Singh. „Ich sage dann: ‚Nun, ich bin im Channel. Dort ist steht alles.‘“

Schaffe einen Ort für Führungskommunikation in Echtzeit

Führungskräfte müssen gezielt Gelegenheiten für ihre Mitarbeitenden schaffen, um mit ihnen zu kommunizieren, was bei wachsenden Unternehmen wie Wayfair eine Herausforderung sein kann. „Wir haben uns zum weltgrößten Online-Anbieter für Wohnaccessoires entwickelt und konzentrieren uns dabei ganz auf die Kundenerfahrung“, so Kristin Geyer. „Mithilfe von Innovation und Technologie gelingt es uns, unseren Kund:innen eine optimale Erfahrung zu bieten.“

Die internen Systeme und Kommunikationsmittel des Unternehmens wuchsen jedoch nicht so schnell wie das Geschäft. „Wir waren es gewohnt, als kleines Start-up zu kommunizieren“, so Kristin Geyer. Diese einfachen Methoden waren für ein Unternehmen mit 12.000 Mitarbeitenden aber nicht mehr effektiv.

Anfang 2018 hat sie daher eine Initiative zur Verbesserung der internen Kommunikation gestartet, die auf das Engagement der Führungskräfte ausgerichtet ist. Das Unternehmen hat einen „Fragen an die Führungsetage“ (Ask Me Anything, AMA)-Channel erstellt, in dem Margaret Lawrence, Vizepräsidentin von Wayfair Professional, und Steve Oblak, Chief Merchandising Officer des Unternehmens, Fragen von Mitarbeitenden beantworten können. „Es ist ein offenes Forum, in dem sie querbeet alle möglichen Fragen beantworten“, so Kristin Geyer.

Sie war sofort beeindruckt von der „Bereitschaft der Mitarbeitenden, hinter dem Deckmantel der Anonymität hervorzutreten, knallharte Fragen zu stellen und etwas zu fragen, das sie wirklich wissen wollten und nicht etwas, das sie gerade für politisch korrekt hielten“.

Lege Erwartungen für Mitarbeitende und Führungskräfte im Voraus fest

Rahul Singh hat festgestellt, dass die Festlegung von Erwartungen der Schlüssel zu einer effektiven Kommunikation in Slack ist. Er hat seinem Team gesagt: „Schaut mal, ich werde nicht auf alle Nachrichten antworten, und ihr wollt das auch nicht. Aber wenn ich einen Frage beantworten soll, dann markiert mich [im Channel]“. Und wenn er markiert ist, springt er ein, um zu helfen. So kann er immer noch Status-Updates durchgehen und sich einen Überblick über die Vorgänge verschaffen, ohne sie auszubremsen.

Kristin Geyer empfiehlt Führungskräften, eine Frist für die Beantwortung von Fragen festzulegen. Die Wayfair-Führungskräfte konnten die Fragen im AMA-Channel, der rund um die Uhr verfügbar ist, nicht in Echtzeit beantworten, aber sie wollten die Mitarbeitenden, die eine Antwort erwarteten, auch nicht enttäuschen. „Diese Fragen waren sehr gut durchdacht. Damit die Fragen gründlich und mit Bedacht beantwortet werden konnten, haben wir Richtlinien aufgestellt, nach denen sie[Mitarbeitende] innerhalb von 72 Stunden eine vollständige Antwort erhalten sollten, und das hat ziemlich gut funktioniert“, sagte sie.

Fördere Transparenz und Vertrauen durch Beteiligung

Debatten und sogar Konflikte, die richtig ausgetragen werden, sind bei der Arbeit eigentlich eine gute Sache. Sie sind ein Zeichen dafür, dass Teammitglieder sich trauen, ihre Meinung zu sagen, ohne Angst vor Konsequenzen haben zu müssen. Dies ist nur möglich, wenn Führungskräfte dem Aufbau von Vertrauen unter ihren Mitarbeitenden Priorität einräumen.

Rahul Singh ist der Meinung, dass Führungskräfte, wenn sie wollen, dass ihre Mitarbeitenden Slack für den Austausch von Ideen und Anliegen verwenden, sich selbst beteiligen müssen. „Die Art und Weise, wie ich versuche, Vertrauen in Slack aufzubauen, besteht nicht darin, zu sagen: ‚Hey, wie läuft's im Slack-Channel?‘ Es geht darum, ein gleichberechtigter Teilnehmer und Beobachter zu sein.“ Er hinterlässt motivierende Nachrichten – „Boom“ ist eine davon – um zu zeigen, dass er sich aktiv mit den Geschehnissen im Channel auseinandersetzt.

Wenn eine Führungskraft über Direktnachrichten oder in Channels kommuniziert, legitimiert sie diese Form der Kommunikation und signalisiert den Mitarbeitenden, dass sie nicht um ein formelles Meeting bitten müssen, um Fragen zu stellen. Je mehr Führungskräfte zeigen, dass sie Wert auf Transparenz und offene Kommunikation legen, desto mehr Vertrauen werden sie bei den Mitarbeitenden aufbauen, damit diese frei ihre Ansichten und Ideen teilen.

Straffe Feedback-Zyklen

Ein weiterer Vorteil des Vertrauensaufbaus ist, dass die Teammitglieder nicht mehr so zögerlich sind, wenn sie sich frühzeitig und regelmäßig einbringen wollen. Als Rahul Singh zu Ford gekommen ist, hat er sich darauf konzentriert, die Entwicklung neuer Versionen für die autonomen Fahrzeuge des Unternehmens zu beschleunigen. Langwierige Feedback-Zyklen haben den Prozess ausgebremst. Jetzt erfolgen die meisten dieser Feedbackschleifen in Slack.

Mithilfe der Plattform ermutigt er seine Teammitglieder, sich gegenseitig zu informieren, bevor Ideen und Projekte endgültig umgesetzt werden, sei es durch eine kurze Codeüberprüfung oder durch das Durchsehen von Mockups. „Man kann die Ergebnisse sehen, weil sich die Einstellung der Mitarbeitenden dahingehend ändert, dass sie sagen: ‚Ich werde etwas früher veröffentlichen, woran wir arbeiten, Feedback einholen und es schneller richtig machen‘“, so Rahul Singh.

Nutze Leichtigkeit als Türöffner für ernstere Fragen

„Würdet ihr lieber gegen eine Ente kämpfen, die so groß ist wie ein Pferd, oder gegen 100 Pferde, die so groß sind wie eine Ente?“ Das war die erste Frage, die Margaret Lawrence bei dem Eröffnungs-AMA von Wayfair gestellt wurde. Kristin Geyer hat erkannt, dass die Absurdität der Frage eine Leichtigkeit erzeugte, durch die die Mitarbeitenden fragen konnten, was ihnen wirklich auf dem Herzen lag, was wiederum die Gründer:innen zu offeneren Antworten inspirierte.

Während Oblak knallharte Fragen über das Unternehmen stellte, hat ein Mitarbeiter gefragt, ob er an der Game of Thrones-Todesrunde teilnehmen wolle – und das tat er und chattete jede Woche live mit dem Team. „Auch wenn das vielleicht ein bisschen seltsam ist, ist das genau die Art von Verbindungen, die wir mit den AMAs herstellen wollen“, so Geyer.

Rahul Singh hat mit Cupcakes versucht, sein Team zu ungezwungenem Lob zu ermuntern. Anfangs nahm er gelegentlich an Einführungspartys teil, bei denen es zur Feier des Tages Kuchen gab. „Ich habe gefragt: ‚Wann ist der nächste Launch?‘ Bis dahin waren es noch Monate hin. Ich habe mich gefragt: ‚Wie können wir das auf kleinere Einheiten herunterbrechen?‘ Wie können wir vom Kuchen zu Cupcakes kommen?‘“

Anstatt also nur einmal im Quartal Kuchen zu bestellen, bringt das Team nun jeden Donnerstag Cupcakes mit, um die kleinen Erfolge zu feiern. Es wurde ein Cupcakes-Channel eingerichtet, und die Mitarbeitenden begannen, dort Neuerscheinungen zu teilen und die Arbeit anderer zu würdigen. „Ich glaube, das hat sich organisch entwickelt“, sagte Rahul Singh. „Wenn du so etwas siehst, bekommst du das gute Gefühl, dass du wirklich etwas erreicht hast.“