Mitarbeiter-App: Verbesserte Zusammenarbeit und interne Kommunikation

Die Digitalisierung ist in vielen deutschen Unternehmen angekommen und zieht sich durch verschiedene unternehmensinterne Ebenen. Eine Vielzahl von digitalen Lösungen bedeutet jedoch häufig auch ein Mehr an digitaler Kommunikation. Oft fällt die Umstellung hierauf nicht leicht. In vielen Unternehmen fehlt die nötige Erfahrung und das Wissen um Best Practices. Du solltest daher unbedingt über die Einführung von Mitarbeiter-Apps nachdenken. Diese sind die perfekte Möglichkeit, die interne Kommunikation im Unternehmen zu optimieren. Im Folgenden erfährst du alles, was du über das Thema Mitarbeiter-App wissen solltest.

Bedeutung effektiver Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen

Kennst du den wichtigen Faktor für den Erfolg eines Unternehmens? Tatsächlich ist es ein auf den ersten Blick sehr grundlegender Punkt: die Kommunikation. Eine gelingende Kommunikation ist tatsächliche die Basis für die Produktivität jedes Mitarbeitenden. Wem wichtige Informationen fehlen, der wird in seiner Arbeit unweigerlich behindert und kann weniger schnell Resultate liefern – oder aber diese fallen nicht zur Zufriedenheit aus.

Die interne Kommunikation zu optimieren, ist dabei jedoch gar nicht so einfach. Gerade im Zeitalter der Digitalisierung gibt es eine starke Diversifizierung der Kommunikationskanäle. Egal ob Mails, WhatsApp oder virtuelle Meetings – in Sachen Kommunikation haben wir die Qual der Wahl. Diese Auswahl an Kommunikationskanälen ist dabei Fluch und Segen zugleich. Zwar ist man immer und überall erreichbar und Informationen können theoretisch schnell von A nach B gelangen. Zugleich sorgen zu viele Kommunikationskanäle jedoch schnell für Verwirrung. Gerade wenn nicht klar ist, welche Informationen wann über welchen Kanal übermittelt werden, kann Chaos entstehen. Auch ein Gefühl der Überforderung und eine daraus resultierende Ignoranz bestimmter Kanäle sind ein häufiges Phänomen.

Herausforderungen in der internen Kommunikation und Zusammenarbeit

Schauen wir uns die Herausforderungen in der internen Kommunikation und Zusammenarbeit weiter im Detail an. Insgesamt sind neben dem allgemeinen Problem der Diversifizierung der Kommunikationskanäle folgende Herausforderungen in vielen Unternehmen zu beobachten:

• Die Mitarbeitenden mit relevanten Informationen zu erreichen
• Die Mitarbeitenden zur Teilnahme zu motivieren
• Die hohen Fluktuationsraten in vielen Branchen
• Die technologischen Barrieren

Die Mitarbeitenden mit relevanten Informationen zu erreichen ist direkt verknüpft mit dem bereits genannten Punkt der Diversifizierung der Kommunikationskanäle. Wenn nicht klar ist, auf welchem Wege Informationen vermittelt werden, kann eine Information weniger schnell beim Empfänger ankommen.

Die Mitarbeitenden zur Teilnahme zu motivieren ist ebenfalls mit diesem Problem verbunden. Gibt es zu viele Kommunikationskanäle oder sind diese nicht passend für die jeweiligen Projekte, klinken sich viele Angestellte aus. Du kennst das sicher aus virtuellen Meetings: Einige Teilnehmende wirken unbeteiligt, hören kaum zu oder schalten gar die Kamera aus und gehen nebenher anderen Tätigkeiten nach.

Zu den weiteren Herausforderungen gehört die Tatsache, dass in vielen Unternehmen Zuständigkeiten durch hohe Fluktuationsraten oft wechseln. Bei einer ständig wechselnden Ansprechperson kann auch der beste Mitarbeitende den Überblick verlieren. Achte unbedingt darauf, dass immer klar ist, wer für was verantwortlich ist und dass diese Rolle auch kommuniziert wird.

Die technischen Barrieren sind ebenfalls nicht zu unterschätzen. Viele Mitarbeitenden sind es müde, sich ständig in neue digitale Tools einarbeiten zu müssen. Häufig sind gerade ältere Angestellte weniger digital affin und haben das Gefühl, den Anschluss zu verlieren. Lass diese auf keinen Fall zurück und helfe Ihnen dabei, mit den neuen Entwicklungen Schritt zu halten. Klaren Anleitungen und eine gewisse Einarbeitungszeit sind dabei dringend nötig.

Du hast es also verstanden: Nur wenn die Kommunikation im Unternehmen klaren Regeln und Strukturen folgt, kann sie gelingen und zu gesteigerter Produktivität führen. Vergiss also nicht, das Thema auf die nächste Meeting-Agenda zu setzen.

Lösungen für effektive Zusammenarbeit und Kommunikation

Nun da du alle Herausforderungen der internen Zusammenarbeit kennst, sehnst du dich sicher nach einer einfachen Lösung. Tatsächlich kann es ganz schön überfordernd wirken, alle oben genannten Probleme anzugehen.

Zum Glück gibt es inzwischen Lösungskonzepte, die dir dabei helfen können, viele Probleme auf einen Streich zu lösen. Besonders die sogenannten Mitarbeiter-Apps erfreuen sich steigender Beliebtheit – und das nicht ohne Grund!

Schauen wir uns zunächst an, was genau eine Mitarbeiter-App überhaupt ist. Mitarbeiter-Apps sind speziell für die interne Kommunikation im Unternehmen entworfen und sollen insbesondere die Zusammenarbeit an Projekten verbessern. Es gibt sie sowohl in mobiler als auch in Desktop-Version, damit sie den jeweiligen Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht werden.

Durch die Mitarbeiter-App erhält man Zugriff auf:

• Wichtige Informationen
• Projektrelevante Dokumente
• Projektrelevante Tools

Auf all das kann völlig unabhängig von Arbeitszeiten oder Standort zugegriffen werden. Das ist ein großer Vorteil für Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeiten oder Standorten in verschiedenen Zeitzonen.

Die meisten Mitarbeiter Apps-haben zudem Chatfunktionen, einen Newsfeed, To-Do-Listen oder Feedback-Funktionen.

Vorreiter auf dem Markt der Mitarbeiter-Apps ist dabei seit Jahren Slack. Die Mitarbeiter-App ist bekannt dafür, alle wichtigen Funktionen für die unternehmensinterne Zusammenarbeit in einem simplen und intuitiven Tool zusammenzufassen.

Die Bedeutung der Verwendung einer Mitarbeiter-App

Nun da du verstanden hast, was genau eine Mitarbeiter-App ist, lohnt sich ein genauerer Blick auf die Details. Was sind die Vorteile einer Mitarbeiter-App? Wie kann diese konkret dabei helfen, die Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen zu verbessern?

Verbesserte interne Kommunikation und Zusammenarbeit

Wenn du eine passende Mitarbeiter-App einführst, verbesserst du die Kommunikation in deinem Team im Idealfall um ein Vielfaches. Der größte Vorteil der Mitarbeiter-App liegt darin, ortsunabhängiges Arbeiten zu erleichtern – und das weitaus mehr als es die Kommunikation per Mail oder Telefon zulässt. Die bequeme App-Funktion erlaubt es auch Mitarbeitenden, die selten im Büro sitzen (Produktion, Außendienst etc.), auf dem neusten Stand zu sein und unkompliziert mit anderen Teammitgliedern zu kommunizieren.

Auch das Arbeit im Homeoffice wird erleichtert. Die Mitarbeiter-App kann auf verschiedenen Geräten installiert werden und erlaubt es so, zuhause genauso bequem wie im Büro zu arbeiten.

Die Kommunikation in der Mitarbeiter-App läuft meist über eine Chatfunktion. Das ist sehr viel bequemer als immer wieder Mails mit verschiedenen Betreffzeilen und Verteilergruppen auszutauschen.

Einfache und effiziente Informationsverteilung

Die Chatfunktion der Mitarbeiter-App erlaubt es, Informationen viel einfacher und effizienter zu verteilen. Im Chat können Informationen quasi in Echtzeit ausgetauscht werden. Es kann auf diese Weise viel schneller reagiert werden. Keine ungeöffneten Mails mehr und kein ewig langes Warten auf eine Antwort!

Slack zum Beispiel erlaubt es, verschiedene Kanäle („Channels“) zu unterschiedlichen Themen zu erstellen. So erhalten nur die wirklich vom jeweiligen Projekt betroffenen Personen die Informationen. Es entsteht dadurch viel weniger Verwirrung durch überflüssige Informationen und Personen können direkt angesprochen werden.

Über Mitarbeiter-Apps sind deine Teammitglieder innerhalb der Arbeitszeit deutlich schneller und leichter zu erreichen und du kannst so die Reaktionszeit auf Anfragen oder Probleme deutlich verkürzen.

Ein weiterer Vorteil: Die Mitarbeiter-App wird der zentrale Ort, an dem Informationen und Dokumente verwaltet werden. Die Mitarbeitenden können immer und jederzeit auf diese zugreifen. Die Zeiten, in denen stundenlang durch Ordner geklickt wurde und Dokumente im Mailanhang verschickt wurden, gehören dadurch der Vergangenheit an.

Steigerung der Produktivität und des Engagements der Mitarbeiter

Wie bereits erwähnt, sorgt eine verbesserte Kommunikation innerhalb des Unternehmens dafür, dass sich die Produktivität erhöht. Das liegt vor allem daran, dass eine gute Kommunikation zu zufriedenen Angestellten führt.

Eine verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit bedeuten:

•  Gesteigertes Engagement der Mitarbeitenden: Wenn die Kommunikation im Unternehmen gut läuft und alle Mitarbeitenden sich stets up-to-date fühlen, steigert das langfristig die Mitarbeiterbindung. Die Angestellten fühlen sich ihrem Unternehmen und ihren Aufgaben mehr verbunden. Sie wissen, dass ihre Arbeit gesehen und geschätzt wird. Wenn Information im Fluss sind statt zu stocken, läuft auch die Arbeit im wahrsten Sinne des Wortes flüssiger.
•  Verbesserung der Arbeitsbedingungen: Die Verwendung einer passenden Mitarbeiter-App kann langfristig die Zufriedenheit der Mitarbeitenden stärken, da diese das Arbeiten deutlich flexibler macht. Sie erleichtert die Arbeit von unterwegs oder im Home Office und sorgt daher für eine bessere Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben.
•  Schnelleres Onboarding: Mitarbeiter-Apps sind ein guter Weg, um die bereits erwähnten technischen Barrieren abzubauen. Sie sind in der Regel einfach zu verstehen und relativ intuitiv. Häufig ist nur eine geringe Einarbeitungszeit nötig. Gerade für neue Teammitglieder ist das sehr angenehmen und macht sie schneller selbstständig. Auch weniger Technik-affine Mitarbeitende profitieren von einer leicht zu bedienenden Mitarbeiter-App. Die Teammitglieder können sich zudem untereinander das neue Tool schnell erklären, was ein tageslanges Onboarding durch das Management unnötig macht.

Durch die Verwendung von Mitarbeiter-Apps steigest du also langfristig die Zufriedenheit deines Teams und sorgst für eine stärkere Mitarbeiterbindung. So kann auch eine hohe Mitarbeiterfluktuation reduziert werden – ein ebenfalls nicht zu verachtender Vorteil in Hinblick auf die Produktivität des Unternehmens.

Woran du ebenfalls denken solltest: Gerade junge Menschen legen Wert auf ein modernes Arbeitsumfeld. Durch die Nutzung zeitgemäßer Tools wie einer Mitarbeiter-App wird dein Unternehmen als Arbeitgeber deutlich interessanter und wird mehr Bewerbungen anziehen. Eine Mitarbeiter-App ist also langfristig gesehen auch eine Investition in die Zukunft deines Unternehmens. Sichere dir die Fachkräfte von morgen, indem du schon heute ein attraktiver Arbeitgeber wirst, der mit aktuellen Entwicklungen Schritt hält und nicht vor Innovationen zurückschreckt.

Das solltest du dir zu Mitarbeiter-Apps merken

Du hast nun einiges über Mitarbeiter-Apps erfahren und hast verstanden, dass diese ein wichtiger Faktor in Hinblick auf die Produktivität deines Teams sind. Hier sind noch mal alle relevanten Informationen im Überblick.

Viele Unternehmen sehen sich mit unmotivierten Mitarbeitenden konfrontiert, die unter unübersichtlicher Kommunikation oder technischen Barrieren bei der Nutzung von Kommunikationstools leiden. Dies sorgt für Unzufriedenheit am Arbeitsplatz und eine geringe Mitarbeiterbindung.

Hier schaffen Mitarbeiter-Apps Abhilfe durch:

• Bündelung und Verteilung von Informationen und Dokumenten an einem Ort
• Chatfunktionen mit verschiedenen Kanälen
• Die Möglichkeit, zeit- und standortunabhängig zu kommunizieren
• Die Erleichterung des Arbeitens im Home Office

Die Einführung einer Mitarbeiter-App kann also nur positive Auswirkungen auf dein Team haben. Warte nicht länger und steige auf dieses bequeme Kommunikations-Tool um!