Wie Arbeitstechnologien die geschäftliche Kommunikation verändert haben

Technologie hat ihren Einfluss darauf, wie die meisten von uns in fast allen Teilbereichen des Alltags miteinander kommunizieren. Wir bleiben über soziale Medien mit alten Freund:innen in Kontakt, unterhalten uns per Videochat mit Verwandten und geben Essensbestellungen auf, ohne dabei direkt mit einem Menschen kommunizieren zu müssen.

Während das im Privaten eine nette Option ist, ist es für unser Berufsleben unerlässlich. In der modernen Arbeitswelt von heute hat der technische Fortschritt die geschäftliche Kommunikation komplett verändert. Aber um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen, solltest du wissen, wie du dir diese sich rasch entwickelnden Kommunikationstrends am besten zunutze machst.

Wie Technologie die Arbeit verändert hat

Während die geschäftliche Kommunikation früher über offizielle Schreiben oder in Form einer Unterhaltung im Büro des Chefs stattfand, werden Mitteilungen heute praktisch umgehend zugestellt. Aufgaben werden computergesteuert zugewiesen und nachverfolgt, während Kolleg:innen weltweit über eine Vielzahl von unterschiedlichen Kanälen und Zeitzonen hinweg kommunizieren und zusammenarbeiten.

Hier erfährst du, warum diese Art von moderner Arbeitstechnologie wichtig ist und wie du sie in deinem Unternehmen optimal einsetzt.

Geschäftliche Kommunikation und Zusammenarbeit

In den Tagen der traditionellen Kommunikationskanäle wie Post, Telefon und Fax musste man der gewünschte Ansprechperson häufig „hinterhertelefonieren“ oder lange auf Antworten warten. Heutzutage findet die geschäftliche Kommunikation meist in Echtzeit statt, entweder über eine Instant-Messaging-App oder per Videokonferenz auf deinem Laptop.

Es gibt unzählige Tools, um die interne und externe Kommunikation effizienter zu gestalten. Du kannst beispielsweise Slack-Channels nutzen, um eine praktische zentrale Anlaufstelle zu schaffen, die es Projekt-Teams ermöglicht, Ideen zu sammeln und zusammenzuarbeiten. Extern kannst du mit Slack Connect externe Partner:innen, Anbieter:innen und Kund:innen in deine Kommunikation einbeziehen, ohne dadurch Abstriche bei Sicherheit oder Bedienungsfreundlichkeit machen zu müssen.

Organisation

Es gibt mittlerweile innovative Kommunikationskanäle, die darauf ausgelegt sind, die Organisation zu verbessern, Workflows zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Projektmanagement-Systeme sorgen für die fristgerechte Abwicklung und geben automatisch Warnungen aus, wenn eine Teilaufgabe nicht pünktlich erledigt werden kann. Dokumente und Arbeitsblätter, die online verfügbar sind, ermöglichen es Gruppen, gemeinsam an ihnen zu arbeiten, und reduzieren so drastisch die Zeitverluste, die entstehen, wenn die jeweils aktuelle Version immer wieder zusammengefasst und geteilt werden muss.

Produktivität

Repetitive Routineabläufe lassen sich mithilfe moderner Arbeitstechnologien automatisieren. Hierdurch lassen sich menschliche Fehler reduzieren und den Mitarbeitenden bleibt mehr Zeit, sich auf anspruchsvollere und kreativere Aufgaben zu konzentrieren. Ausgeklügelte Tools für die Zusammenarbeit ermöglichen unmittelbaren Zugriff auf Anwendungen, Ressourcen und Dokumente, ohne dazu E-Mail-Ketten durchsuchen oder Kolleg:innen stören zu müssen. Dies mag trivial erscheinen, kann dir jedoch eine Menge wertvoller Zeit einsparen. Konkret hat eine IDC-Studie mit dem Titel „How Slack Adds Value for Every Department in Your Organization“ ergeben, dass sich die Menge an E-Mails und die Zeit für Meetings durch Kollaborationstools wie Slack um 32 % bzw. 23 % reduzieren lässt. Stelle dir einfach einmal vor, was du mit all dieser Zeit anfangen könntest.

Geschwindigkeit

Durch die Automatisierung administrativer und operativer Aufgaben und Abläufe können sich Mitarbeitende besser auf übergeordnete Tätigkeiten mit weniger Unterbrechungen konzentrieren. Ohne eine Vielzahl von Ablenkungen lässt sich die eigentliche Arbeit schneller erledigen, d. h. die Lieferfristen für zahlende Kund:innen können verkürzt werden. Dieser Geschwindigkeitszuwachs kann zu einem erheblichen Wettbewerbsvorteil werden, die Zufriedenheit der Kund:innen stärken und im Endeffekt eine Gewinnsteigerung für dein Unternehmen bewirken.

Sicherheit

Fortschritte bei Cybersicherheitsverfahren sorgen für den Schutz deiner Unternehmensdaten und ermöglichen es gleichzeitig deinen Mitarbeitenden, von überall aus schnell auf wichtige Anwendungen und Informationen zuzugreifen. Firewalls, Antiviren-Software und Generatoren für sichere Passwörter usw. schützen dein Unternehmen und tragen gleichzeitig zur Optimierung betrieblicher Abläufe bei.

Remote-Arbeit

Durch die globale Pandemie wurde ein Großteil der Mitarbeitenden auf ein Remote-Arbeitsmodell umgestellt. Sind nicht alle Mitarbeitenden im selben Büro, können Kommunikationsprobleme entstehen, wenn die entsprechenden Tools fehlen.

Kollaborationsplattformen wie Slack können dazu beitragen, die Abschottung zwischen unterschiedlichen Abteilungen zu durchbrechen, sie fördern solide, kollegiale Beziehungen und ermöglichen es Projekt-Teams, in kürzester Zeit zusammenhängende Ergebnisse abzuliefern. Tatsächlich hat eine Umfrage unter Slack-Benutzer:innen in den USA, Großbritannien, Australien und Kanada aus dem Jahr 2020 ergeben, dass 91 % von ihnen nach der Umstellung auf das Tool das Gefühl hatten, besser im Home-Office arbeiten zu können.

Optimierung von Technologie bei der Arbeit

Entscheidend für eine gelungene Optimierung von Arbeitstechnologien ist eine klare Vorstellung davon, welche Vision und welche Ziele du mit deinem Unternehmen verfolgst. Wenn du die Verantwortung der Mitarbeitenden erhöhen und die Lieferfristen für Kund:innen verkürzen möchtest, dann dürfte sich eine Investition in Projektmanagement-Software für dich lohnen. Wenn dir daran gelegen ist, dass deine Mitarbeitenden motiviert, aufeinander abgestimmt und produktiv arbeiten, dann ist eine Mehrzweck-Kollaborationsplattform wie Slack die richtige Wahl für dich. Im Grunde geht es darum, herauszufinden, wo deine größten Schwachstellen liegen und dann in die Tools zu investieren, die dich dabei unterstützen, deine ganz individuellen Unternehmensziele zu erreichen.