職場のテクノロジーがビジネスコミュニケーションに与える影響

日常生活のあらゆる場面におけるコミュニケーションで、テクノロジーの影響を受けていない人はまずいないと言ってよいでしょう。私たちは SNS で友人の近況を知ったり、遠く離れて暮らす家族とビデオチャットをしたり、人とまったく会話せずにコーヒーや食べ物を注文したりしています。

こうしたテクノロジーは家庭でも便利な存在ですが、職場ではもはや必要不可欠となっています。現在の職場では、テクノロジーの進歩によってビジネスコミュニケーションが一変しています。しかし、テクノロジーを最大限に活用するには、このように急速に進化するコミュニケーションの新たな流れを捉えて利用する方法を知っていなければなりません。

テクノロジーによって職場はどのように変わったか

かつてのビジネスコミュニケーションでは、フォーマルな手紙を送ったり、上司の部屋に出向いて話をしたりしていましたが、今では一瞬でメッセージを送信できます。仕事の依頼と進捗管理は PC で行えますし、世界各地に散らばるチームメンバーが異なるタイムゾーンで働いていても、複数のチャネルで簡単にコラボレーションができます。

ここからは、現代の職場でテクノロジーが重要である理由と、その活用方法を見ていきましょう。

ビジネスコミュニケーションとコラボレーション

手紙、電話、FAX といった昔ながらのコミュニケーション方法には、すれ違いがあったり、返事がなかなか来なかったりという問題点があります。新しいテクノロジーのおかげで、今ではラップトップ上でインスタントメッセージアプリやビデオ会議を使って、リアルタイムでコミュニケーションを取ることができるようになりました。

社内向けと社外向け、両方のコミュニケーションを効率化するために利用できるツールは数多くあります。例えば Slack のチャンネルは、社内チームがブレインストーミングやコラボレーションをするための便利なハブとして使うことができます。社外とのコミュニケーションの場合、Slack コネクトを使えば、安全性や利便性を損なわずに社外のパートナー、ベンダー、顧客とやり取りできます。

組織

今では、革新的なコミュニケーションチャネルを利用して、組織を改善し、業務フローを最適化し、効率を大幅に改善できるようになっています。プロジェクト管理システムを使えば、プロジェクトをスケジュールどおりに進め、タスクが予定のコースを外れた時は自動的にアラートを受けることができます。ドキュメントやワークシートをオンラインで保管すれば、グループのメンバー全員がドキュメントにアクセスして編集できるため、編集箇所の取りまとめや共有のための無駄な時間が大幅に削減され、誰もが常に最新バージョンを確認できるようになります。

生産性

職場向けのテクノロジーを活用すれば、繰り返し発生する単調なタスクを自動化できます。自動化することで人的ミスが少なくなり、従業員はより思考を必要とするクリエイティブな仕事に集中できるようになります。高度なコラボレーションツールがあれば、アプリ、アセット、ドキュメントなどにさっとアクセスできます。情報を探すのに過去のメールを検索したり、同僚の手を煩わせたりする必要はありません。こうしたメリットはどれも小さなことのように思うかもしれませんが、最終的には、あなたや従業員の貴重な時間を大幅に節約できるのです。実際、IDC が行った調査「How Slack Adds Value for Every Department in Your Organization（Slack は組織の各部門にどのように価値をもたらすか）」では、Slack などのインスタントメッセージツールを導入することで、メールを 32% 減らし、会議の時間を 23% 短縮できることが明らかになっています。こうして節約してできた時間で何ができるでしょうか。想像が膨らみますね！

スピード

管理タスクと繰り返し発生する業務を自動化すれば、従業員はさらに高いレベルの仕事に注力し、中断されず仕事に集中できるようになります。集中力を削ぐ要因が格段に減るので、仕事にかかる時間が短縮され、納品までのスピードアップが実現します。このようなスピード面での向上は、競争の場で極めて有利に働くだけでなく、顧客満足度の向上とビジネスの収益アップを牽引します。

セキュリティ

サイバーセキュリティを強化することで、ビジネスデータを保護できると同時に、従業員はどこからでも重要なアプリや情報に素早くアクセスできるようになります。ファイアウォール、マルウェア対策ソフトウェア、安全なパスワードの生成などによって、組織を保護しながら業務の効率化を実現できます。

リモートワーク

世界的なパンデミックにより、多くの職場でリモートワークモデルへのシフトが進みました。従業員の勤務場所が同じオフィスに限定されない場合、適切なツールが導入されていないとコミュニケーション上の問題が発生する可能性があります。

Slack のようなインスタントメッセージプラットフォームがあれば、部門のサイロ化が解消され、同僚との関係性が強まり、チームが連携を崩すことなく団結して働けるようになります。実際、毎週 Slack を利用するアメリカ、イギリス、オーストラリア、カナダのユーザーを対象とした 2020 年のアンケートでは、回答者の 91% が Slack を導入した後はリモートワークが進めやすくなったと回答しています。

職場のテクノロジーを最適化する方法

職場のテクノロジーを最適化するうえで鍵となるのは、ビジネスのビジョンとゴールを明確に把握することです。従業員の説明責任を高め、顧客への納品までの時間を短縮したい場合は、プロジェクト管理ソフトウェアへの投資を検討しましょう。リモートで働く従業員がエンゲージメントを落とさず、同じ方向を目指し、生産的でいられるようにしたい場合は、さまざまな目的に使えてコラボレーションが進めやすくなる Slack のようなメッセージプラットフォームが力を発揮します。重要なのは、最大の問題点を特定し、自社のゴールの実現に役立つツールに投資することなのです。