OKR: Die Methode zur Verbesserung der Zusammenarbeit und des Projektmanagements

Wenn du oft im Team arbeitest, kennst du sicher die Bedeutung konkreter Ziele. Hat ein Projekt kein klar definiertes Ziel, an das immer wieder erinnert wird, läuft schnell alles aus dem Ruder und die Teammitglieder verlieren sich in verschiedene Richtungen. Es sollte daher im Sinne jedes Projektmanagements sein, ausreichend Zeit in die Festlegung der Ziele zu investieren. Vielleicht hast du schonmal von der sogenannten OKR-Methode gehört. OKR ist eine Methode für die erfolgreiche Zielsetzung im Unternehmen. Es hilft dabei, Ziele messbar zu definieren und die Einhaltung dieser so immer wieder im Lauf des Projekts überprüfen zu können. Erfahre im Folgenden alles, was du über die OKR-Methode wissen musst und implementiere diese anschließend erfolgreich in deinem Team.

Was ist OKR?

Definition von OKR (Objective Key Results)

OKR ist eine Abkürzung, die für Objectives und Key Results steht. Die Methode ist aktuell in aller Munde und wird von großen Unternehmen wie Amazon verwendet. Unter Objectve (Ziel) wird ein langfristiges Ziel verstanden. Die Key Results (Schlüsselresultate) messen wiederum, ob und in welchem Maß das Ziel erreicht wurde.

Die OKR-Methode ist dabei alles andere als neu. Ihre Wurzeln reichen in die 1970er zurück, als der spätere CEO von Intel, Andy Grove, nach Möglichkeiten suchte, sein Team flexibler und reaktionsfähiger zu machen. Er lehnte sich dabei an bereits existierende Methoden wie das Management by Objectives (MBO) an.

Verwendung von OKR zur Definition und Verfolgung von Zielen

Der OKR-Rahmen ist sehr flexibel und kann theoretisch in unterschiedlichen Szenarien eingesetzt werden. Grundsätzlich geht es jedoch darum, Ziele zu definieren und zu verfolgen. Andy Grove erkannte: Teams arbeiten besser, wenn sich jeder auf die Ergebnisse konzentriert und nicht auf die Verfahren, um diese zu erreichen. Anstatt den Mitarbeiter:innen genau zu sagen, was sie tun sollen, legte er also ein Ziel fest und ließ sie ihre eigenen Arbeitsmethoden finden, um es zu erreichen.

Die OKR-Methode ist also anpassbar und fluide. Sie gibt einen Rahmen vor, nicht jedoch wie genau Prozesse abzulaufen haben. Unternehmen müssen OKR daher an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.

Flexibilität von OKR zur Anpassung an Unternehmen unterschiedlicher Größe und Struktur

Die flexible Natur der OKR-Methode sorgt dafür, dass sie für Unternehmen mit unterschiedlicher Größe und Struktur geeignet ist.

Bei großen Unternehmen kann OKR dabei helfen, eine bessere Koordinierung zwischen verschiedenen Abteilungen zu erreichen. Gerade alteingesessene Unternehmen sind meist noch in hierarchischen Prozessen organisiert, in denen Manager:in alle Teammitglieder führen sollen. Dieser altmodische Aufbau ist jedoch in der modernen, digitalisierten Arbeitswelt nicht mehr zeitgemäß. Hier kann OKR eine Chance sein, alte Muster aufzubrechen.

Kleine Unternehmen hingegen sind meist bereits mehr in kleinen Teams organisiert. Sie können von OKR profitieren, um Projekte genau zu planen und effizient durchzuführen.

OKR ist auch für Unternehmen interessant, in denen viel im Home Office gearbeitet wird. OKR wird hier zum Kommunikationstool, über das sich die Angestellten bezüglich ihrer Ziele mit den Vorgesetzten austauschen können. Dies kann helfen, auch bei der Arbeit von zuhause aus motiviert zu bleiben und nicht in Isolation zu verfallen.

Das OKR-Modell

Einführung in das Grundmodell von OKR

Die Grundlage von OKR ist eine auf den ersten Blick sehr einfach Formel. Präge sie dir am besten gleich ein:

 Ich werde [Ziel] und meinen Fortschritt mit [Schlüsselergebnis] messen.

Ein Ziel könnte sein, dass du dein Produkt bekannt machen möchtest. Um deinen Fortschritt zu messen, bestimmst du über das Schlüsselergebnis eine Metrik. Die könnte sein, dass du 1000 Besuche auf deiner Webseite haben möchtest.

Klingt einfach, doch ganz so leicht funktioniert die OKR-Methode natürlich nicht. Die Formel ist nur die Basis, um das Grundprinzip von OKR zu verstehen. Es ist wichtig, die gesamte Philosophie der OKR-Methode zu verstehen, um diese gezielt anwenden zu können. Betrachten wir daher die beiden Grundelemente „Ziel“ und „Schlüsselergebnisse“ ein bisschen genauer.

Erklärung von Zielen und Schlüsselergebnissen (Key Results)

Die Ziele geben den Kurs vor: Sie zeigen, wohin das Unternehmen gehen möchte. Anhand der Schlüsselergebnisse wiederrum lässt sich messen, ob es dieses Ziel erreicht hat. Falls nicht, helfen sie zu verstehen, warum und wie man etwas ändern kann. Die OKR-Methode ist eine Möglichkeit, die Ziele eines Unternehmens, eines Teams oder einer Einzelperson in einer Weise festzulegen, die mit einer Vision abgestimmt ist. Kurz gesagt: Es geht darum, ein wichtiges Ziel zu definieren, das vom gesamten Unternehmen verfolgt wird, und dann eine Strategie zu entwickeln, mit der dieses Ziel erreicht werden kann. Diese Strategie wird dann in mehrere kleine Aufgaben unterteilt, die jeweils mit Zielen verbunden sind, deren Ergebnisse messbar sein müssen.

Tipps zur Definition und Formulierung von Zielen und Schlüsselergebnissen

Jede kleine Aufgabe im OKR ist ein Schlüsselschritt, der in Verbindung mit allen anderen zum Erreichen des Endziels und damit zur Erfüllung des Unternehmensauftrags führt. Die Key Results müssen leicht messbar sein. Es ist sehr wichtig, dass die festgelegten Metriken nicht unklar sind.

Die Ziele wiederrum sollen eine Vision sein und keine Metriken enthalten. Vermische auf keinen Fall Ziele und Schlüsselerlebnisse! Sonst riskierst du, dein eigentliches Ziel aus den Augen zu verlieren und dich in den kleinen Arbeitsschritten zu verlieren.

Die verschiedenen Ebenen von OKR: individuell, team- und unternehmensweit

Um OKR zu verstehen, musst du ebenfalls wissen, dass die Methode verschiedene Einsatzebenen unterscheidet: Die individuelle Ebene, die Teamebene und die Unternehmensebene.

Auf der Unternehmensebene stehen die großen Ziele, wie zum Beispiel eine Steigerung des Umsatzes. Dein Ziel ist also Umsatzwachstum. Die Keyresults müssen nun messen, ob du wirklich den Umsatz gesteigert hast. Ein mögliches Keyresult könnte sein, deinen Markt von drei Ländern auf fünf Länder zu erweitern. Ein weiteres Keyresult wäre es, eine neue Produktpalette einzuführen.

Betrachten wir nun die Teamebene. Das Team erhält die Unternehmens-OKR und leitet daraus wiederrum eigene OKRs ab. Zum Beispiel setzt sich das Marketing zum Ziel, den französischen Markt zu erobern. Ein Keyresult wäre, in Paris ein erstes Geschäft zu eröffnen.

Zuletzt bleibt die Individualebene. Jeder Angestellte kann seine eigenen OKRs haben. Um zum Beispiel das erste Geschäft in Paris eröffnen zu können, beschließt der Angestellte, eine Studie zur Marktforschung in Auftrag zu geben.

Wer die OKR-Methode einsetzen möchte, muss also auf vielen verschiedenen Ebenen denken und diese durchdenken. Eine Person alleine kann dies nicht leisten. Die OKR-Methode sollte daher immer als Methode betrachtet werden, für deren Durchführung das gesamte Team benötigt wird.

Beziehung zwischen OKR, Unternehmenszielen und Kennzahlen (Key Performance Indicators)

Vielleicht hast du auch schonmal von sogenannten KPI gehört. KPI steht für Key Performance Indicators und ist ebenfalls eine Methode, um Leitungen zu messen.OKRs und KPIs können sich dabei ideal ergänzen. OKRs bilden wie bereits erwähnt einen Rahmen, um Ziele zu erreichen. KPIs hingegen machen die Umsetzung der Ziele mess- und nachverfolgbar.

KPIs beziehen sich auf eine Reihe von quantifizierbaren Messgrößen, die zur Bewertung der langfristigen Gesamtleistung eines Unternehmens verwendet werden. Für sich genommen bringen die KPIs einem Unternehmen keinen Wert. Allerdings kann ein Unternehmen diese Informationen nutzen, um fundiertere Entscheidungen über Geschäftsabläufe und Strategie zu treffen.

Hier ein paar Beispiele von typischen Key Performance Indicators:

Strategisch: Mit diesen breit angelegten KPIs werden die Ziele des Unternehmens verfolgt. Führungskräfte interessieren sich in der Regel für ein oder zwei strategische KPIs, um herauszufinden, wie es dem Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt geht. Dabei kann es sich um die Kapitalrendite, den Umsatz und den Marktanteil handeln.

Operativ: Diese Leistungsindikatoren messen in der Regel die Leistung über einen kürzeren Zeitraum und konzentrieren sich auf Prozesse und Effizienz. Beispiele sind der Umsatz nach Region, die durchschnittlichen monatlichen Transportkosten und die Kosten pro Akquisition (CPA).

Funktional: Viele KPIs sind mit bestimmten Funktionen verknüpft, z.B. Finanzen oder IT. Während die IT die Lösungszeit oder die durchschnittliche Betriebszeit verfolgen kann, verfolgen Finanz-KPIs die Bruttogewinnspanne oder die Anlagenrendite. Diese funktionalen KPIs können auch als strategisch oder operativ eingestuft werden.

Zeitlich: Unabhängig davon, welche Art von KPI man definiert, sollte man den Unterschied zwischen frühzeitigen und späten KPIs kennen. Während vorgezogene KPIs bei der Vorhersage von Ergebnissen helfen können, werden andere KPIs in der Regel in einem bestimmten Zeitraum erstellt.

Die OKR-Methode und die KPI-Methode lassen sich kombinieren, um so deine Unternehmensziele zu planen und nachzuverfolgen.

Spezifische Schritte zur Definition von OKR

Bedeutung der Festlegung relevanter und erreichbarer Ziele

Du hast bereits verstanden: Der Unternehmens-OKR ist das übergeordnete Ziel des Unternehmens, das mit messbaren Schlüsselergebnissen verbunden ist. Er entspricht der Vision des Unternehmens. Dieser OKR wird daher in der Regel von der gründenden Person formuliert.

Die OKR-Methode setzt ehrgeizige und gleichzeitig erreichbare Ziele. In diesem Stadium geht es nicht darum, vorzugreifen, indem man die zu erreichenden Schlüsselergebnisse oder die zu mobilisierenden Initiativen festlegt. Das Ziel ist hochgesteckt, um ein motivierendes Klima auf allen Ebenen des Unternehmens zu schaffen.

Das Ziel der OKR-Methode ist es, jedes Teammitglied dazu zu bringen, über sich hinauszuwachsen. Dazu müssen die gesetzten Ziele ehrgeizig genug sein, um eine Herausforderung darzustellen, ohne dabei entmutigend zu wirken.

Beispiele für gute und schlechte OKR-Definitionen

Es ist nicht immer einfach, OKRs zu formulieren. Du kannst dir jedoch hier einige Beispiele für gute und schlechte OKRs anschauen.

Gut formuliere OKRs:

• Sind konkret und erzeugen ein klares Bild im Kopf
• Sind mit den Ressourcen des Teams erreichbar
• Sind keine banalen, immer gültige Ziele (Z.B. „rentabel bleiben“)
• Sind motivierend, aber nicht überfordernd
• Sind frei von Metriken oder konkreten Zahlen

Schlecht formulierte OKRs:

• Sind uneindeutig oder erhalten mehrere Ziele
• Sind mit einer Kausalität formuliert (wenn…dann)
• Sind lediglich als Verbesserung formuliert, nicht aber als Vision

Die Rolle der regelmäßigen Überprüfung und kontinuierlichen Anpassung der OKR

Es ist jedoch von Vorteil, wenn der Unternehmens-OKR regelmäßig über das Feedback der Teams neu formuliert wird. Er ist daher auch ein zuverlässiges und relevantes Instrument, um die Unternehmensstrategie neu zu positionieren.

Es ist wichtig, immer wieder über die Mission des Unternehmens und die Ziele, die es sich gesetzt hat, um diese Mission zu erfüllen, zu informieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter:innen nie vergessen, warum sie ihre verschiedenen Aufgaben erledigen, und dass sie sich nicht auf unnötige Ziele konzentrieren.

Kommunikation ist ein wichtiges Instrument, um Sinn zu vermitteln und die Zusammenarbeit zu fördern. Es ist sehr wichtig, dass jeder die vom Unternehmen definierte Mission klar versteht. Daher muss man einen ständigen Dialog zwischen dem Manager:in und den Mitarbeiter:innen aufbauen, um sicherzustellen, dass alle auf die Ziele ausgerichtet bleiben und die Mission nicht aus den Augen verloren wird. Das ist es auch, was es dem Topmanagement ermöglichen wird, die Geschehnisse im Unternehmen im Auge zu behalten, während es seinen Teams viel Autonomie lässt. Eine gute Basis für ein vertrauensvolles Arbeitsverhältnis.

Die OKR-Methode

Schlüsselprinzipien der OKR-Methode: Transparenz, Messbarkeit und kontinuierliches Feedback

Es gibt einige Schlüsselprinzipien der OKR-Methode, die du kennen solltest. Sie gehen über die methodischen Aspekte hinaus und sind eher grundlegende Werte. Es ist jedoch wichtig, diese zu kennen und zu beachten, da sie die Erfolgsaussichten der OKR-Methode um ein Vielfaches erhöhen.

Merke dir diese drei Schlüsselprinzipien:

• Transparenz: Der gesamte Prozess der Anwendung der OKR sollte einsehbar sein – und das für jedes Unternehmensmitglied. So wird gewährleistet, dass Probleme schnell entdeckt werden und Abläufe jederzeit optimiert werden können.

• Messbarkeit:Die angestrebten Ziele müssen messbar sein. Nur so können die Key Results überhaupt formuliert werden. Konzentriere dich bei der Formulierung deiner OKR konsequent auf die konkret angestrebte Wirkung.

• Kontinuierliches Feedback: Eine erfolgswirksame OKR-Implementierung baut auf Kommunikation auf. Wenn OKRs unklar formuliert sind und nicht von allen Teammitgliedern verstanden werden, ist alles umsonst. Hole daher regelmäßig Feedback von anderen Unternehmensmitgliedern ein.

Die Bedeutung regelmäßiger OKR-Überprüfungen für den Erfolg

OKRs sind nie endgültig. Gerade in einer schnelllebigen Geschäftswelt mit ständigen Erneuerungen und einer zunehmenden Digitalisierung ist geradezu unmöglich, OKRs in Stein zu meißeln.

Denke also daran, die von dir und deinem Team gesetzten OKRs immer wieder zu überprüfen, ob diese noch an den aktuellen Stand der Dinge angepasst sind. So verhinderst du, dass du auf Veränderungen in der Business-Landschaft zu langsam reagierst und gegebenenfalls den Anschluss verpasst.

Tipps und bewährte Methoden zur Implementierung der OKR-Methode in Unternehmen

Zuletzt geben wir dir noch einige konkrete Tipps an die Hand, wie du die OKR-Methode in deinem Unternehmen implementieren kannst.

• Förderung der Selbstständigkeit

Ein gesetztes Ziel ist kein Befehl, der erteilt wird. Die Teams müssen selbst nach einer Lösung suchen, um das Ziel zu erreichen, und dabei auch andere Mitarbeiter:innen um Hilfe bitten. Es ist essentiell, dass Teammitglieder selbstständig darüber nachdenken, wie sie das Ziel erreichen könnten, sie sich das Ziel zu eigen machen und alle Möglichkeiten analysieren, es zu erreichen. Dies steigert die Kreativität und kann dabei helfen, bessere Resultate zu erzielen. Durch den Austausch mit anderen Teams in ihrer Umgebung finden Teammitglieder zusätzliche Ideen, mit denen sie ihr Ziel erreichen können.

• Ehrgeizige Ziele setzen

Das Streben nach Spitzenleistungen sollte immer im Mittelpunkt deiner Unternehmensstrategie stehen. Wenn man Ziele setzt, die fast unerreichbar sind, spornt das die Leute an, 100 % zu geben und aus ihrer Komfortzone herauszukommen. Allerdings ist es ein schmaler Grad zwischen fast unerreichbar und unerreichbar. Ein absolut utopisches Ziel wird dein Team nur demotivieren.

• Kontinuierlich kommunizieren

Der Prozess der OKR-Implementierung wird durch eine reibungslose und konstante Kommunikation unterstützt. Sie ermöglicht es dem Manager:in, die Fortschritte bei der Erreichung der Ziele zu bewerten, ohne dass er die Rolle des Zensors übernehmen muss, was das Vertrauen und die Autonomie der Mitarbeiter:innen untergraben könnte. Außerdem hilft sie dem Team, seine Ziele im Auge zu behalten.

Zuletzt noch ein wichtiger Punkt: Die OKR-Methode darf niemals nicht als Methode der Bestrafung verwendet werden: Ein nicht erreichtes Ziel sollte nicht zu Sanktionen wie Gehalts- oder Prämienkürzungen führen. OKR baut viel auf dem Konzept der intrinsischen Motivation auf. Mitarbeitende sollten von sich aus motiviert und kreativ sein und nicht aus Angst handeln.

Merke dir folgende Punkt zur OKR-Methode

Du hast es verstanden: Die OKR-Methode ist ein praktischer Weg, Ziele zu definieren und zu verfolgen. Gerade im Bereich des Projektmanagements und der allgemeinen Zusammenarbeit im Unternehmen kann diese Methode dir dabei helfen, bessere Resultate zu erzielen und dein Unternehmen langfristig erfolgreich zu machen.

Merke dir zum Thema OKR folgende Punkt:

• Das Ziel muss eine klar verständliche Vision sein
• Die Key Results, die Schlüsselergebnisse, müssen leicht messbar sein
• Das Unternehmen muss die Hauptvision und die gesetzten Ziele kommunizieren
• Regelmäßiges Feedback ist wichtig

Wenn du all diese Punkte beachtest, steht dir nichts mehr im Wege, um die OKR-Methode in deinem Unternehmen zu implementieren. Um stets mit deinem Team in Kontakt zu bleiben, über eure OKRs zu diskutieren und an diesen zu arbeiten, können dir kollaborative Tools wie Slack helfen.