Eine Tatsache, die niemanden überraschen wird: Apps haben die Arbeitswelt erobert. Dieser Zustrom von Software im Unternehmen ist ein großer Segen für die Wirtschaft, denn er ermöglicht es Teams, Produkte und Dienstleistungen schneller und besser als je zuvor zu liefern.
Diese neuen Tools haben jedoch auch einen unerwünschten Nebeneffekt: Teams sind stärker abgelenkt, da ihre Aufmerksamkeit auf verschiedene Spezialsoftware verteilt ist.
Tatsächlich ist das Wechseln zwischen verschiedenen Kontexten eines der größten Hindernisse für die Produktivität der Mitarbeitenden, wie wir in unserem jüngsten State of Work-Bericht herausgefunden haben, für den weltweit 17.000 Wissensarbeitende befragt wurden. Mehr als die Hälfte der Befragten gibt an, dass das Wechseln zwischen Apps die Erledigung wichtiger Aufgaben erschwert, und 68 % der Befragten geben an, dass sie mindestens 30 Minuten pro Tag damit verbringen, zwischen verschiedenen Tools hin und her zu wechseln.
Kein Wunder also, dass der Bedarf an einer Technologie-Ebene wächst, die die Teamkommunikation mit den notwendigen Tools verknüpft, die die Mitarbeitenden tagtäglich nutzen. Gartner, ein globales Forschungsunternehmen, sieht diesen Bedarf nicht nur als aufkommend, sondern als unvermeidlich an. Das Unternehmen hat vorausgesagt, dass sich der Markt für Kollaborationssoftware bei der Arbeit bis 2023 fast verdoppeln wird.
Diese Prognose zeigt, dass das Zeitalter der Apps nicht mehr aufzuhalten ist. Wir sehen es als unsere Aufgabe an, alles dafür zu optimieren. Im Folgenden findest du drei Möglichkeiten, wie Slack die Zusammenarbeit im Team verbessern, sich in eine breite Palette von erstklassigen Tools integrieren und die Produktivität allgemein steigern kann.
Slack reduziert Kontextwechsel und spart den Mitarbeitenden wertvolle Zeit
Zahlreiche Arbeitsaufgaben und -verpflichtungen konkurrieren um die Aufmerksamkeit der kooperierenden Mitarbeitenden, wie unser State of Work-Bericht zeigt. Kooperierende Mitarbeitende haben häufig mehr als zehn Meetings pro Tag und erhalten die meisten App-Nachrichten, E-Mails und Anrufe.
Darin liegt das Paradoxon – das Paradoxon der Abstimmung. Je mehr Kommunikation engagierte und motivierte Mitarbeitende erhalten, desto schwieriger ist es für sie, die verschiedenen Tools und Kommunikationsarten, die bei der Arbeit verwendet werden, im Griff zu behalten. Deliveroo, ein in London ansässiger Essenslieferdienst, hat sich Slack zugewandt, um die Punkte zu verknüpfen.
Deliveroo beschäftigt 2.500 Mitarbeitende in einem Dutzend Ländern. Das Unternehmen nutzt Slack nicht nur, um die im Home-Office und global verstreut tätigen Mitarbeitenden auf dem Laufenden zu halten. Das Unternehmen hat auch verschiedene andere Apps in seinen Slack-Workspace integriert, um Teams zu helfen, dem Teufelskreis der Aufgabenbewältigung über mehrere Plattformen hinweg zu entkommen.
„Die Kombination von Slack und Google Docs hat sich als sehr effektiv erwiesen“, sagt Will Sprunt, Chief Information Officer von Deliveroo. „Die unmittelbare Kommunikation geht hin und her und man kann sehen, wie beide [Plattformen] zusammenarbeiten. Das ist eine ausgezeichnete Methode der Zusammenarbeit.“
Einige der Tools und Software, die Deliveroo in Slack integriert hat:
„Das, was uns am meisten verbindet, ist Slack.“, sagt Sprunt. „Das Tool ist eine sehr direkte und unkomplizierte Kommunikationsmethode und wirklich der einzige Kanal, den die Leute bevorzugen und gerne nutzen.“
Im App-Verzeichnis von Slack gibt es mehr als 2000 Apps, die Teams herunterladen und in ihre Slack-Workspaces integrieren können. Aber was vielleicht noch beeindruckender ist, ist die Art und Weise, wie Slack-Kunden benutzerdefinierte Apps für ihre internen Systeme und externe Software erstellen. Im September letzten Jahres haben wir im Laufe einer typischen Woche mehr als 500.000 benutzerdefinierte Apps in Aktion gesehen. Da unser Entwicklungs-Ökosystem wächst, kann es nur besser werden, wenn mehr Unternehmen ihre Innovationen einbringen.
Slack stellt E-Mails als Kommunikationsmittel bei der Arbeit in den Schatten
Unser State of Work-Bericht hat ergeben, dass die engagiertesten Mitarbeitenden etwa 51 bis 100 oder mehr E-Mails pro Arbeitstag erhalten. Während diese überaus vernetzten Mitarbeitenden sagen, dass sie häufige Kommunikation am Arbeitsplatz als etwas Positives ansehen, geben sie zudem Folgendes häufiger als moderate und minimale E-Mail-Nutzer:innen an:
- Mangelnde Abstimmung: Viele Befragte geben an, dass die Teams in ihren Unternehmen „nicht auf eine gemeinsame Vision hinarbeiten“.
- Schwierigkeiten bei der Kommunikation mit Mitarbeitenden in verschiedenen Teams, Abteilungen oder Büros. (Und das in einer Zeit, in der 70 % der weltweiten Belegschaft mindestens einmal pro Woche im Home-Office arbeiten.)
Es ist ganz klar, dass E-Mail-Postfächer nicht das erreichen, was Professor Feng Li, Lehrstuhlinhaber für Informationsmanagement an der Cass Business School in London, als „Team to market“ bezeichnet. Das Konzept untersucht die Beziehung zwischen Arbeitstechnologien und Team-Abstimmung bzw. -Verbundenheit (dies ist zufällig auch der Name der unabhängigen, finanzierten Forschungsinitiative, die Slack in Auftrag gegeben hat).
„Team to market“ ist keine Checkliste, sondern ein Framework, das Teams hilft, die richtigen Voraussetzungen zu schaffen, um die täglichen Herausforderungen zu meistern und außergewöhnliche Ergebnisse zu erzielen. Die Investition in die richtigen Technologien ist eine der wichtigsten Säulen dieses Frameworks.
„Wenn E-Mails im ‚falschen Posteingang‘ liegen oder wenn man neu in einem Unternehmen ist, hat niemand Zugang zu ihnen“, schreibt Li. „Einige neue Technologien für die Zusammenarbeit, die channel- oder threadbasierte Kommunikation nutzen, sind darauf ausgelegt, solche traditionellen Beschränkungen zu überwinden.“
Li führt weiter aus, dass Technologien für die Zusammenarbeit „die Transparenz und Koordination erheblich verbessern und die gemeinsame Geschichte und das Wissen der Organisation für alle gleichermaßen zugänglich machen können, unabhängig davon, wann sie einem Projekt beitreten“.
Wir haben uns selbst davon überzeugt, jetzt, wo 12 Millionen Menschen Slack aktiv nutzen, um Nachrichten zu lesen und zu schreiben, Dateien hochzuladen und zu kommentieren, Suchvorgänge durchzuführen, mit App-Integrationen zu interagieren und benutzerdefinierte Slackbots zu erstellen.
Zu diesen 12 Millionen aktiven Slack-Nutzer:innen gehört auch Travis Topham, Mitbegründer und Produktleiter von Smartcare, einem Unternehmen für audiologische Software. Smartcare nutzt ausgiebig die Slack-Funktion Geteilte Channels, die es getrennten Organisationen ermöglicht, einen Channel zu erstellen, der von zwei verschiedenen Slack-Workspaces gemeinsam genutzt wird.
Seit der Einführung der Geteilten Channels hat Smartcare die Kommunikation mit seinen Kunden per E-Mail und Telefon weitgehend abgeschafft. Geteilte Channels sind für Smartcare die Basis für alles, von der Produktschulung bis zur Fehlerbehebung bei kritischen Problemen.
„Slack ist so wertvoll, dass wir dafür bezahlen, dass unsere Kunden die Plattform mit uns nutzen. So können wir uns effizient um die administrativen Aufgaben kümmern, während wir uns auf die bahnbrechende Arbeit in unserer Branche konzentrieren können“, sagt Topham.
Smartcare und seine Kunden sind eine Konstellation in einer Galaxie von Slack-Nutzer:innen, die mit ihren Partnerunternehmen in Geteilten Channels zusammenarbeiten. Bis Oktober letzten Jahres hatten mehr als 26.000 Unternehmenüber 70.000 geteilte Channels erstellt und damit ein ständig wachsendes Netzwerk von Organisationen geschaffen, die Slack nutzen, um ihre beste Arbeit zu leisten.
Mit Slack können Teammitglieder ihren Fokus steuern, damit sie auf der Arbeit ihr Bestes geben können
Slack-Channels bieten einen Einblick in das gesamte Unternehmen und helfen den Mitarbeitenden, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die für sie am wichtigsten sind. In diesem anpassbaren Workspace können Teammitglieder ihre Channels nach Projekten organisieren und auswählen, welchen Channels sie beitreten möchten. So werden die notwendigen Personen einbezogen und es wird verhindert, dass unbeteiligte Personen mit überflüssigen Nachrichten überflutet werden.
Lyft Business, eine Abteilung des Ridesharing-Dienstes, hält seine Teams in den Büros in Denver, New York und San Francisco mit kunden- und regionalspezifischen Channels auf dem Laufenden. Alle Teammitglieder, von Account-Manager:innen bis zu Führungskräften, können Unterhaltungen verfolgen und sich bei Bedarf einklinken.
„Slack – das ist Business, wie es sein sollte. Wenn die Zusammenarbeit an einem zentralen Ort stattfindet, muss die Führungsebene nicht ständig bei E-Mails auf CC gesetzt werden. Man kann einfach in einem Slack-Channel vorbeischauen, das Projekt verfolgen und sich bei Bedarf zu Wort melden“, sagt Benjamin Sternsmith, Area Vice President of Sales bei Lyft Business.
Slack wurde mit Tools entwickelt, die Teammitgliedern helfen, sich zu konzentrieren und eine Kultur der ungestörten, intensiven Arbeit zu etablieren. Hier bei Slack schalten wir häufig Benachrichtigungen aus, wenn wir Zeit zum Nachdenken brauchen (ich habe Slack z. B. in den „Bitte nicht stören“-Modus geschaltet, während ich diesen Artikel schreibe). Wir verwenden die Sternmarkierung, um zu verhindern, dass bestimmte Projekte und Diskussionen im Durcheinander untergehen.
Die Festlegung klarer Grenzen für die gemeinsame Nutzung von Technologie bei der Arbeit ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil dieses Unterfangens. Das sagt Nir Eyal, Autor von Indistractable: How to Control Your Attention and Choose Your Life.
„Die Technologie selbst wird oft für das Problem verantwortlich gemacht. Dabei ist es nicht die Technologie selbst, sondern das Umfeld“, sagt Eyal. „In der falschen Arbeitskultur ist die Technologie ein Beschleuniger, der zu Ablenkung führt.“
Jeden Tag verbringen 12 Millionen Nutzer:innen mehr als 90 Minuten mit aktiver Arbeit in Slack. Wöchentlich werden durchschnittlich 5 Milliarden Aktionen – wie das Versenden von Nachrichten, das Kommentieren von Dokumenten und das Erstellen von benutzerdefinierten Apps – durchgeführt, wovon mehr als 1 Milliarde auf einem mobilen Gerät geschieht. Diese Zahlen zeigen ein inspirierendes und robustes Netzwerk von Teams, die einzigartige Wege finden, Slack als eine Technologie-Ebene zu nutzen, die die Kommunikation bei der Arbeit mit einer Vielzahl von anderen Tools verbindet.
Zweifellos ist dies eine aufregende Zeit für Arbeitskräfte. Zumindest glauben wir das. Die Anpassung an die moderne Arbeitsumgebung ist eine kollektive Anstrengung und der Aufstieg der anpassbaren Software für die Zusammenarbeit zeigt, dass wir erst am Anfang stehen, das wahre Potenzial eines Unternehmens zu erschließen.
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