Cela ne surprendra personne : nous sommes entourés d’applications au travail. La vague logicielle qui a déferlé sur le monde de l’entreprise a eu un effet largement positif, et a permis aux équipes de proposer des produits et services plus rapidement et plus efficacement que jamais.
Mais ces nouveaux outils ont également eu des effets indésirables, dans la mesure où chaque logiciel spécialisé propose une expérience fragmentée.
En effet, les changements d’environnement à répétition sont le principal obstacle à la productivité aujourd’hui, comme le révèle notre rapport sur l’état du travail, basé sur une enquête menée auprès de 17 000 actifs dans le monde. Plus de la moitié des participants indiquent qu’ils peinent à accomplir leurs tâches essentielles à force de passer d’une application à l’autre, tandis que 68 % disent passer au moins 30 minutes par jour à basculer d’une application à l’autre.
Par conséquent, il n’est guère surprenant de constater que les entreprises se mettent à l’affût de solutions capables de regrouper et centraliser les communications des équipes et les outils qu’elles utilisent au quotidien. Pour Gartner, cette évolution récente est inévitable, et prédit que le marché des solutions de collaboration au travail va doubler en 2023.
Cette prédiction confirme que nous sommes bel et bien entrés dans l’ère des applications, et notre devoir est désormais d’optimiser leur utilisation. Voici trois manières dont Slack permet de renforcer la collaboration des équipes, d’intégrer un large éventail d’outils de qualité, et de booster la productivité.
Slack permet de gagner du temps en réduisant les changements d’environnement
Comme le souligne notre rapport sur l’état du travail, de nombreuses tâches et activités nécessitent l’attention des salariés. En fonction de votre degré de coordination avec vos collègues, vous pouvez recevoir de très nombreux messages d’applications, e-mails et appels.
C’est bien là le cœur de la problématique : plus vous travaillez de manière coordonnée, plus vous recevez de sollicitations, et plus il devient difficile de jongler entre les différents outils et modes de communication. Deliveroo, leader des services de livraison de plats cuisinés, a opté pour Slack afin de centraliser toutes ces activités.
Deliveroo compte 2 500 collaborateurs, répartis dans une dizaine de pays. L’entreprise utilise Slack pour permettre aux équipes dispersées de se coordonner, mais intègre également différentes applications dans son espace de travail pour éviter aux utilisateurs de changer de plateforme pour effectuer leurs différentes tâches.
« Nous avons vraiment gagné en efficacité en combinant Slack et Google Docs », explique Will Sprunt, DSI de Deliveroo. « Ces deux outils fonctionnent de concert et les communications échangées sont instantanées. C’est une méthode très efficace pour collaborer. »
Voici quelques exemples d’outils et de logiciels que Deliveroo intègre dans Slack :
« Slack est le meilleur outil dont nous disposons pour rester en contact. Il permet aux équipes d’échanger de manière simple et instantanée, ce qui en fait le canal de communication préféré de notre entreprise et le seul que nous apprécions réellement », se réjouit M. Sprunt.
La liste des applications Slack regroupe plus de 2 000 applications que vous pouvez télécharger et intégrer dans votre espace de travail. Par ailleurs, de nombreux clients développent des applications personnalisées pour leurs propres systèmes et logiciels. Aujourd’hui, plus de 500 000 applications personnalisées sont utilisées au cours d’une semaine. Notre écosystème de développeurs continue de grandir, et de plus en plus d’entreprises y contribuent grâce à leurs innovations.
Slack remplace les e-mails et centralise la communication
Notre rapport sur l’état du travail révèle que les collaborateurs les plus impliqués reçoivent entre 51 à 100 e-mails voire plus par jour. S’ils considèrent qu’une communication régulière et fréquente est un avantage au travail, ils rencontrent aussi certaines difficultés plus fréquemment que les autres salariés :
- Manque de coordination. Bon nombre de participants indiquent que les équipes dans leur entreprise ne souhaitent pas mettre en place de vision partagée.
- Difficultés de communication avec les collègues d’autres équipes, départements ou bureaux. C’est d’autant plus marquant qu’aujourd’hui, plus de 70 % des salariés sont en télétravail au moins une fois par semaine.
Les boîtes de réception ne facilitent pas ce que le professeur Feng Li, titulaire de la chaire Gestion des informations de la Cass Business School de Londres, décrit comme le concept de Team to Market. Ce concept décrit la relation entre les technologies sur le lieu de travail et la coordination des équipes. Il s’agit également du nom de la structure de recherche indépendante à laquelle Slack a fait appel.
Le concept de Team to Market est un cadre qui établit les conditions permettant de surmonter les obstacles du quotidien et d’obtenir des résultats exceptionnels. Il repose largement sur la nécessité d’investir dans des technologies adaptées.
« Si les e-mails se trouvent dans la mauvaise boîte de réception ou si vous êtes une nouvelle recrue, vous n’y aurez pas accès », explique M. Li. « Les nouvelles technologies de collaboration basées sur les canaux ou les fils de discussion sont conçues pour surmonter ces obstacles classiques. »
Il explique également que les technologies de collaboration peuvent renforcer la transparence et la coordination, notamment en rendant les historiques de conversation et le savoir accessibles à tous les collaborateurs, quel que soit le moment où ils rejoignent un projet.
Nous avons effectivement pu le constater, à l’heure où 12 millions de personnes utilisent activement Slack pour lire et envoyer des messages, partager des fichiers et y ajouter des commentaires, effectuer des recherches, interagir avec des intégrations et développer des slackbots personnalisés.
Parmi ces 12 millions d’utilisateurs actifs de Slack, on retrouve Travis Topham, cofondateur et responsable produit de Smartcare, une plateforme de services de santé en ligne. Smartcare utilise activement les canaux partagés Slack, qui regroupent plusieurs espaces de travail d’entreprises différentes.
Depuis qu’elle a adopté cette fonctionnalité, Smartcare a fortement réduit les communications par e-mail et par téléphone avec ses clients. Ces canaux centralisent les activités de Smartcare, comme les formations sur les produits, ou encore le dépannage de problèmes critiques.
« Slack est une plateforme tellement indispensable que nous invitons tous nos clients à nous y rejoindre. Elle nous permet de gérer efficacement les tâches administratives, tout en nous concentrant sur les tâches innovantes qu’imposent notre secteur », explique M. Topham.
Smartcare et ses clients illustrent parfaitement la manière dont les entreprises peuvent collaborer avec leurs partenaires dans Slack. En octobre dernier, plus de 26 000 entreprises avaient créé plus de 70 000 canaux partagés, pour constituer un réseau toujours plus étendu d’organisations qui repoussent les limites de l’innovation grâce à Slack.
Slack permet aux utilisateurs de mieux se concentrer sur leurs tâches
Les canaux Slack permettent d’avoir accès à l’ensemble de l’entreprise, tout en aidant les collaborateurs à se focaliser sur leurs tâches stratégiques. Ils peuvent organiser leurs canaux par projet et choisir ceux qu’ils souhaitent rejoindre. Ainsi, ils auront l’assurance de collaborer avec tous les interlocuteurs adéquats, et ne seront pas inondés de messages qui ne les concernent pas.
Lyft Business, une branche du leader de services de transport avec chauffeur, organise ses canaux par compte et par zone géographique pour la synchronisation de ses équipes de Denver, New York et San Francisco. Chaque collaborateur, qu’il soit chargé de compte ou responsable senior, peut suivre les conversations et intervenir lorsque c’est nécessaire.
« Slack nous permet de bien travailler. Lorsque la collaboration se déroule de façon centralisée, les dirigeants n’ont pas besoin d’être en copie des e-mails. Ils peuvent accéder à un canal Slack, suivre le projet et intervenir lorsque le besoin se fait sentir », explique Benjamin Sternsmith, vice-président régional des ventes chez Lyft Business.
Slack s’appuie sur des fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs de mieux se concentrer sur leur travail. Chez Slack, nous coupons souvent les notifications pour mieux nous immerger dans notre travail. J’ai par exemple utilisé le mode Ne pas déranger pour me concentrer sur l’écriture de cet article. Les favoris permettent de garder des projets et discussions à portée de main pour éviter de les perdre.
Il est également important d’apprendre à définir ses limites dans la manière d’utiliser la technologie au travail. C’est ce qu’explique Nir Eyal dans son ouvrage Indistractable: How to Control Your Attention and Choose Your Life.
« On attribue volontiers le problème aux technologies. Or, il ne découle pas tant des technologies que de l’environnement. C’est avec de mauvaises habitudes sur le lieu de travail que les technologies deviennent une source de distraction. »
Chaque jour, 12 millions d’utilisateurs passent plus de 90 minutes à travailler activement dans Slack. En moyenne, 5 milliards d’actions, qu’il s’agisse d’envoyer des messages, de commenter des documents ou de développer des applications personnalisées, sont effectuées chaque semaine, dont plus de 1 milliard sur appareil mobile. Ces chiffres montrent à quel point les équipes utilisent Slack pour centraliser leurs communications et leur panoplie d’outils.
Pour nous, il ne fait aucun doute que le monde du travail connaît une révolution sans précédent. L’adaptation à cette nouvelle réalité est un effort collectif, et l’essor de solutions de collaboration personnalisables montre à quel point les entreprises n’ont pas encore atteint les limites de leur potentiel.
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