Produttività

Migliorare la produttività sul posto di lavoro

Slack offre un livello di tecnologia che connette strumenti e team

Autore: Lauren Johnson31 gennaio 2020

È un dato di fatto che le app hanno conquistato il posto di lavoro. Questo afflusso di software in ambito aziendale è per lo più un vantaggio per le imprese, in quanto consente ai team di mettere a disposizione prodotti e servizi in modo più rapido e migliore che mai. 

Ma questi nuovi strumenti hanno anche un effetto collaterale indesiderato: i team sono più distratti perché la loro attenzione viene frammentata tra i vari software specifici. 

In effetti, il cambio di contesto è uno dei maggiori ostacoli alla produttività dei dipendenti sul posto di lavoro, come abbiamo scoperto nel nostro recente report State of Work, in cui abbiamo intervistato 17 mila lavoratori della conoscenza sparsi per il mondo. Oltre la metà degli intervistati ha dichiarato che passare da un’app all’altra complica lo svolgimento delle attività essenziali e il 68% ha affermato di trascorrere almeno 30 minuti al giorno per spostarsi da uno strumento all’altro.

Non c’è quindi da stupirsi che ci sia un crescente desiderio per un livello di tecnologia che connetta la comunicazione del team con gli strumenti essenziali che i dipendenti usano ogni giorno. Gartner, una società di ricerca globale, ritiene che questa tendenza non sia solo emergente, ma anche inevitabile. L’azienda prevede che il mercato dei software per la collaborazione sul posto di lavoro raddoppierà entro il 2023. 

Questa previsione indica che l’era delle app è destinata a sopravvivere. Il nostro compito è quello di ottimizzarla. Ecco tre modi in cui Slack può aumentare la collaborazione tra i team, integrarsi con un’ampia gamma di strumenti di prim’ordine e, in generale, incrementare a produttività.  

Slack limita i cambi di contesto, facendoti risparmiare tempo sul posto di lavoro

L’attenzione dei lavoratori allineati è assorbita da numerose attività e impegni di lavoro, come emerge dal nostro report State of Work. Questi lavoratori tendono ad avere più di 10 riunioni al giorno e a ricevere il maggior numero di messaggi tramite app, e-mail e telefonate.

Da qui nasce il paradosso dell’allineamento. Più i dipendenti impegnati e motivati ricevono comunicazioni, più è difficile per loro tenere sotto controllo i diversi strumenti e modalità di comunicazione utilizzati sul posto di lavoro. Deliveroo, un servizio di consegna di cibo a domicilio con sede a Londra, si è rivolto a Slack per risolvere questa situazione. 

Deliveroo conta 2500 dipendenti, distribuiti in una decina di Paesi. Non solo l’azienda usa Slack per tenere informati i lavoratori distribuiti e da remoto, ma ha anche integrato altre app con la sua area di lavoro Slack per aiutare i team a evitare il problema di dover ricercare attività su più piattaforme. 

“La combinazione di Slack e Google Docs si è rivelata molto potente”, afferma Will Sprunt, Chief Information Officer di Deliveroo. “La comunicazione istantanea va avanti e indietro e si può vedere come entrambe le piattaforme lavorano in tandem. È un ottimo metodo di collaborazione sul posto di lavoro”.

Tra gli strumenti e i software che Deliveroo ha integrato su Slack troviamo:  

“Slack è lo strumento migliore per rimanere connessi”, dice Sprunt, “È un metodo estremamente immediato e diretto per comunicare e l’unico canale che le persone gradiscono e si divertono a utilizzare sul posto di lavoro”. 

L’App Directory di Slack contiene più di 2000 app che i team possono scaricare e integrare con le loro aree di lavoro Slack. Ma forse la cosa più sorprendente è il modo in cui i clienti di Slack costruiscono applicazioni personalizzate per i loro sistemi interni e software esterni. Lo scorso settembre, abbiamo visto più di 500 mila applicazioni personalizzate in azione in una settimana normale. Man mano che il nostro ecosistema di sviluppatori cresce, la situazione può solo migliorare, dato che sempre più organizzazioni partecipano con le loro innovazioni.

Slack supera l’e-mail come centro di comando per la comunicazione sul posto di lavoro

Il nostro report State of Work ha rivelato che i dipendenti più impegnati ricevono approssimativamente da 51 a 100 o più e-mail per giorno lavorativo. Se da un lato questi dipendenti iperconnessi hanno affermato di considerare la comunicazione frequente sul posto di lavoro come un aspetto positivo, dall’altro, rispetto agli utenti che utilizzano in modo moderato e minimo le e-mail, sono stati più propensi a segnalare:

  • Mancanza di allineamento. Molti intervistati hanno affermato che i team delle loro aziende “non lavorano per raggiungere una visione condivisa”
  • Difficoltà di comunicazione con i colleghi di team, reparti o uffici diversi, in un momento in cui il 70% della forza lavoro globale lavora da remoto almeno una volta alla settimana.

È lecito pensare che le e-mail non riescano a offrire quello che il professore Feng Li, titolare della cattedra di Information Management presso la Cass Business School di Londra, descrive come “team to market”. Il concetto analizza il rapporto tra le tecnologie sul posto di lavoro e l’allineamento o la connessione dei team (e questo è anche il nome dell’iniziativa di ricerca indipendente finanziata e commissionata da Slack). 

Il team to market non è una checklist, ma una struttura che aiuta i team a creare le condizioni giuste per superare le difficoltà quotidiane e ottenere risultati straordinari. Investire nelle tecnologie giuste è fondamentale in questo contesto.

“Se le e-mail si trovano nella ‘casella di posta sbagliata’ o se si è nuovi membri di un’organizzazione, non è possibile accedervi.”, scrive Li. “Alcune tecnologie di collaborazione emergenti che si avvalgono di comunicazioni basate su canali o conversazioni sono costruite per superare questi vincoli tradizionali”.

Li continua affermando che le tecnologie di collaborazione possono “aumentare significativamente la trasparenza e l’allineamento sul posto di lavoro, e rendere la storia condivisa e le conoscenze organizzative ugualmente accessibili a tutti, indipendentemente dal momento in cui si uniscono a un progetto”.

Ne abbiamo avuto prova noi stessi, ora che 12 milioni di persone usano attivamente Slack per leggere e scrivere messaggi, caricare e commentare file, effettuare ricerche, interagire con le integrazioni delle app e costruire Slackbot personalizzati

Tra i 12 milioni di utenti attivi di Slack c’è Travis Topham, cofondatore e responsabile del prodotto di Smartcare, un’azienda di software per l’audiologia. Smartcare è un avido utente della funzione dei canali condivisi di Slack, che consente a organizzazioni separate di creare, come si può immaginare, un canale condiviso tra due aree di lavoro Slack distinte. 

Da quando ha adottato i canali condivisi, Smartcare ha sostanzialmente eliminato le comunicazioni via e-mail e telefono con i propri clienti. I canali condivisi sono il punto da cui Smartcare gestisce tutto, dalla formazione sui prodotti alla risoluzione di problemi critici sul posto di lavoro.

“Slack è così importante che paghiamo affinché i nostri clienti possano utilizzarlo insieme a noi. Ci permette di occuparci in modo efficiente delle attività amministrative, dandoci il termo di dedicarci ad attività all’avanguardia nel nostro settore”, afferma Topham.

Smartcare e i suoi clienti sono una delle costellazioni di una galassia di utenti Slack che collaborano con i loro partner nei canali condivisi. Lo scorso ottobre, più di 26 mila aziende hanno creato oltre 70 mila canali condivisi, dando vita a una rete in continua crescita di organizzazioni che si rivolgono a Slack per lavorare al meglio.

Slack consente ai collaboratori di concentrarsi per dare il massimo sul posto di lavoro

I canali Slack offrono una panoramica sull’intera organizzazione e, al tempo stesso, consentono ai dipendenti di concentrarsi sul lavoro più importante per loro. Grazie alle aree di lavoro personalizzabili, i membri del team possono organizzare i loro canali in base al progetto e scegliere su quali canali entrare. In questo modo, si coinvolgono le persone competenti e si evita che gli utenti non interessati siano sommersi da messaggi indesiderati. 

Lyft Business, una divisione del servizio di mobilità, garantisce la sincronizzazione dei team degli uffici di Denver, New York e San Francisco grazie a canali specifici per ogni account e per ogni regione. Ogni membro del team, dall’account manager al senior leader, può seguire le conversazioni e intervenire quando necessario.

“Slack significa lavorare nel modo giusto. Quando la collaborazione sul posto di lavoro avviene in un unico posto, i dirigenti non devono essere messi in copia in un’e-mail. Puoi entrare in un canale Slack, verificare l’avanzamento del progetto e intervenire quando necessario”, dice Benjamin Sternsmith, Area Vice President of Sales di Lyft Business.

Slack è stato costruito con strumenti che aiutano i membri del team a concentrarsi e a creare una cultura di deep work ininterrotto. Noi di Slack spesso disattiviamo le notifiche quando abbiamo bisogno di concentrarci (ad esempio, ho attivato la modalità Non disturbare su Slack durante la stesura di questo articolo). Usiamo la funzione Aggiungi a preferiti per evitare di perdere di vista progetti e discussioni specifiche.

Stabilire chiari limiti per l’utilizzo della tecnologia sul posto di lavoro è una parte importante di questo processo. È questo che afferma Nir Eyal, autore di Come diventare indistraibili

“Spesso è la tecnologia che viene incolpata del problema. Non è la tecnologia in sé, ma l’ambiente”, dice Eyal. “In una cultura del lavoro inadeguata, la tecnologia è un acceleratore che porta alla distrazione”.

Ogni giorno, 12 milioni di utenti trascorrono più di 90 minuti lavorando attivamente su Slack. In media, ogni settimana vengono completate 5 miliardi di azioni (come inviare messaggi, commentare documenti e creare app personalizzate) di cui oltre un miliardo da dispositivi mobili. Queste cifre rivelano una rete stimolante e consolidata di team che trovano modi unici per usare Slack come un livello tecnologico che connette la comunicazione sul posto di lavoro con una serie di altri strumenti. 

Secondo noi, non ci sono dubbi che questo sia un momento entusiasmante per la forza lavoro. L’adattamento al moderno ambiente di lavoro è uno sforzo collettivo e l’ascesa dei software di collaborazione personalizzabili dimostra che abbiamo appena iniziato a sbloccare il vero potenziale di un’organizzazione.

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