Productividad

Impulsar la productividad en el lugar de trabajo

Slack ofrece una capa de tecnología que conecta herramientas y equipos para una mayor productividad en el trabajo

Autor: Lauren Johnson31 de enero de 2020

Aquí va un dato que no sorprenderá a nadie: las aplicaciones han invadido los lugares de trabajo, lo que afecta directamente a la productividad laboral. En general, este influjo de software dentro de la empresa supone un gran beneficio para los negocios, pues permite que los equipos ofrezcan productos y servicios más rápido y de mejor calidad que nunca. 

Pero estas nuevas herramientas también traen consigo un efecto secundario no deseado que puede afectar a la productividad en el trabajo: los equipos hacen frente a más distracciones, puesto que su atención se divide entre distintos softwares especializados. 

De hecho, cambiar de un entorno a otro es una de las mayores barreras actuales para la eficiencia en el trabajo de los empleados, según los datos que arroja nuestro reciente informe, Estado del trabajo, en el que participaron 17 000 trabajadores del conocimiento de todo el mundo. Más de la mitad de los encuestados afirmaron que cambiar de una aplicación a otra hace más difícil ocuparse del trabajo esencial, y un 68 % reconoció que dedicaba al menos 30 minutos al día a pasar de una aplicación a otra.

Por lo tanto, no es de extrañar que exista un creciente interés por contar con una capa de tecnología que conecte la comunicación entre los equipos con las herramientas necesarias que utilizan los trabajadores a diario. Gartner, una empresa de investigación internacional, considera que esta necesidad no solo es emergente sino inevitable. La marca ha predicho que el mercado para el software de colaboración en el lugar de trabajo podría casi duplicarse en 2023; algo que repercute en la productividad laboral. 

Esta previsión indica que la era de las aplicaciones ha llegado para quedarse, y si queremos mantener la productividad laboral, creemos que nuestra responsabilidad es adaptarnos a ello. Aquí te mostramos tres formas en que Slack está diseñado para aumentar la colaboración entre equipos, integrarse con una amplia gama de las mejores herramientas e impulsar la productividad laboral en general.  

Slack reduce el cambio de entornos, lo que les ahorra un valioso tiempo a los trabajadores y mejora la productividad en el trabajo

Nuestra investigación Estado del trabajo reveló que son muchas las tareas y los compromisos que compiten por la atención de los empleados más implicados. Este tipo de trabajadores son los que con mayor probabilidad tendrán más de diez reuniones al día y recibirán el mayor número de mensajes de distintas aplicaciones, más correos electrónicos y más llamadas de teléfono, lo que indudablemente afecta a la productividad en el trabajo.

Ahí es donde reside la paradoja de la implicación. Cuantas más comunicaciones reciben los empleados más comprometidos y motivados, mayor reto les supone manejar las distintas herramientas y formas de comunicación que se utilizan en el trabajo. Deliveroo, un servicio de reparto de comida con sede en Londres, recurrió a Slack para darle sentido a todo esto. 

Deliveroo cuenta con 2500 trabajadores distribuidos en una docena de países. La empresa no solo usa Slack para mantener informados a sus empleados remotos y repartidos por el mundo, también ha integrado otras tantas aplicaciones en su espacio de trabajo de Slack para ayudar a que sus empleados no caigan en el ciclo de perseguir las tareas de una plataforma a otra y así mejore su productividad en el trabajo. 

“La combinación de Slack y Google Docs se ha demostrado muy poderosa”, afirma Will Sprunt, responsable de información de Deliveroo. “Es una comunicación instantánea que va y viene, y se puede apreciar cómo ambas plataformas funcionan en tándem”.

Algunas de las herramientas y software que Deliveroo ha integrado en Slack para lograr una mayor eficiencia en el trabajo incluyen cosas como:  

Según Sprunt, “Slack es lo que más conectados nos mantiene. Se trata de un método de comunicación muy inmediato y directo y es, sin duda, el único canal que la gente quiere usar y con el que se divierte usándolo”. 

Existen más de 2000 aplicaciones en el Directorio de Aplicaciones de Slack que los equipos pueden descargar e integrar en sus espacios de trabajo, para garantizar así la mayor productividad en el trabajo. Pero quizás lo más impresionante es cómo los clientes de Slack están desarrollando aplicaciones personalizadas para sus sistemas internos y software externo. Desde el pasado mes de septiembre, en una semana estándar, hemos visto más de 500 000 aplicaciones personalizadas en acción. A medida que nuestro ecosistema de desarrolladores crece, solo puede mejorar con cada vez más organizaciones que aportan sus innovaciones.

Slack eclipsa al correo electrónico como centro de control de la comunicación en la empresa, y con ello aumenta la productividad en el trabajo

Nuestra investigación Estado del trabajo reveló que los empleados más comprometidos reciben entre 51 y 100 correos electrónicos más al día. Aunque estos trabajadores hiperconectados afirman que la comunicación laboral frecuente les parece algo positivo, también señalan, con más frecuencia que quienes utilizan menos el correo electrónico, las siguientes complicaciones en la productividad en el trabajo:

  • Falta de coordinación; muchos encuestados respondieron que los equipos en sus empresas “no trabajaban con una visión común”.
  • Problemas para comunicarse con los compañeros de equipos, departamentos u oficinas diferentes. (Eso en un momento en el que el 70 % de la población activa trabaja en remoto al menos una vez a la semana).

Cabe suponer que la bandeja de entrada del correo electrónico no ha logrado lo que el catedrático Feng Li, responsable de la gestión de la información en la Cass Business School de Londres, describe como “team to market”. El concepto explora la relación entre las tecnologías del lugar de trabajo y la coordinación o la conectividad de los equipos (también resulta ser el nombre de la iniciativa de investigación independiente y financiada que encargó Slack para medir la eficiencia en el trabajo). 

Team to market no es una lista de verificación; es un concepto que ayuda a los equipos a establecer las condiciones apropiadas para superar los desafíos cotidianos y ofrecer resultados extraordinarios; algo fundamental para la productividad en el trabajo. Invertir en las tecnologías correctas es un pilar fundamental del concepto.

“Si los correos llegan a la ‘bandeja de entrada equivocada’ o si eres nuevo en una organización no puedes acceder a ellos”, escribe Li. “Algunas tecnologías emergentes de colaboración que utilizan una comunicación basada en canales o en hilos están diseñadas para hacer frente a estas complicaciones habituales”.

Li continúa explicando que las tecnologías de colaboración pueden “aumentar significativamente la transparencia y la alineación y hacer que el historial compartido y el conocimiento de la organización sean igualmente accesibles para todo el mundo, con independencia de cuándo se incorporen a un proyecto”.

Hemos visto la evidencia de esto con nuestros propios ojos, ahora que 12 millones de personas utilizan Slack activamente para leer y escribir mensajes, subir y comentar archivos, realizar búsquedas, interactuar con las aplicaciones integradas y desarrollar Slackbots personalizados. 

Entre esos 12 millones de usuarios activos de Slack está Travis Topham, cofundador y responsable de producto para Smartcare, una empresa de software de audiología. Smartcare es un ávido usuario de la función de canales compartidos de Slack, que permite que organizaciones independientes desarrollen (sí, lo has adivinado) un canal compartido entre sus dos espacios de trabajo de Slack; una medida que promueve la productividad en el trabajo. 

Desde que incorporaron los canales compartidos, Smartcare básicamente ha anulado las comunicaciones por correo electrónico o por teléfono con sus clientes. Los canales compartidos son la base de operaciones de Smartcare para ocuparse de todo, desde la formación sobre productos hasta la resolución de problemas fundamentales.

“Slack es tan imprescindible que pagamos para que nuestros clientes lo usen con nosotros. Nos permite ocuparnos de tareas administrativas de forma eficiente, y al mismo tiempo podemos centrarnos en desarrollar un trabajo innovador para nuestro sector”, afirma Topham.

Smartcare y sus clientes son una constelación dentro de la galaxia de usuarios de Slack que colaboran con sus socios en canales compartidos. Desde el pasado octubre, más de 26 000 empresas han creado más de 70 000 canales compartidos, forjando una red cada vez mayor de organizaciones que apuestan por Slack para lograr la mejor productividad laboral.

Slack permite que cada integrante de un equipo gestione sus prioridades para poder ofrecer la mejor versión de sí mismos y lograr la mejor productividad en el trabajo

Los canales de Slack suponen una oportunidad para la productividad en el trabajo de la organización en su conjunto y a la vez ofrecen controles para ayudar a los empleados a centrarse en las tareas que consideren prioritarias. Como espacio de trabajo personalizable, los compañeros organizan sus canales por proyectos y eligen a qué canales se unen. Así, las personas necesarias están al tanto y se evita que inocentes espectadores se atasquen al recibir extrañas misivas. 

Lyft Business, una de las secciones de la empresa de transporte compartido, mantiene a sus equipos sincronizados entre las oficinas de Denver, Nueva York y San Francisco con canales específicos según las cuentas y la región. Cada integrante del equipo, desde gestión de cuentas hasta los altos cargos pueden seguir las conversaciones y participar cuando sea necesario.

“Slack nos permite trabajar de la mejor manera posible. Al colaborar todos en un único lugar, no hay que enviar un correo poniendo en copia a los altos cargos de la empresa. Puedes ir al canal de Slack, estar siempre al día con el proyecto y contribuir cuando sea necesario”, afirma Benjamin Sternsmith, vicepresidente de ventas de Lyft Business.

Con una mentalidad centrada en la productividad en el trabajo, Slack se diseñó con herramientas que ayudaran a cada integrante del equipo a concentrarse y que también fomentaran una cultura de trabajo profundo e ininterrumpido. Aquí en Slack, solemos apagar las notificaciones cuando necesitamos concentrarnos (por ejemplo, yo he puesto Slack en modo No molestar mientras escribía este artículo). También utilizamos la función de favoritos para evitar que ciertos proyectos o debates se pierdan entre las conversaciones.

Establecer fronteras claras en torno a cómo utilizamos la tecnología en común en el espacio de trabajo también es parte importante de este esfuerzo. Así lo cree Nir Eyal, autor de Indistractable: How to Control Your Attention and Choose Your Life

“Muchas veces la propia tecnología recibe todas las culpas. No es la tecnología en sí, sino el entorno”, afirma Eyal. “Con una cultura incorrecta en el lugar de trabajo, la tecnología es un acelerador que conduce a la distracción”.

Cada día, 12 millones de usuarios pasan más de 90 minutos trabajando activamente en Slack. De media, cada semana se ejecutan cinco mil millones de acciones (como enviar mensajes, comentar documentos y desarrollar aplicaciones personalizadas), más de mil millones de ellas tienen lugar desde un dispositivo móvil. Estas cifras revelan una robusta e inspiradora red de equipos que buscan formas únicas de utilizar Slack como una capa de tecnología que conecta la comunicación en el lugar de trabajo con otras herramientas muy distintas. Una clara apuesta por la productividad en el trabajo. 

Sin ninguna duda, estamos en un momento emocionante para formar parte de la población activa. Por lo menos, esa es nuestra opinión. Adaptarse al lugar de trabajo moderno es un esfuerzo colectivo, y el auge del software de colaboración personalizado indica que esto no es más que el principio para acceder al verdadero potencial de una organización.

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