Produktiver sein im Job: 5 Profi-Tipps für mehr Effizienz

1. Organisiere alles

In einem manchmal chaotischen Arbeitsumfeld ist es wichtig, für Ordnung zu sorgen. Aus diesem Grund verwendet Julia Hartz, Mitbegründerin und CEO von Eventbrite, das Projektmanagement-Tool Asana. „Du kannst Projekte erstellen und andere Benutzer:innen mit Aufgabenlisten verknüpfen, um etwas beizutragen und zusammenzuarbeiten“, erklärt sie in einem Interview für Entrepreneur.

Eine Plattform, die das Delegieren von Aufgaben ermöglicht, spart viel Zeit und Nachdenkarbeit, da das administrative Hin und Her mit Kolleg:innen entfällt. „Es geht darum, einen zentralen Ort zu haben, an dem alle kurzfristige und langfristige Ziele verfolgen können“, sagt Hartz. Und da die Daten mit dem Team geteilt werden können, fördert dies die Zusammenarbeit bei der Arbeit – ein Schlüssel zu mehr Produktivität.

2. Nimm dir Zeit für konzentriertes Arbeiten

Apropos Asana: Der CEO des Unternehmens, Dustin Moskovitz, legt großen Wert darauf, Zeit zu haben, um sich vollständig in wichtige Projekte zu vertiefen. „Um etwas zu erreichen, das konzentriertes Nachdenken erfordert, muss ich mindestens eine Stunde – idealerweise zwei bis drei zusammenhängende freie Zeit in meinem Kalender haben“, sagte er gegenüber Fast Company.

Die Lösung? Moskovitz hat die No Meeting Wednesdays (NMW), also den allwöchentlichen Meeting-freien Mittwoch, bei der Arbeit eingeführt und beruft sich dabei auf die Logik eines einflussreichen Artikels, „Maker’s Schedule, Manager’s Schedule“, der die Unterschiede in der Zeiteinteilung von Menschen aufzeigt.

Macher:innen – ob sie nun Text oder Code schreiben – brauchen viel „Flow“-Zeit, um ihre Arbeit zu erledigen, während Führungskräfte sich eher an Zeitplänen orientieren. Dies kann leicht zu einem Interessenkonflikt oder Produktivitätsverlust führen. NMW ist eine Möglichkeit, diese Konflikte zu reduzieren. Moskovitz sagt, dass das für Asana ein großer Erfolg war. „Dies ist vielleicht unsere wertvollste kulturelle Praxis und ich ermutige jedes Unternehmen, sie einzuführen“, sagt er.

3. Schalte deine Technik aus und betrachte das große Ganze

Da digitale Plattformen ablenkend wirken können, bemühen sich einige Führungskräfte – darunter Whitney Wolfe, Gründerin und CEO der Dating-App Bumble, – ihre Handys bei der Arbeit wegzulegen.

„Schalte es nicht einfach stumm. Schalte das Gerät für 20 Minuten in einer Schublade aus und zwinge dich dazu, es nicht in die Hand zu nehmen“, sagt sie in einem Gespräch mit Entrepreneur. „Wenn du weißt, dass das Handy ausgeschaltet ist, kannst du dich völlig davon lösen und dich auf das konzentrieren, was du erledigen musst.“

Wenn es darum geht, produktiver zu sein, wählt Wolfe auch gerne einen ganzheitlichen Ansatz, um ihre Aufgaben zu priorisieren. „Ich versuche wirklich, mir die Neuner-Frage zu stellen. Wird das hier in neun Minuten, neun Stunden, neun Tagen, neun Wochen, neun Monaten oder neun Jahren wichtig sein?“

Sie ist der Meinung, dass es sich nicht lohnt, einer Sache Aufmerksamkeit zu schenken, wenn sie in keinem dieser Zeiträume von Bedeutung sein wird. Manchmal schafft das Abschalten von Technik Zeit, um darüber nachzudenken, was für das Unternehmen am wichtigsten ist.

4. Denke in Zeitblöcken

Timeboxing oder Timeblocking – also die Festlegung, wie lange jede Aufgabe dauern soll, und das Blocken von Zeit in deinem Kalender – ist eine weitere wirksame Strategie, denn sie hilft dir, dich voll und ganz auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren.

„Ständige Unterbrechungen machen uns unzufriedener und weniger produktiv“, schreibt Marc Zao-Sanders, CEO und Mitbegründer der KI-Lernplattform Filtered. „Timeboxing ist das richtige Gegenmittel dagegen. Du entscheidest, was du tust und wann du es tust, indem du alle Ablenkungen für diesen Zeitraum ausblendest.“

In einem Interview für Wired bezeichnet Yunha Kim, die Gründerin und CEO der Meditations-App Simple Habit, Trello als ein effektives Projektmanagement-Tool. „Es hilft mir, organisiert und proaktiv zu bleiben“, sagt sie. Die Lösung muss aber nicht immer digital sein. Die Pomodoro-Technik steigert seit Jahrzehnten die Produktivität und erfordert nichts weiter als eine auf 25 Minuten eingestellte Küchenuhr.

5. Denk daran, dass deine innere Uhr genauso wichtig ist wie dein Timer

Sallie Krawcheck, Mitbegründerin und CEO des Anlageberatungsunternehmens Ellevest, weiß, wie wichtig es für Führungskräfte ist, zu lernen, wie sie produktiver sein können. Angefangen damit, herauszufinden, zu welcher Tageszeit sie normalerweise Inspiration und Motivation finden. „Ich habe viel Zeit damit verbracht herauszufinden, wie ich am besten arbeite und wann ich am produktivsten bin. Ich richte meinen Tag danach aus“, sagt sie.

In seinem Buch „When: The Scientific Secrets of Perfect Timing“ untersucht Daniel Pink, wie Menschen von Natur aus dazu veranlagt sind, zu verschiedenen Tageszeiten produktiv zu sein, und ermutigt alle dazu, herauszufinden, ob sie ein früher Vogel, eine Nachteule oder etwas dazwischen sind.

„Wir wissen, dass sich die Tageszeit auf die kognitiven Fähigkeiten der Menschen auswirkt, aber wir denken nicht daran: Wie werden sich die Menschen bei diesem Meeting fühlen? Wo liegen die Stärken der Menschen?“, sagt er. Als Führungskraft lohnt es sich, nicht nur die eigenen Vorlieben zu kennen, sondern auch die der Mitarbeitenden.

Abschließende Worte dazu, wie du produktiver arbeiten kannst

Möglicherweise hast du das Wort „Produktivität“ in letzter Zeit für deinen Geschmack viel zu oft gehört. Aber lasse dich nicht davon abhalten, eine Bestandsaufnahme deiner eigenen Gewohnheiten und Tendenzen vorzunehmen. Informiere dich über die besten neuen Produktivitäts-Apps, die dir – und deinen Teammitgliedern – dabei helfen könnten, zu lernen, produktiver zu sein und gleichzeitig etwas Zeit und Zufriedenheit zurückzugewinnen.