5 conseils pour être productif au travail

1. Organisez tous vos projets

Il est indispensable de mettre de l’ordre dans un environnement de travail souvent chaotique. C’est pourquoi Julia Hartz, CEO et fondatrice d’Eventbrite, utilise l'outil de gestion de projets Asana. « Asana permet de créer des projets et de connecter des utilisateurs à des listes de tâches pour qu’ils puissent collaborer et apporter leur contribution », explique-t-elle dans un entretien pour Entrepreneur.

Une plateforme qui permet de déléguer des tâches vous aide à gagner du temps et travailler plus efficacement en éliminant les échanges superflus. « Il s’agit avant tout de centraliser toutes les activités, pour le suivi des objectifs à court et long terme. », explique-t-elle. Par ailleurs, vous pouvez tout partager avec le reste de l’équipe, ce qui encourage une approche collaborative, indispensable pour gagner en productivité.

2. Consacrez plus de temps aux tâches nécessitant votre concentration

Dustin Moskovitz, CEO d’Asana, considère qu’il est important pour lui de pouvoir s’immerger complètement dans les projets importants. « Pour accomplir une tâche qui nécessite toute ma concentration, il me faut au moins une heure, voire deux à trois heures consécutives dans mon emploi du temps », explique-t-il à Fast Company.

Pour faciliter cela, il a lancé les No Meeting Wednesdays (mercredis sans réunions), en s’appuyant sur l’article Maker’s Schedule, Manager’s Schedule, qui présente les différences dans la manière dont nous utilisons notre temps.

Les personnes créant du contenu ou du code ont besoin de créneaux pendant lesquels elles peuvent s’immerger dans leur travail, tandis que les responsables ont davantage tendance à travailler en fonction d’un emploi du temps. Ces deux comportements opposés peuvent donner lieu à des frictions et à une perte de productivité. Ces NMW sont une solution parmi d’autres pour réduire les risques de conflit, et connaissent un franc succès chez Asana. « C’est l’une des initiatives les plus importantes dans notre culture d’entreprise, et j’encourage tout le monde à les adopter », ajoute-t-il.

3. Détachez-vous de vos outils pour avoir une meilleure vue d’ensemble

Comme les solutions numériques sont souvent sources de distractions, certains dirigeants, comme Whitney Wolfe, fondatrice et CEO de l’application de rencontres Bumble, a choisi de laisser son smartphone de côté au travail.

« Il ne s’agit pas uniquement de le mettre sur silencieux. Éteignez-le et mettez-le dans un tiroir au moins 20 minutes, pour vous forcer à vous en séparer. », explique-t-elle dans un entretien avec Entrepreneur. « Si vous savez que votre appareil est éteint, vous pouvez mieux vous en détacher et vous focaliser sur les tâches à accomplir. »

Pour gagner en productivité, elle aime également adopter une approche holistique pour hiérarchiser ses tâches. « J’applique la règle des 9. J’essaie de déterminer si une tâche sera toujours importante dans 9 minutes, 9 heures, 9 jours, 9 semaines, 9 mois ou même 9 ans. »

Si elle considère qu’une tâche n’aura plus d’importance en fonction de ces délais, elle ne mérite pas qu’elle y accorde son attention. Et parfois, en éteignant vos appareils, vous avez une meilleure vue d’ensemble sur ce qui compte vraiment pour votre entreprise.

4. Organisez vos tâches par blocs de temps

Les blocs de temps, qui consistent à déterminer combien de temps consacrer à chaque tâche et à réserver ces créneaux dans votre calendrier, vous permettent de mieux vous concentrer sur les tâches à effectuer.

« Les interruptions permanentes ont des conséquences sur notre satisfaction et notre productivité », explique Marc Zao-Sanders, CEO et cofondateur de Filtered, une plateforme d’apprentissage de l’IA. « Les blocs de temps vous permettent de choisir quoi faire et quand le faire, et d'éliminer toutes les distractions. »

Dans un entretien pour Wired, Yunha Kim, fondatrice et CEO de Simple Habit, une application de méditation, explique comment elle utilise Trello, un outil puissant pour la gestion de projets. « Trello m’aide à m’organiser et à rester proactive », explique-t-elle. Pourtant, vous n’avez pas forcément besoin d’une solution numérique. La technique Pomodoro, existe depuis plusieurs dizaines d’années et permet de booster la productivité. Et tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un minuteur réglé sur 25 minutes.

5. Ne négligez pas votre horloge interne

Sallie Krawcheck, cofondatrice et CEO du cabinet de conseil en investissement Ellevest, sait qu’il est indispensable pour un dirigeant d’apprendre à gagner en productivité, en commençant par déterminer à quel moment de la journée il a le plus d’inspiration et de motivation. « J’ai mis longtemps à déterminer à quel moment je suis la plus efficace et la plus productive, et aujourd’hui j’organise mes journées en conséquence », explique-t-elle.

Dans son livre When: The Scientific Secrets of Perfect Timing, Daniel Pink explique également à quel point nous sommes prédisposés à être productifs à des moments différents de la journée, et encourage chacun à déterminer s’il est plutôt productif le matin, le soir, ou en journée.

« Nous savons que le moment de la journée a des effets sur nos capacités cognitives, mais nous ne demandons jamais si nos collègues seront disposés à participer à une réunion, ou s’ils seront en pleine capacité de leurs moyens », explique-t-il. Pour un dirigeant, il est essentiel de tenir compte de ses propres préférences, mais aussi de celles de ses collaborateurs.

Pour conclure

Vous êtes peut-être saturé d'articles qui parlent de la productivité ces derniers temps, mais n’hésitez pas à analyser vos propres habitudes et tendances. Découvrez comment les meilleures applications de productivité vous aident à travailler plus efficacement, à limiter les pertes de temps et à améliorer votre bien-être.