Coordinación de actividades empresariales (CAE): qué es, medios, obligaciones y directrices

En 2023, y según los datos recogidos por el Ministerio de Trabajo y Economía Social, en España se produjeron casi 1, 2 millones de accidentes laborales, lo que supone un descenso del 1,1 % respecto al 2022. La coordinación de actividades empresariales o CAE, así como otras legislaciones de prevención de riesgos laborales, están reduciendo poco a poco las cifras de siniestros laborales, y aunque aún es necesario seguir trabajando, parece que vamos por el buen camino.

A pesar de ello, son muchas las empresas que, cuando deben trabajar y colaborar con otras empresas, no prestan suficiente atención a las medidas preventivas que se deben adoptar por ley. Trabajadores y empresas ven estas actuaciones como un impedimento, lleno de papeleo y documentación, en lugar como una herramienta que va a permitir definir un ambiente de trabajo seguro para todas las partes. Y esto en ocasiones tiene consecuencias negativas.

Si te interesa saber qué es la coordinación de actividades empresariales, qué obligaciones existen por ley y cómo gestionarla eficazmente, a continuación te ofrecemos más detalles.

¿Qué es la coordinación de actividades empresariales?

La coordinación de actividades empresariales, o CAE por sus siglas, es un conjunto de procedimientos y estrategias de prevención de riesgos laborales que se llevan a cabo cuando dos o más empresas comparten un mismo espacio de trabajo. Su objetivo es minimizar los peligros y accidentes que pueden surgir de la interacción de actividades desarrolladas por diferentes empresas.

Como cada empresa puede tener sus propios protocolos y procedimientos de seguridad, la CAE garantiza que todas las empresas involucradas se adhieran a un sistema de seguridad unificado. Esto permite identificar, evaluar y controlar eficazmente cualquier posible riesgo laboral.

Esta disciplina debe aplicarse en entornos laborales que implica como mínimo una empresa titular, que proporciona el espacio de trabajo, y una empresa o trabajadores concurrentes, la cual realiza determinadas tareas o servicios en el centro de trabajo titular. Ambas empresas deben trabajar conjuntamente para garantizar que se cumplen todas las medidas de seguridad y salud en el trabajo.

¿Qué son los medios de coordinación de actividades empresariales?

Los medios de coordinación de actividades empresariales son todas aquellas herramientas, procedimientos y estrategias que se utilizan para facilitar la implementación y gestión de la CAE. Se incluye cualquier medio que favorezca la prevención de riesgos laborales en el centro titular, como por ejemplo:

• Intercambio de información: la comunicación abierta y transparente es fundamental para una coordinación efectiva. Esto incluye el intercambio de políticas de seguridad, procedimientos, resultados de las evaluaciones de riesgo y cualquier otra información relevante, así como otras herramientas de comunicación que facilite el intercambio de información.
• Reuniones: las reuniones periódicas entre todas las partes involucradas permiten discutir y resolver cualquier problema o desafío que pueda surgir en relación con la seguridad y salud en el trabajo. Además, estas reuniones también son útiles para revisar y actualizar los procedimientos de CAE según sea necesario.
• Formación: otro medio CAE esencial es la formación en seguridad y salud laboral. Tanto empresa titular como concurrente deberá ofrecer formación adecuada a sus empleados sobre los riesgos y medidas preventivas asociadas a su actividad conjunta. Esta formación debe ser específica y adaptada a cada puesto de trabajo.
• Medidas conjuntas de PRL: más allá de las medidas individuales de cada empresa, se deben adoptar medidas conjuntas de prevención de riesgos laborales. Estas pueden incluir la implementación de protocolos de seguridad comunes, la utilización de equipos de protección individual o colectiva, o la realización de evaluaciones conjuntas de riesgos laborales.
• Recursos preventivos: Son profesionales dedicados a garantizar la correcta aplicación de las medidas de seguridad y salud en el trabajo. Su función es supervisar las actividades laborales y asegurarse de que se están siguiendo los protocolos de seguridad establecidos.
• Designación de coordinadores: en algunos casos, es posible que se requiera la designación de coordinadores de seguridad para supervisar y facilitar la implementación de la CAE. Estos profesionales deben tener una formación adecuada en prevención de riesgos laborales y ser capaces de coordinar eficazmente las actividades de todas las empresas involucradas.

¿Cuándo es obligatoria la coordinación de actividades empresariales?

El Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, es el que regula la coordinación de actividades empresariales en España.

Según este Real Decreto, la coordinación de actividades empresariales es obligatoria siempre que dos o más empresas compartan un mismo espacio de trabajo y sus actividades puedan influir en la seguridad y salud de los trabajadores. Cuando se realicen actividades donde intervengan empresas, contratistas y subcontratistas, la CAE será siempre obligatoria, sin importar la actividad realizada o durante cuánto tiempo se va a desarrollar.

Más allá de esto, las obligaciones cambian según el bando en el que te encuentres. Por su lado, la empresa titular debe:

• Asegurar que se implementen las medidas de coordinación necesarias
• Informar sobre los riesgos que existen en su centro de trabajo
• Impartir las instrucciones pertinentes
• Establecer una comunicación activa de las medidas de seguridad y salud existentes
• Supervisar las actividades de las empresas concurrentes
• Intervenir en caso de incumplimiento de las normas de seguridad.

Por otro lado, las empresas concurrentes deben:

• Cumplir con las medidas de seguridad establecidas por la empresa titular
• Comunicar los riesgos que implica su actividad
• Informar de cualquier cambio, incidencia o emergencia que se pueda producir durante el desarrollo de su actividad en el centro titular.

¿Quién debe hacer la coordinación de actividades empresariales?

En encargado de llevar a cabo la planificación y gestión de la coordinación de actividades empresariales es la empresa titular o propietaria del centro de trabajo. En particular, será uno o varios los trabajadores designados por la empresa titular quien actúen como coordinadores, según lo establecido en el artículo 12 del RD 39/1997 de 17 de enero y el artículo 30 de la LPRL.

Normalmente, el coordinador será una persona con formación y experiencia en prevención de riesgos laborales. Este será el responsable de facilitar la comunicación entre las diferentes empresas, supervisar la implementación de medidas de seguridad y garantizar que se cumplan las normativas y protocolos de seguridad establecidos.

Además, la empresa titular debe asegurarse de que los coordinadores tengan acceso a toda la información necesaria para realizar su trabajo de forma efectiva. Esto incluye información sobre los riesgos laborales específicos de cada actividad, los protocolos de seguridad existentes, y cualquier cambio o incidencia que pueda afectar a la seguridad y salud en el trabajo.

Directrices para una coordinación de actividades empresariales eficaz

A pesar de que la normativa deja bien claro todos los aspectos que se deben cubrir en la coordinación de actividades empresariales, en ocasiones llevarlos a la práctica no resulta tan sencillo. Estas son las principales áreas donde se debe centrar la atención para una coordinación eficaz:

• Identificación y evaluación de riesgos: tanto empresa titular como concurrente deberán poner todos sus esfuerzos y conocimientos en identificar los posibles riesgos que pueden surgir durante la actividad conjunta y cómo esta afectará a los riesgos que ya existen habitualmente.
• Comunicación clara y efectiva: establecer medios de comunicación claros y efectivos es probablemente uno de los puntos más importantes de la CAE. La falta de comunicación o una comunicación deficiente suele ser una de las fuentes más frecuentes de accidentes e incidentes laborales. Por ello, es fundamental establecer canales de comunicación adecuados para compartir información sobre los riesgos laborales y las medidas de prevención adoptadas.
• Cumplimiento normativo: todas las empresas implicadas deben cumplir con la normativa vigente en materia de prevención de riesgos laborales. Más allá de las posibles multas que pueden acarrear los incumplimientos, es importante recordar que la finalidad de estas normativas es garantizar la seguridad y salud de los trabajadores.
• Designar responsabilidades: tanto la empresa titular como las concurrentes deben tener claras sus responsabilidades en la CAE. Esto incluye la designación de responsables específicos, como los coordinadores, que serán los encargados de garantizar el cumplimiento de las medidas de coordinación establecidas.
• Planificación y procedimientos de trabajos seguros: deben establecerse procedimientos claros y seguros para todas las actividades que se vayan a realizar. Esto implica definir los pasos a seguir, los equipos de protección necesarios, las medidas de emergencia y cualquier otra consideración relevante para garantizar la seguridad de los trabajadores.
• Formación: tanto los encargados de la coordinación como los trabajadores deben recibir formación adecuada en prevención de riesgos laborales. Esta formación debe cubrir tanto los riesgos específicos de cada actividad como las medidas de prevención y protección a adoptar durante la actividad conjunta.
• Documentación y seguimiento: la coordinación de actividades empresariales debe documentarse adecuadamente, y es esencial llevar a cabo un seguimiento constante de las medidas implementadas. Esto incluye el registro de todas las comunicaciones, las evaluaciones de riesgo realizadas, las medidas preventivas adoptadas o cualquier incidente que haya podido ocurrir.
• Evaluación y mejora continua: no solo es importante hacer la CAE, sino que también es vital realizar evaluaciones periódicas de la eficacia de las medidas implementadas y hacer ajustes cuando sea necesario. Esto asegura un enfoque proactivo y una mejora continua en la gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

La comunicación e intercambio de información como base de una coordinación efectiva

A lo largo del artículo hemos visto la gran relevancia de la CAE a la hora de promover una cultura de seguridad laboral y prevenir accidentes en el lugar de trabajo. Una de las claves para que esta coordinación sea verdaderamente efectiva es disponer de medios que ofrezca una comunicación fluida y un intercambio de información constante entre todas las partes involucradas.

En este aspecto, Slack se presenta como una de las herramientas más efectivas del mercado a la hora de diseñar flujos de comunicación efectivos. Las posibilidades que ofrece esta plataforma son amplias, permitiendo la creación de canales de comunicación específicos para cada proyecto, la integración con otras herramientas de trabajo y la posibilidad de compartir de forma segura y rápida todo tipo de documentos e información relevante.

La creación de flujos de trabajo automatizados también puede ayudar a agilizar procesos y garantizar que todas las partes estén al tanto de los procedimientos de seguridad y salud laboral. Además, pueden diseñarse alertas y notificaciones personalizadas que puedan avisar de cambios, incidencias, o cualquier otra situación que requiera atención inmediata. O la posibilidad de realizar videollamadas dentro de la misma plataforma para realizar un seguimiento y coordinación de manera rápida y efectiva, sin importar la ubicación de los participantes.

En definitiva, se trata de una completa plataforma de comunicación interna, potenciada ahora por IA, que puede ser de gran ayuda en la implementación efectiva de la coordinación de actividades empresariales. Con Slack, las empresas pueden asegurarse de que la comunicación y la coordinación entre todas las partes involucradas en un proyecto sean constantes, eficientes y rápidas.