Slack: eficiencia y seguridad en el intercambio de archivos

¿Dirías que la protección de la información compartida online es una de las principales preocupaciones del sector empresarial? Lejos de cuestiones económicas y financieras, de la seguridad física o de la adquisición y fidelización de clientes, que son asuntos capitales para cualquier organización, la garantía de confidencialidad en el intercambio de archivos también se ha convertido en un tema fundamental.

Y es que en el momento en que nos encontramos, en el cual el trabajo a distancia entre equipos es cada vez más habitual y en el que apenas existen documentos físicos, el intercambio de archivos rige el desarrollo de infinidad de proyectos en cualquier negocio. Pero, ¿cómo podemos hacer de esto un proceso seguro y eficiente al mismo tiempo?

¿Qué es el intercambio de archivos o filesharing?

El intercambio de archivos, también conocido por el concepto anglosajón de filesharing, consiste en el hecho de compartir elementos en todo tipo de formatos a través de una red. De este modo, hay usuarios que ofrecen un contenido y usuarios que lo descargan y viceversa; en definitiva se trata de poner archivos propios a disposición de otras personas digitalmente.

Principales sistemas de intercambio de archivos

Desde que existe la posibilidad de intercambiar archivos a través de la red, se han desarrollado diferentes sistemas que permiten el funcionamiento de este proceso. Algunos de ellos ya han quedado obsoletos y otros se mantienen vigentes, y en cualquier caso van más allá de las herramientas y las marcas que las ofertan. Éstas son las principales opciones al respecto:

Almacenamiento en la nube

El almacenamiento en la nube se ha convertido, posiblemente, en el método más habitual para compartir documentos entre usuarios en los últimos años. Desde su aparición, estas plataformas se han posicionado como la metodología más segura a la hora de intercambiar archivos, y éste es uno de los principales argumentos de su éxito.

Sistema peer to peer

Tradicionalmente, las llamadas redes peer to peer -también conocidas como P2P-, fueron la opción más utilizada para intercambiar archivos. Se trata de una red conformada por distintos equipos que se conectaban entre sí para compartir documentos a nivel interno.

Sistema peer to peer descentralizado

El sistema P2P descentralizado es similar al anterior, pero el acceso a la red es más abierto, por lo que participan más equipos en el intercambio de archivos. Si bien es cierto que hablamos de una posibilidad más desarrollada y potente, que permite el acceso a una mayor variedad de documentos, el hecho de abrir la conexión también implica una disminución de la seguridad.

Sistema de cliente a servidor

Los sistemas de clientes a servidor también son uno de los modelos más tradicionales para el intercambio de archivos: un servidor almacena todos los documentos para que los usuarios puedan acceder a él y descargarlos a sus equipos. Esta alternativa es más segura que las opciones abiertas, si bien también ofrece ciertas vulnerabilidades.

Sistemas filehoster

Esta última solución es muy similar a la anterior, con la diferencia de que la fuente para el intercambio es un servidor compartido en el que cualquier usuario con acceso puede depositar sus archivos para que otros los descarguen. Esos sistemas, conocidos también como sharehoster, incrementan los riesgos de seguridad al tratarse de una alternativa más abierta.

Riesgos en torno al intercambio de archivos

A la hora de intercambiar archivos es conveniente tener en cuenta ciertos riesgos. No sólo los más evidentes, relacionados con la seguridad de los equipos y la confidencialidad de la información, sino también los que giran en torno a la veracidad de los documentos y a la legalidad de los mismos, tal como vemos a continuación:

La seguridad como elemento fundamental

Como veníamos comentando, independientemente de cuál sea el sistema utilizado a la hora de intercambiar archivos, siempre conllevará ciertos riesgos. La experiencia nos dice que hay metodologías más seguras que otras, pero de igual modo existe la probabilidad de descargas de virus o filtraciones de datos, entre otros peligros.

La legalidad, algo a tener en cuenta

Conviene apuntar que hablamos en todo momento de un proceso que, de por sí, es perfectamente legal. Ahora bien, no es menos cierto que hay determinados aspectos a los que hay que prestar atención, porque el archivo debe cumplir siempre con las regulaciones vigentes en los estados donde se comparte, tanto a nivel de derechos de autor como en lo que respecta a las características del propio contenido en sí.

La veracidad del contenido como hándicap

Otro de los riesgos a tener en cuenta en torno al intercambio de archivos es la veracidad de los mismos. Es decir, más allá de la legalidad, no siempre podemos dar por hecho que un contenido es real; ni siquiera es posible asegurar que el interior de un archivo se corresponderá con lo que su título dice de él.

Cómo hacer del intercambio de archivos un proceso seguro

Como hemos mencionado, la seguridad nunca va a estar garantizada al 100% en un proceso de intercambio de archivos. Ahora bien, existen algunas alternativas cuya protección hacia los usuarios y los propios documentos se acerca bastante a este porcentaje. Nos referimos a ciertas plataformas o herramientas, a la nube y a la opción de las redes privadas:

La nube

La nube es, probablemente, el espacio por excelencia a la hora de compartir e intercambiar archivos en la actualidad. Si bien es cierto que no se puede asegurar al 100%, podemos hablar de un entorno habitualmente seguro, sobre todo cuando hablamos de espacios compartidos de manera exclusiva entre usuarios que se conocen, como pueden ser los miembros de un equipo de trabajo.

Redes privadas

Una red privada sigue un sistema similar al P2P que mencionábamos anteriormente. Al fin y al cabo, se trata de compartir documentos entre dos dispositivos de forma privada, lo que garantiza la confidencialidad de los contenidos y la recepción por parte del destinatario correcto. Eso sí, para mantener la seguridad del proceso es importante recurrir a herramientas consolidadas y reputadas a estos efectos.

Plataformas de intercambio de archivos online

Existen plataformas pensadas específicamente para el intercambio de archivos, las cuales permiten a los usuarios acceder al documento con un enlace o un password exclusivo -o incluso de un sólo uso-. Al tratarse de un espacio que se mantiene en torno a este proceso, sus proveedores tienen muy en cuenta su seguridad e invierten en ella.

Herramientas específicas para el intercambio de archivos

Fuera de estas plataformas, que generalmente funcionan en formato web, también existen softwares, herramientas o aplicaciones con un funcionamiento similar. Resultan muy útiles en entornos profesionales porque permiten la posibilidad de compartir archivos en grupo , de modo que únicamente los usuarios autorizados por el propietario del documento pueden acceder a ellos.

Slack, comunicación e intercambio de archivos de forma sencilla

Slack es una herramienta en la que no sólo es posible el intercambio de archivos, sino que ofrece mucho más a tus equipos de trabajo para que puedan desempeñarse de forma eficiente: comunicación, unificación de los principales softwares que utilizan a diario tus empleados y conexión con las plataformas en la nube que albergan sus principales documentos.

En resumidas cuentas, Slack ofrece un espacio de trabajo desde el cual se pueden gestionar proyectos al completo, en un momento en el que el intercambio de archivos es imprescindible para ello. Más allá de proponer opciones para mejorar la productividad, es una solución eficiente que reúne todo lo que un equipo de trabajo requiere para rendir en las mejores condiciones.