Gestión de documentos: qué es, ventajas y claves para una gestión efectiva

La gestión de documentos es, de forma habitual, un área que a menudo las empresas infravaloran. Y es que, según un estudio de Finances Online, de media, las empresas desperdician 20.000 € al año a causa de problemas con sus documentos. Además, sus trabajadores gastan más del 50 % de su tiempo en crear y preparar documentos, de los cuales hasta el 83 % deben rehacer en alguna ocasión por la imposibilidad de encontrarlos dentro de su propio sistema de archivos.

Benjamin Franklin, reconocido estadista, inventor y padre fundador de los EE. UU., fue también conocido por su excelente metodología de organización. Solía decir que “ por cada minuto dedicado a la organización, se gana una hora de trabajo”. 

En plena era digital, y aunque las herramientas y métodos han evolucionado, pero el principio fundamental permanece: las empresas deben mantener su información organizada, accesible y segura para alcanzar el éxito. En este artículo exploraremos en detalle qué es la gestión de documentos, sus principales ventajas y cómo implementar un sistema efectivo en la era digital.

¿Qué es la gestión de documentos?

La gestión de documentos o gestión documental hace referencia a los p rocesos, metodologías y recursos que permiten capturar, almacenar y recuperar documentos, ya sean físicos o digitales. Esto nace de la necesidad de mantener la información ordenada, integra, protegida y accesible, tanto para fines operativos como legales.

En plena era tecnológica, el objetivo de las empresas es mantener grandes volúmenes de datos organizados y fácilmente accesibles. La gestión documental moderna va más allá del simple almacenamiento; implica la creación de sistemas inteligentes que permiten la clasificación, indexación y recuperación rápida de información .

En la actualidad, las empresas emplean Sistemas de Gestión Documental o DMS (Document Management Systems) para administrar eficientemente sus archivos digitales. Estos sistemas ofrecen funcionalidades avanzadas como búsqueda rápida, control de versiones y colaboración en tiempo real.

Además, los DMS modernos suelen incorporar tecnologías como la inteligencia artificial para mejorar la clasificación y el análisis de documentos, o la automatización de flujos de trabajo para optimizar procesos y aumentar la productividad.

¿Cuáles son las principales funciones de la gestión documental?

Independientemente del tamaño de una empresa u organización, la efectiva gestión de documentos se ha vuelto en una tarea importante. Su misión, más allá de mantener el orden, es que la información acumulada esté al servicio de la organización y sus empleados . Entre las principales funciones de la gestión documental se encuentran:

1. Creación de documentos: establecer procesos y plantillas estandarizadas para la generación de nuevos documentos, asegurando consistencia y calidad en la información producida.
2. Organización y clasificación: establecer un sistema coherente para categorizar y etiquetar documentos, facilitando su posterior recuperación.
3. Almacenamiento seguro: garantizar que los documentos se almacenen de manera segura, protegidos contra pérdidas, daños o accesos no autorizados.
4. Distribución y acceso: implementar sistemas que permitan compartir documentos de manera eficiente, controlando los niveles de acceso según los roles y responsabilidades dentro de la organización.
5. Retención y eliminación: establecer políticas claras sobre cuánto tiempo se deben conservar los documentos y cómo deshacerse de ellos de manera segura cuando ya no sean necesarios.
6. Búsqueda y recuperación: implementar sistemas que permitan localizar rápidamente la información necesaria, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia operativa.
7. Control de versiones: mantener un registro de los cambios realizados en los documentos, permitiendo un seguimiento preciso de las modificaciones y la posibilidad de revertir a versiones anteriores si es necesario.
8. Cumplimiento normativo: asegurar que la gestión de documentos cumpla con las regulaciones y leyes vigentes, incluyendo la protección de datos personales y la conservación de registros corporativos.
9. Auditoría y trazabilidad: mantener un registro detallado de quién accede a los documentos, cuándo y qué modificaciones se realizan, facilitando la auditoría y el cumplimiento de normativas.

Ventajas de la gestión documental

Una efectiva gestión de documentos ofrece a las empresas un gran número de ventajas, entre las que destacan:

• Productividad: al reducir el tiempo dedicado a buscar y gestionar documentos, gracias al orden, la indexación y la automatización de flujos de trabajo, los empleados pueden centrarse en tareas de mayor valor.
• Reducción de costes: la digitalización y la gestión eficiente de documentos disminuyen los gastos en papel, impresión y almacenamiento físico.
• Seguridad de la información: los sistemas de gestión documental ofrecen controles de acceso y cifrado, protegiendo datos sensibles contra amenazas.
• Mejora en la toma de decisiones: el acceso rápido a información precisa y actualizada permite a los directivos y empleados tomar decisiones más inteligentes.
• Colaboración: los sistemas modernos de gestión documental facilitan el trabajo en equipo, permitiendo la edición simultánea y el intercambio de documentos en tiempo real.
• Cumplimiento normativo: ayuda a las empresas a cumplir con regulaciones y estándares de la industria, reduciendo el riesgo de sanciones y mejorando la reputación.
• Recuperación ante desastres:  facilita la recuperación rápida de información crítica en caso de pérdida de datos o desastres informáticos, minimizando el tiempo de inactividad y las pérdidas financieras.
• Escalabilidad: a medida que la empresa crece, un buen sistema de gestión documental puede adaptarse fácilmente para manejar volúmenes cada vez mayores de información sin comprometer la eficiencia o la accesibilidad.
• Sostenibilidad: la reducción en el uso de papel y recursos físicos contribuye a disminuir la huella de carbono de la empresa, alineándose con las crecientes expectativas de responsabilidad ambiental corporativa.

¿Cómo hacer una buena gestión de documentos?

Dadas todas las ventajas que ofrece una gestión de documentos efectiva, parece que queda claro la importancia de su implementación para la competitividad de una empresa. ¿Pero cómo implementar una buena gestión documental en la práctica?

1. Evaluar: el primer paso es evaluar en qué estado de organización documental se encuentra la empresa actualmente. Hay que identificar necesidades, objetivos y oportunidades de mejora. Es fundamental involucrar a los diferentes departamentos en este proceso para obtener una visión completa.
2. Diseñar un sistema de clasificación: desarrollar una estructura lógica y coherente para organizar los documentos. Esto puede incluir la creación de categorías, subcategorías y etiquetas que faciliten la búsqueda y recuperación de información. El sistema debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a futuras necesidades de la empresa.
3. Implementar un sistema de gestión documental: seleccionar e implementar un software de gestión documental que se adapte a las necesidades de la empresa. Este sistema debe ofrecer funcionalidades como almacenamiento seguro, control de versiones, búsqueda avanzada y funcionalidades de colaboración.
4. Establecer políticas y procedimientos: desarrollar directrices claras para la creación, almacenamiento, acceso y eliminación de documentos. Estas políticas deben abordar aspectos como la nomenclatura de archivos, los períodos de retención y los protocolos de seguridad.
5. Capacitar al personal: proporcionar formación completa y actualizada a todos los empleados sobre el uso del sistema de gestión documental y las políticas asociadas.
6. Implementar un sistema de auditoría: establecer mecanismos para monitorizar y evaluar regularmente la efectividad del sistema de gestión documental.
7. Mantener la seguridad y el cumplimiento normativo: asegurar que el sistema de gestión documental cumpla con todas las regulaciones y estándares de seguridad aplicables.
8. Integrar con flujos de trabajo: asegurar que el sistema de gestión documental se integre perfectamente con los procesos y flujos de trabajo existentes en la organización. Esto puede incluir la automatización de ciertas tareas, como la aprobación de documentos o la notificación de cambios.
9. Mejora constante: establecer un proceso de verificación y mejora continua del sistema de gestión documental. Esto implica recopilar y analizar métricas de rendimiento o estar al tanto de las nuevas tecnologías y mejores prácticas en el campo.

Gestión de documentos con Slack

La gestión documental es un área importantísima que las empresas no deben descuidar, pues puede tener un impacto muy positivo en la eficiencia operativa y la productividad general. Una gestión eficaz de documentos no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también mejora la colaboración entre equipos y facilita la toma de decisiones.

En este contexto, herramientas como Slack pueden desempeñar un papel importante en la modernización de los procesos de gestión documental. Y es que, a pesar de no ser una plataforma de gestión documental como tal, sí puede tener un papel protagonista en la forma en que los empleados acceden o intercambias documentos en el día a día.

Las distintas integraciones que ofrece Slack con plataformas de gestión documental como Google Drive, Dropbox o Microsoft OneDrive permiten a los equipos compartir, acceder y colaborar en documentos directamente desde la interfaz de Slack.

Esto facilita la centralización de la información y mejora la eficiencia en la comunicación relacionada con documentos. Además, las funciones de búsqueda avanzada de Slack ayudan a los usuarios a localizar rápidamente conversaciones y archivos compartidos, complementando así las capacidades de un sistema de gestión documental tradicional.

Además, la incorporación de IA generativa, junto a la herramienta de automatización de flujos de trabajo , puede agilizar notablemente la forma en que los empleados acceden, crean, comparten o consumen información importante. Todo se vuelve más rápido y sencillo.

De esta forma, Slack actúa como nexo de unión entre las distintas herramientas y plataformas que utilizan las empresas para gestionar su información. Al centralizar las comunicaciones y facilitar el acceso a los documentos, Slack se convierte en una pieza clave en la estrategia de gestión documental, mejorando la colaboración y la eficiencia en el flujo de información dentro de la organización.