Hablar por videollamada: productividad, efectos negativos y cómo mejorar la comunicación

Hablar con personas online por videollamada se ha convertido en un acto cotidiano para la mayoría de nosotros. Con el aumento del teletrabajo, muchos realizan hasta 3 videollamadas al día, y aunque facilitan y mejoran la comunicación, en muchas ocasiones las videollamadas pueden resultar agotadoras, improductivas e incluso una pérdida de tiempo.

La fatiga digital causada por el exceso de videollamadas es un fenómeno real que está afectando a muchas personas, tanto, que incluso ya se conoce como la Fatiga de Zoom. Por ello, es necesario diseñar procesos que nos ayuden a sacar todo el partido de esta herramienta y evitar el agotamiento que pueden provocar.

En este artículo veremos qué debes tener en cuenta para mantener conversaciones productivas por videollamada, cómo estructurar mejor las reuniones online y qué prácticas pueden ayudarte a reducir la fatiga digital mientras mantienes una comunicación efectiva con tu equipo o clientes.

¿Pasamos demasiado tiempo en reuniones online? Esto dicen los datos

Hace poco en Slack hicimos un estudio global llamado Workflow Index para entender mejor cómo las personas trabajan y se comunican en la era digital. Los resultados revelaron que el abuso de las reuniones por videollamada afecta negativamente a la productividad de los trabajadores.

Para realizar el estudio encuestamos a más de 10.000 trabajadores de oficina de todo el mundo, los cuales desvelaron varios datos interesantes. 1 de cada 4 trabajadores, incluidos el 55 % de los ejecutivos, dice que pasa demasiado tiempo en reuniones que podrían haberse resuelto con un correo electrónico o un mensaje.

Además, también descubrimos que, de media, se considera que más de 2 horas diarias en reuniones es excesivo y puede afectar negativamente al rendimiento y la concentración. Esta tendencia ha llevado a muchas empresas a replantearse su cultura de reuniones, buscando alternativas más eficientes de comunicación online.

¿Cuáles son los principales efectos negativos de pasar demasiado tiempo en reuniones online?

Aunque el efecto de pasar demasiado tiempo hablando con gente por videollamada puede variar según la persona, hay algunos efectos comunes que se han identificado en diversos estudios:

• Fatiga mental: un estudio de la Universidad de Yale descubrió que las reuniones por videollamada en directo requieren un mayor esfuerzo cognitivo que las reuniones presenciales. Esto provoca un mayor agotamiento al final del día y afecta negativamente a la capacidad de concentración y toma de decisiones.
• Fatiga visual: el tiempo prolongado frente a la pantalla durante las videollamadas puede causar tensión ocular, dolor de cabeza y molestias visuales, especialmente cuando se realizan varias reuniones consecutivas sin descansos, algo bastante habitual, ya que según el Slack Workflow Index, “el 50% de los empleados no toma descansos durante su jornada laboral”.
• Sobrecarga de información: la necesidad de procesar simultáneamente señales verbales y no verbales de múltiples participantes en la pantalla, junto con la gestión de aspectos técnicos, puede resultar abrumadora para el cerebro.
• Pérdida de productividad: las interrupciones constantes por reuniones fragmentan el día laboral, dificultando mantener períodos de concentración profunda necesarios para tareas complejas. Según un estudio de la Universidad de California, puede tomar hasta 23 minutos volver a concentrarse por completo después de una interrupción.
• Estrés laboral: la presión de estar constantemente disponible para videollamadas y la sensación de estar siempre “en escena” puede aumentar los niveles de estrés y ansiedad. Según diversos estudios, más del 40% de los trabajadores reporta sentir mayor tensión emocional debido a la cantidad de reuniones virtuales en su día a día.

Cómo mejorar la comunicación al hablar con gente online por videollamada

No cabe ninguna duda que las videollamadas en directo han revolucionado la forma en que nos comunicamos en el entorno laboral, ofreciendo una gran flexibilidad y conectividad. Sin embargo, para aprovechar al máximo esta herramienta y minimizar sus efectos negativos, es fundamental implementar estrategias efectivas de comunicación.

1. Pensar antes de convocar

Antes de programar una reunión por videollamada, es importante preguntarse si realmente es necesaria. ¿Podría resolverse el asunto con un correo electrónico o un mensaje? ¿Es imprescindible la interacción en tiempo real para alcanzar el objetivo deseado? Esta reflexión previa puede ayudar a reducir el número de reuniones y optimizar el tiempo de todos los participantes.

2. Comunicación asíncrona

La comunicación asíncrona es sin duda una gran alternativa a las videollamadas. Esta permite comunicarse con los compañeros de una forma más efectiva y respetuosa, sin la presión de tener que responder al momento. Cada persona puede procesar la información a su ritmo y responder cuando tenga el tiempo y la capacidad mental para hacerlo de manera efectiva.

Para ello, Slack ofrece todo un conjunto de herramientas para facilitar la comunicación asíncrona, desde canales organizados por temas hasta hilos de conversación o mensajes de audio y vídeo grabados. Estas funcionalidades permiten mantener discusiones estructuradas y documentadas, facilitando el seguimiento de decisiones y acuerdos sin necesidad de reuniones en tiempo real.

3. Limita la duración de las videollamadas

Establecer un tiempo máximo para las reuniones (idealmente no más de 45 minutos) y respetarlo de manera estricta ayuda a mantener el foco. Además, es recomendable programar descansos de al menos 5-10 minutos entre llamadas para permitir que el cerebro se recupere y evitar la fatiga digital.

4. Estructura clara y agenda definida

Toda reunión por videollamada debe tener una estructura clara y una agenda definida previamente. Esto ayuda a mantener el enfoque, evita divagaciones y asegura que se cubran todos los puntos importantes. Es recomendable compartir la agenda con anticipación para que los participantes puedan prepararse adecuadamente.

5. Cuida los aspectos técnicos

Muchas videollamadas se alargan más de la cuenta por problemas técnicos que podrían evitarse con una preparación adecuada. Asegúrate de tener una conexión estable a Internet, un micrófono e imagen de calidad y una iluminación apropiada. También es importante familiarizarse con las funciones básicas de la plataforma de videollamadas que se utilizará para evitar contratiempos durante la reunión.

6. Apóyate en la IA

La inteligencia artificial se está convirtiendo en una gran aliada a la hora optimizar las reuniones por videollamada.

Los asistentes de IA se pueden utilizar para tomar notas automáticamente durante la reunión, transcribir conversaciones o incluso ayudarnos a crear resúmenes ejecutivos posteriores. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también permite a los participantes centrarse más en la conversación en lugar de en tomar notas.

Slack: una plataforma para mejorar la comunicación online

Slack ofrece todo lo necesario para mejorar la comunicación interna. Con funciones como canales organizados, mensajes directos, integraciones con otras herramientas y la capacidad de alternar entre comunicación síncrona y asíncrona, esta plataforma se ha convertido en una solución integral para equipos que buscan optimizar su forma de trabajar y reducir la dependencia de las videollamadas.

Funcionalidades como las  Juntas de Slack ayudan a programar y gestionar reuniones de manera más eficiente, con funciones como la sincronización de calendarios, recordatorios automáticos y la capacidad de compartir documentos relevantes antes de la reunión. Según una encuesta reciente, los equipos que utilizan esta función aumentan un 37 % su productividad.

Por otro lado, funcionalidades como los  Clips que permiten grabar y compartir mensajes cortos en vídeo,  facilitan la comunicación asíncrona. Esta función es especialmente útil para explicar conceptos complejos o dar actualizaciones rápidas sin necesidad de programar una videollamada en directo. Los equipos que la utilizan en su día a día han conseguido reducir sus reuniones programadas en un 51 %.

Además, ahora, gracias a la IA de Slack puedes ahorrar hasta 97 minutos a la semana con el resumen de conversaciones o las respuestas rápidas a preguntas frecuentes. El asistente ofrece respuestas a partir de la documentación en la plataforma, lo que seguro puede ahorrar muchas reuniones innecesarias.