Organización del trabajo eficiente: cómo aumentar la productividad y el bienestar

Según el informe Business Transformation Index 2023, el 42 % de las empresas no cumple con sus objetivos a tiempo, y el 40 % no es capaz de ajustarse al presupuesto. Estos son claros síntomas de falta de previsión, gestión y organización del trabajo.

Planificar y organizar el trabajo de forma eficiente es clave para la productividad, el bienestar de los empleados y el éxito de los proyectos. Y, aunque en ocasiones es una tarea compleja, vale la pena invertir algunas horas en decidir cómo hacer una correcta gestión de los recursos disponibles. Por el contrario, la suerte decidirá si el caos, la improvisación y los malos resultados se apoderan de tu proyecto.

¿Quieres saber cuál es la importancia de contar con una buena organización del trabajo y cuáles son los puntos clave para mejorarla? Lo vemos a continuación.

¿Qué es la organización del trabajo?

La organización del trabajo es el proceso de administrar los recursos y tiempo disponible para alcanzar las metas fijadas. Esto incluye planificar cómo, cuándo y quién va a realizar las tareas necesarias para alcanzar los objetivos.

Por un lado, los líderes de equipos deben gestionar los recursos materiales y humanos para cumplir con las obligaciones frente a sus clientes en el tiempo estipulado. Por el otro, los empleados también deben asumir sus responsabilidades y administrar de forma eficiente su tiempo.

En definitiva, definir una metodología de trabajo es esencial a la hora de aumentar la productividad y funcionar como una maquinaria bien engrasada. Por el contrario, el impacto de la desorganización del trabajo, ya sea en el plano individual o grupal, puede llevar los equipos al límite, y también los resultados.

¿Cómo afecta la falta de organización en el trabajo?

El impacto negativo de la falta de organización en un equipo de trabajo afecta a todas las áreas:

• Salud mental: según un informe de InfoJobs, 1 de cada 2 problemas de salud mental está relacionado con el trabajo, y el síndrome del Burnout suele ser el mayor causante. La organización y la buena distribución de los recursos desempeñan un papel esencial a la hora de evitarlo. 
• Falta de recursos: en ocasiones, las empresas ponen la falta de recursos como la causa de su baja productividad. ¿Estás seguro de que estás haciendo una gestión eficiente de todos tus recursos humanos y materiales disponibles?
• Desmotivación: según la consultora Hays, hasta un 40 % de los trabajadores está desmotivado, y una de las mayores causas es el estrés por un volumen de trabajo inadecuado. ¿Podría una buena gestión de recursos mejorar esta situación?
• Mal clima laboral: aunque no es tan tangible como otros aspectos, crear un buen clima de trabajo es crucial en la satisfacción y rendimiento de los empleados. La falta de delegación, la gestión ineficiente y el reparto injusto de tareas son algunas de las causas más habituales de mal ambiente laboral. 
• Pérdida de oportunidades: sin una gestión eficiente de los proyectos actuales es imposible crecer y embarcarse en nuevas aventuras. La falta de organización puede afectar de manera considerable a las oportunidades presentes y futuras de la empresa. 
• No alcanzar los plazos ni los objetivos: se han realizado una infinidad de estudios para entender por qué las empresas no logran alcanzar sus objetivos estratégicos. Varios modelos de trabajo coinciden: la estructura u organización de la empresa, las buenas prácticas de gestión o la deficiencia en la gestión del cambio son algunos de los principales motivos. 
• Desventaja competitiva: la competencia en todos los sectores y nichos de mercado es enorme. Sin organización, es imposible hacerle frente.
• Rendimiento económico: una desorganización del trabajo acaba afectando a los resultados económicos.
  

¿Y una buena organización?

Una organización eficiente del trabajo transforma lo negativo en positivo. Logra inclinar la balanza justo al lado contrario, donde todos queremos estar.

• Bienestar: la buena gestión del tiempo, recursos, objetivos y tareas conlleva un mayor bienestar de las personas. A su vez, cuando los trabajadores están felices, estos son un 88 % más productivos. 

• Optimización del tiempo: “El tiempo es, a la vez, el más valioso y el más perecedero de nuestros recursos”. Esta frase de John Randolph hace referencia a la importancia de aprovechar el tiempo disponible. Solo con una buena organización del trabajo es posible hacer más en menos tiempo. 

• Compromiso: los empleados más comprometidos con sus tareas, con la empresa y sus objetivos son aquellos que perciben un mayor valor de su tiempo y trabajo como profesional.
• Ambiente laboral: en una encuesta elaborada por Amazon e IPSOS, el 73 % de los participantes considera determinante el clima laboral en su satisfacción. Una buena organización ofrece las condiciones adecuadas para ello.

• Reducción del absentismo: el síndrome del burnout es ya la causa de absentismo más pronunciada en el mundo laboral. Optimizar la gestión del trabajo permite reducir el estrés, la presión y aumentar el bienestar. 

• Fidelización y atracción de talento: la buena gestión lleva a crear una empresa donde las personas con talento quieren trabajar. Esto permite impulsar tu marca y seguir atrayendo nuevo talento.
• Productividad: según un estudio de Gallup, la productividad es transversal a la organización. Un aumento del rendimiento conlleva a una mejora en las ventas, en la rentabilidad y en la satisfacción del cliente.

Puntos clave para una organización del trabajo efectiva

Alcanzar una organización del trabajo óptima puede ser complicado, sobre todo cuando hablamos de grandes organizaciones. No obstante, no se trata de algo imposible, miles de empresas consiguen engrasar su maquinaria de forma eficiente.
¿Qué puntos claves debes tener en cuenta?

• Planificación, gestión del tiempo y prioridades: es necesario implementar una metodología de gestión de proyectos que te permita organizar las tareas de forma sencilla, identificar cuánto tiempo te puede llevar cada tarea y cuáles son las más importantes. ¿Has oído hablar de las metodologías ágiles
• Comunicación y trabajo en equipo: la comunicación interna es otro aspecto fundamental. El trabajo en equipo sin una comunicación fluida no es posible. Asegúrate de que así sea. 
• Cadena de mando y delegación: por otro lado, es necesario que los responsables pasen de dirigir a liderar y de supervisar a confiar. Además, la cadena de mando y la estructura organizacional debe estar clara. 
• Estandarización de procesos: gestionar de forma óptima no es suficiente. Para alcanzar la excelencia, es necesario que desgranes tus procesos, los estandarices y encuentres puntos de mejora de manera constante. 
• Automatización: hacer más en menos tiempo no solo es una cuestión de organización. Utiliza la tecnología a tu favor para automatizar procesos, ahorrar tiempo e invertir tus recursos más valiosos de manera inteligente. Teletrabajo: si hablamos de conciliación, productividad, bienestar y felicidad, es necesario hablar de teletrabajo. Las herramientas de comunicación permiten trabajar con equipos descentralizados, productivos y organizados. 
• Reuniones efectivas: acaba con las reuniones improductivas y que no aportan nada. Como ya hemos dicho, el tiempo es tu recurso más importante, así que no lo desperdicies. 
• Herramientas: calendarios, gestor de tareas, comunicación interna, gestión documental, CRM, trabajo en la nube… Implementa herramientas digitales que te permitan mejorar la organización del trabajo. 

No cabe duda de que la organización del trabajo es una cuestión que afecta de forma transversal a todos y cada uno de los aspectos de una empresa. Instaurar una metodología de trabajo y pulirla de manera constante es la única forma de alcanzar objetivos de una forma productiva y eficiente.

En este aspecto, Slack se posiciona como una de las mejores herramientas para mejorar la comunicación interna. Los equipos de trabajo pueden comunicarse en tiempo real o de forma asíncrona, compartir la información que necesitan y trabajar de una forma cooperativa y colaborativa. Todo ello, sin importar en el lugar donde se encuentren.