Cliente destacado

Cvent impulsa eventos de clase mundial con la ayuda de Slack

"Hay ciertos productos a los que todos gravitamos, que nos fascinan. Y Slack tiene la magia que simplemente atrae a la gente".

Pradeep MannakkaraGerente de sistemas de información, Cvent

Resultados del uso de Slack:

"Slack nos permitió salvar las distancias y hacer que la comunicación fluya a través de una organización grande y en expansión".

Integraciones clave usadas con Slack:

  • Outlook Calendar
  • Zoom
  • Box

Cuando organizas grandes conferencias y eventos corporativos, hay mucho en juego. Cuando eres la columna vertebral de esos eventos, hay mucho más en juego. Cvent, el proveedor líder en el sector de la tecnología de reuniones, eventos y hostelería, se toma en serio esta responsabilidad. Tan en serio que el 80 % de las empresas incluidas en la lista Fortune 100, junto con más de 27 000 organizaciones globales, confían en el software de Cvent para planificar, comercializar y realizar sus eventos.

Ese éxito ha dado paso a una era de rápida expansión. Cvent, con sede en Tysons (Virginia), ha aumentado su plantel a más de 4300 empleados en 22 oficinas globales, y gran parte de ese crecimiento se produjo en los últimos cinco años. Por supuesto, el crecimiento supone nuevos retos. Cuando el director de Sistemas de información de Cvent, Pradeep Mannakkara, se sumó a la empresa en 2016, se comprometió a simplificar y optimizar el funcionamiento interno de Cvent.

“Nos preguntamos: '¿Cómo prosperan realmente las empresas modernas en este entorno? ¿Cómo pueden nuestros empleados ser más productivos, sentirse más satisfechos e interesados en nuestra tecnología y la cultura que aporta?' ”, explica Mannakkara. ¿Su respuesta? Slack.

En ese momento, Cvent usaba una combinación de diferentes herramientas que variaban de un departamento a otro. En un principio, la empresa probó varias herramientas de colaboración diferentes, incluidas las que venían incluidas con otros software, pero "no lográbamos dar con la herramienta que necesitábamos", relata el director de Sistemas de información.

Los empleados clamaban por una plataforma común para toda la empresa. De hecho, muchos habían visto que los equipos tecnológicos de la empresa estaban usando Slack, y ahora lo pedían por su nombre. "Después de tomar la decisión de implementar Slack en toda la empresa, supusimos que tardaríamos meses en ver el uso activo en todos los ámbitos", comenta Mannakkara. "Sin embargo, la adopción aumentó a más del 90 % en las primeras semanas". Además, a la gente le gustó usar Slack. En una encuesta reciente de NPS, que mide la satisfacción del usuario, los empleados le dieron a Slack una puntuación de 65 (el promedio de software y aplicaciones es de alrededor de 30; las puntuaciones superiores a 50 se consideran excelentes).

El rápido crecimiento de Cvent ha incluido una serie de adquisiciones, como Social Tables y Wedding Spot. Para incorporar nuevas empresas sin problemas al grupo, Cvent confía en Slack Connect, un entorno de comunicaciones seguro que permite que varias organizaciones trabajen en los mismos canales. Con Slack Connect, Cvent ha abierto nuevos caminos para la colaboración, incluso a medida que la empresa se expande.

En la actualidad, los empleados de la empresa envían más de 250 000 mensajes de Slack por día, lo que les permite conectarse y colaborar como nunca antes. "Hay ciertos productos a los que todos gravitamos, que nos fascinan", afirma Mannakkara. "Y Slack tiene la magia que simplemente atrae a la gente".

Personas sonriendo y trabajando en una oficina muy luminosa.

Ampliación rápida del desarrollo gracias a Release Bot

A medida que las ofertas de productos de Cvent proliferaron, los ingenieros de la empresa tuvieron que acelerar su calendario de lanzamientos, de lanzamientos trimestrales al principio, a mensuales y, luego, semanales. Para dar cabida a la expansión y la velocidad de estas implementaciones, necesitaban una nueva herramienta. Gracias a Slack, los ingenieros de Cvent simplificaron el proceso de implementación y ahora realizan nuevos lanzamientos más rápido, al tiempo que mantienen informados a otros equipos, como el de satisfacción del cliente y el de marketing.

Para facilitar este proceso, los ingenieros de confiabilidad del sitio de Cvent desarrollaron Release Bot, una integración que permite a los desarrolladores lanzar nuevas versiones desde Slack. El bot se asegura de que cada nueva iteración respete las prácticas recomendadas de Cvent y mantiene informadas a otras partes interesadas a través de los canales de Slack, espacios virtuales donde los colegas pueden compartir novedades, herramientas digitales y archivos. "Release Bot nos permite asegurarnos, en tiempo real, de que los equipos de todas las zonas horarias y oficinas se comuniquen correctamente y no hagan nada que pueda afectar de manera negativa a nuestros clientes", explica David Quattrone, director técnico y cofundador de Cvent.

An example of a message inside an integration app.
release-botAPP9:55
@Matt Brewer confirmed the deploy of event-site-editor
@Matt Brewer unblocked the queue after deploy of event-site-editor
@Sarah Parras confirmed the deploy of snapshot-evaluator-consumer to PRODUCTION

Con Release Bot, el equipo de ingeniería de Cvent duplicó su volumen de lanzamientos durante el año pasado. Actualmente, el equipo publica lanzamientos cientos de veces al mes, varias veces al día. "La posibilidad de implementar nuevas versiones sin intervención manual, con herramientas de software que implementan un nuevo software, ha sido un punto de inflexión para nosotros", afirma Quattrone.

"Los miembros de mi equipo ahora pueden trabajar juntos sin importar en qué lugar estén: pueden acceder fácilmente a Slack en sus dispositivos móviles, ya sea sobre la marcha o en casa. Cuando surge algún inconveniente, pueden conectarse fácilmente con los colegas para solucionarlo".

David QuattroneDirector técnico y cofundador, Cvent

Por supuesto, esos nuevos lanzamientos ni siquiera estarían en camino sin la enorme colaboración mutua de los 90 equipos de desarrolladores de Cvent. Estos escuadrones geográficamente dispersos permanecen conectados más allá de la distancia gracias a Slack y a la integración de Zoom, que les permite iniciar llamadas desde Slack en cuestión de segundos. "Las cosas que solían resultarnos muy difíciles debido a las diferentes zonas horarias se han evaporado", asegura Quattrone. "Los miembros de mi equipo ahora pueden trabajar juntos sin importar en qué lugar estén: pueden acceder fácilmente a Slack en sus dispositivos móviles, ya sea sobre la marcha o en casa. Cuando surgen inconvenientes, pueden colaborar rápidamente y resolver los problemas sin tener que encender sus computadoras".

Quattrone también se ocupa de organizar periódicamente sesiones al estilo "pregúntame cualquier cosa" o AMA (abreviatura de "ask me anything" en inglés) a través de Slack para brindar a los empleados de Cvent la oportunidad de preguntar sobre nuevas líneas de productos y la estrategia tecnológica general de la empresa. Este foro abierto crea un espacio para conversaciones distendidas, que se fomentan en función de la política de puertas abiertas de Cvent, y ayuda a la empresa a expandir su cultura única. "A medida que Cvent ha crecido en diferentes ubicaciones y oficinas, es cada vez más difícil asegurarse de que la cultura de apertura, innovación y colaboración se mantenga en toda la organización", manifiesta Quattrone. "Slack ha sido indispensable para permitirnos lograrlo".

Simplificación del ciclo de ventas mediante canales

Con la organización de ventas de Cvent en plena expansión que se distribuye en 13 zonas horarias y varios países de todo el mundo, mantener una comunicación eficiente y uniforme, tanto dentro del departamento como con otros equipos, se convirtió en una preocupación crítica. "Antes de Slack, debíamos que confiar completamente en el correo electrónico para la comunicación del equipo", dice Franci Hirsch, vicepresidenta de Desarrollo de ventas de Cvent. “Y eso resulta difícil cuando tienes que tratar con muchas personas diferentes en muchas zonas horarias. Las bandejas de entrada de correo electrónico se desbordan".

Una vez que la empresa adoptó a Slack, Hirsch notó un cambio radical. "Slack nos permitió salvar las distancias y hacer que la comunicación fluya a través de una organización grande y en expansión", afirma. "Coordina a las partes interesadas para asegurarnos de que nos comuniquemos con nuestros clientes de manera precisa y eficiente".

Hirsch y sus colegas de ventas confían en los canales de Slack para la mayoría de sus operaciones, que incluyen:

  • Desarrollo de empleados: los dos programas de capacitación de Cvent, Ignite (incorporación de nuevos empleados) y Accelerate (educación continua de los empleados), usan canales públicos de Slack para que los estudiantes puedan hacer preguntas antes y después de las sesiones, y los directivos puedan identificar áreas que requieran atención.
  • Celebración de las victorias: el equipo de ventas comparte las victorias diarias en el canal #sales-successes (victorias-ventas). Aquí, otros miembros del equipo y los ejecutivos felicitan públicamente a las personas, lo que favorece una mayor motivación y fomenta una cultura de éxito en toda la organización.
  • Administración del ciclo de ventas: Cvent configura nuevos canales para acuerdos de alto nivel de modo que todos los interesados puedan coordinar la estrategia y los directivos de ventas puedan hacer un seguimiento del estado de un acuerdo, además de ayudar a abordar posibles obstáculos.
  • Búsqueda rápida de respuestas: los representantes de ventas pueden publicar preguntas en los canales de otros departamentos para obtener respuestas rápidas, a menudo mientras aún están en el teléfono con un cliente potencial. En lugar de esperar horas o días, los representantes de ventas ahora pueden proporcionar una respuesta casi inmediata.

Quizás lo más importante es que Slack democratiza la información, lo que permite que el equipo de ventas se mueva con agilidad y cierre tratos más rápido. "Con Slack, alentamos a todos a ir directamente a los canales adecuados para obtener respuestas a sus preguntas", explica Hirsch. "En lugar de tener que esperar correos electrónicos que podrían demorar mucho, ahora podemos acceder a toda la información que necesitamos de inmediato", agrega.

A sample sales and enterprise conversation in Slack
sales-connect
Arcadio Buendía14:57Will we have specialized tracks and networking events for universities and colleges at CONNECT? I have several interested prospects.
👀1👍1
Zoe Maxwell14:59@Arcadio Buendía yes! We'll have special sessions for them. Check out the tentative schedule. Let me know if you have any questions.
https://docs.google.com/document/d/1HOYHDYM/edit?usp=sharing
CONNECT ScheduleDocument from Google Drive
cargó este archivo: CONNECT Schedule
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Harry Boone15:35When can we expect the finalized agenda for CONNECT? Thanks!
Zoe Maxwell15:35@Harry Boone we'll be sharing the agenda in channel on Friday. It'll be live on the website on Monday. Let me know if you need specific details in the meantime.
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Message #sales-connect

Coordinación de eventos de categoría mundial en Slack

Cvent es más que una empresa de software de eventos detrás de escena. La empresa también organiza Cvent CONNECT, la conferencia de usuarios de tecnología de eventos más grande del mundo. Con unos 5000 asistentes anuales, la presión está en ofrecer una experiencia perfecta. Rachel Andrews, directora de Reuniones y eventos de Cvent, es muy consciente de esto. Para su equipo de 40 personas, Cvent CONNECT es una cuestión global donde todos se ponen manos a la obra.

"Slack no solo ha transformado la manera en que organizamos eventos desde la perspectiva de la comunicación, sino también desde la perspectiva del empoderamiento, la capacitación, la vinculación humana y el intercambio de información, y esto ocurre en todos los ámbitos de la empresa".

Rachel AndrewsDirectora de Reuniones y eventos, Cvent

Sin embargo, a pesar de contar con una plataforma de primer nivel, su vasta experiencia en eventos y los meses de planificación, lograr que todos estén coordinados resultó problemático. Ejemplo concreto: la coordinación del día del evento para Cvent CONNECT requirió que Andrews hiciera malabares con la comunicación entre siete plataformas diferentes, desde WhatsApp, llamadas telefónicas hasta radiotransmisores. “Pasamos de múltiples formas de comunicación a una sola: Slack. No tener que usar un auricular en un evento con más de 5000 asistentes fue un cambio rotundo", confiesa.

Hoy en día, el equipo de eventos de Cvent confía en Slack para administrar la comunicación de CONNECT y de 1200 eventos más pequeños que se realizan a lo largo del año. Para cada uno, Slack juega un papel clave en cada etapa del proceso de ejecución del evento.

  • Planificación previa al evento: los correos electrónicos de eventos globales que solían saturar las bandejas de entrada ahora se unifican en los canales de Slack, donde las partes interesadas pueden encontrar las respuestas que necesitan de inmediato.
  • Día de logística: en lugar de walkie-talkies en el salón, Andrews ahora se comunica con los más de 600 empleados del evento de Cvent a través de la aplicación móvil de Slack, haciendo que todo, desde las acreditaciones hasta los picos repentinos de actividad, vaya como la seda.
  • Informe posterior al evento: con Slack, el equipo de Andrews comparte las métricas del evento y recopila comentarios de toda la organización. Este aporte se utiliza para informes y para mejorar el nivel de los eventos futuros.

Desde la implementación de actualizaciones de productos hasta la organización de eventos de primer nivel, Cvent ha recurrido a Slack como su herramienta de colaboración preferida. Al conectar a los empleados de Cvent en todo el mundo, Slack ha permitido que la empresa se expanda e innove más rápido, y brinde una mejor asistencia a sus clientes, lo que ayuda a sus más de 300 000 usuarios a crear experiencias de eventos verdaderamente inolvidables.