Communication asynchrone : améliorer la communication avec les équipes à distance

Le télétravail connaît une croissance continue depuis la crise sanitaire. Pour les équipes à distance qui utilisent exclusivement des canaux numériques au travail, les réunions vidéo leur permettent de communiquer en face à face pour rester motivées, coordonnées et productives. Une infographie d’Atlassian suggère toutefois que nous passons plus de 31 heures par mois dans des réunions inutiles. Les réunions vidéo permettent aux équipes à distance de rester connectées, mais existe-t-il une manière de les exploiter sans gaspiller de temps ni générer de frustration ? Les réunions vidéo asynchrones sont peut-être la solution.

Qu’est-ce qu’une réunion vidéo asynchrone ?

Une réunion vidéo asynchrone n’est pas diffusée ni n’a lieu en temps réel. Il s’agit d’un contenu vidéo que vous pouvez partager aux autres afin qu’ils puissent le visionner ultérieurement.

Vous pouvez par exemple effectuer une capture d’écran vidéo qui montre le dernier livrable et l’envoyer à votre équipe pour que celle-ci puisse vous donner son avis dès qu’elle sera disponible. A contrario, les réunions vidéo synchrones ont lieu en temps réel, chaque participant étant présent à un moment convenu.

Pourquoi les réunions vidéo asynchrones sont-elles l’avenir du travail ?

Le télétravail semble s’être installé dans le monde professionnel. En effet, une étude menée en 2020 par PwC affirmait que 83 % des actifs souhaitaient travailler à distance au moins un jour par semaine, tandis que 32 % aimeraient même travailler uniquement à distance. En réponse à cette tendance, les entreprises fonctionnant essentiellement avec des canaux virtuels se tournent vers des formes de communication rapides afin de maintenir la motivation des équipes à distance.

Le problème ? Il n’est pas toujours possible d’organiser un appel vidéo auquel tout le monde peut participer, dès lors qu’une personne souhaite discuter d’un projet ou faire une annonce. Mais les études ont prouvé que 93 % de notre communication est non verbale. Renoncer à la communication en face à face n’est donc pas une solution idéale. Voici quelques raisons pour lesquelles les messages vidéo asynchrones peuvent être utiles :

1. Ils facilitent le travail entre les différents fuseaux horaires

Lorsque votre équipe est répartie sur différents fuseaux horaires, il est encore plus difficile de planifier des réunions en temps réel auxquelles tout le monde peut participer. Les réunions asynchrones permettent aux équipes de communiquer en face à face sans avoir à trouver un créneau horaire commun dans des emplois du temps chargés et des horaires de travail variés.

2. Ils offrent de la flexibilité

L’un des plus grands avantages du télétravail est de vous permettre davantage de flexibilité par rapport à votre emploi du temps. Si votre journée est pleine de réunions obligatoires, comment pouvez-vous trouver le temps de structurer votre emploi du temps ? La vidéo asynchrone diminue le nombre de réunions et vous donne davantage de temps libre. De cette façon, vous pouvez reprendre le contrôle de votre journée et vous consacrer à votre travail.

3. Ils stimulent la productivité

Grâce aux réunions asynchrones, vous pouvez consulter le contenu vidéo quand vous le souhaitez. Par exemple, supposons que vous soyez plus efficace le matin et que vous ne retenez pas aussi bien les informations en fin de journée. Si quelqu’un vous envoie un enregistrement vidéo pour vous demander votre avis sur un projet, vous pouvez regarder la vidéo le matin et rédiger votre commentaire lorsque votre performance est à son plus haut niveau, plutôt que d’assister péniblement à la réunion pour tenter de donner un avis constructif à 17 h.

4. Il est possible de les retrouver à tout moment

Les réunions asynchrones peuvent être mises en pause pour que vous puissiez reprendre plus tard, prendre des notes plus approfondies ou aller vous faire un café. Vous pouvez sauter n’importe quel moment de la vidéo qui ne vous concerne pas et revenir sur certains points qui vous ont semblé plus importants. Cela facilite le fait de revenir sur des informations importantes ou sur un point sur lequel vous avez une question.

5. Ils ne compromettent pas la sécurité

Heureusement, la plupart des plateformes vidéo modernes disposent de fonctionnalités de sécurité qui protègent vos données et vos communications. Dans de nombreux cas, vous avez même la possibilité d’exiger la saisie d’un mot de passe pour regarder la vidéo ou autoriser seulement certains membres de l’équipe à accéder à un fichier donné, afin de garantir encore davantage la sécurité des données sensibles.

6. Ils s’intègrent aux outils de communication et aux flux de travail existants

Il existe de nombreux outils de communication actuels que vous utilisez probablement déjà et qui supportent la vidéo asynchrone. Vous pouvez par exemple enregistrer des clips audio et vidéo d’une durée maximale de 3 minutes, à partir de Slack, sur votre ordinateur ou sur votre smartphone, et partager votre écran tout en enregistrant des clips vidéo à partir de l’application de bureau Slack. Vous pouvez utiliser ces clips pour effectuer une session de réflexion rapide autour d’une idée, partager des informations ou simplement saluer un collègue. Tout membre d’un canal ou d’un message direct peut regarder les clips et répondre dans le fil de discussion spécifique afin de maintenir les conversations organisées.