非同期型のビデオ会議が実現する未来の働き方

新型コロナウイルス感染症対策に伴うリモートワークが続くなか、デジタル環境で働くチームはビデオ会議による対面コミュニケーションで、目指す方向を揃え、エンゲージメントと生産性を維持しています。一方で、アトラシアンのインフォグラフィックによれば、私たちは月に 31 時間以上も非生産的な会議に時間を費やしています。ビデオ会議を活用すれば、リモートでも連携しながら働くことができますが、時間を浪費したり不満を感じたりすることなく、ビデオ会議を活用する方法はないのでしょうか？非同期型のビデオ会議がその答えになるかもしれません。

非同期型のビデオ会議とは？

非同期型のビデオ会議は、ライブ配信でもなければ、リアルタイムの会議でもありません。録画したコンテンツをほかのメンバーに共有し、メンバーはあとで確認できるのが特徴です。

例えば、最新の成果物を説明しながら画面を録画し、チームメンバーに共有します。メンバーは都合のよいタイミングで動画を確認し、フィードバックすることができます。対照的に、同期型のビデオ会議では、すべての参加者が指定された時間に集まり、リアルタイムで会議が行われます。

非同期型のビデオ会議がなぜ未来の働き方なのでしょうか？

リモートワークは確実に定着しつつあります。実際、PwC が 2020 年に行った調査によると、従業員の 83% がパンデミック後に少なくとも週に 1 日はリモートで働きたいと考えており、さらに 32% は完全なリモートワークを望んでいます。こうした需要に応え、デジタル化が進んでいる会社ではリモートで働く従業員のエンゲージメントを維持できるよう、より効率的でスピーディーなコミュニケーション方法を採用しています。

しかし、そこには問題があります。プロジェクトに関する話し合いや何か発表があるたびに、全員が参加できるビデオ通話を設定するのは簡単ではありません。しかし、コミュニケーションの 93% は非言語的な要素に影響されることから、対面コミュニケーションをやめてしまうのも得策ではないでしょう。ここでは、非同期型のビデオメッセージが問題解決に役に立つ理由を説明します。

1. 異なるタイムゾーンで働きやすくなる

チームメンバーが複数のタイムゾーンで働いている場合、全員が参加できるリアルタイムの会議を調整するのはさらに困難です。非同期型の会議であれば、多忙なスケジュールやメンバー間の異なる勤務時間の調整に悩まされることなく、対面コミュニケーションが実現します。

2. 柔軟性が高まる

リモートワークの大きな利点として、自分のスケジュールをより柔軟に調整できることが挙げられます。しかし、出席が必須の会議で 1 日が埋め尽くされてしまったら、スケジュールの柔軟性も生かせません。非同期型のビデオ会議なら、会議を最小限に減らし、自分の時間を確保できます。これにより、スケジュールを自分で管理し、仕事に専念できるようになるでしょう。

3. 生産性が向上する

非同期型のビデオ会議では、都合のよい時に動画を見ることができます。例えば、あなたの生産性は午前中が最も高く、1 日の終わりになると集中力が続かなくなるとします。そのような場合、17 時の会議に出席して、気の利いた意見を言おうと苦労することはありません。プロジェクトのフィードバックに関する動画が送られてきたら、一番頭が冴えている朝に視聴して考えを書き留めておくことができます。

4. いつでも参照できる

非同期型のビデオ会議であれば、一時停止して休憩を入れたり、詳細なメモを取ったり、コーヒーを飲んだりすることも可能です。あまり関連がない部分をスキップすることも、重要なポイントを見直すこともできます。重要な情報や疑問に思った部分を簡単に見返せるのも特徴です。

5. セキュリティを犠牲にする必要がない

幸いなことに、最新の動画プラットフォームの多くには、データや通信を保護するセキュリティ機能が組み込まれています。多くの場合、より高い安全性のために録画した動画を再生する際にパスワードを求めたり、特定のファイルにアクセスできるチームメンバーを制限したりすることができます。

6. 既存のコミュニケーションツールやワークフローと連携できる

非同期型のビデオ会議を活用できる最新のコミュニケーションツールは数多くあります。皆さまも使われていると思います。例えば、Slack ではデスクトップやモバイルから最大 3 分間のクリップを録音・録画できます。また、Slack のデスクトップアプリから動画クリップを録画しながら画面を共有することもできます。録画したクリップは、アイデアをさっとブレストしたり、最新情報を共有したり、一緒に仕事をする人に挨拶をしたりといったことに活用できます。チャンネルまたはダイレクトメッセージに参加しているメンバーなら誰でも、専用スレッドでクリップの再生や返信ができるので、会話がきちんと整理されます。