Comment réussir un Onboarding

Tout bon processus de recrutement intègre un Onboarding. Celui-ci va vous permettre d’accueillir et d’intégrer pleinement les nouvelles recrues de votre entreprise. Vous allez ainsi conserver vos talents et leur donner toutes les chances de s’épanouir au sein de leur équipe. Pour atteindre ces objectifs, vous allez devoir créer un contexte favorable pour que les nouveaux arrivants prennent leurs marques, soient valorisés et s’intègrent à l’équipe.

Qu’est-ce que la stratégie Onboarding ?

L’Onboarding RH désigne le processus d’intégration d’un nouveau collaborateur suite à son embauche. Il est composé de diverses actions qui vont permettre l’accueil puis l’adaptation de l’individu qui arrive dans l’entreprise. En effet, pour un collaborateur, le premier jour en entreprise est délicat. Il intègre un environnement de travail qu’il ne connaît pas. Les outils, les locaux, mais aussi les habitudes de travail lui sont par conséquent inconnues ou mal connues.

Pour cette raison, le processus d’Onboarding est incontournable. Nous pourrions même dire qu’Onboarding et recrutement sont indissociables. L’intégration va permettre à ce nouveau collaborateur de s’acclimater à l’entreprise. Notez qu’il ne suffit pas simplement de présenter les différents membres de l’équipe ou de réaliser une visite rapide des locaux. Au contraire, lors d’un processus d’Onboarding qualitatif, une intégration réussie peut prendre un certain temps.

Les atouts de l’Onboarding en entreprise

Cependant, le jeu en vaut la chandelle. En effet, une période d’intégration est importante, car elle est porteuse de très nombreux avantages pour l’entreprise qui la met en place.

Nous pouvons notamment citer :

• La prise en compte des attentes des nouveaux arrivants ;
• Des collaborateurs productifs plus rapidement ;
• Une augmentation de la rétention des collaborateurs ;
• L’impact positif sur la cohésion des équipes ;
• La stimulation de l’engagement du nouveau collaborateur ;
• L’amélioration de la marque employeur de votre entreprise.

L’importance d’un processus d’intégration soigné est tout simplement de finaliser proprement un processus d’embauche. Un collaborateur intégré, sûr de lui et productif est un ajout de taille à votre entreprise. Au contraire, un turn-over important au sein des équipes dû à une intégration ratée est synonyme de coûts de recrutement considérablement augmentés. En effet, c’est autant de temps de formation que d’opportunités d’affaires perdus. Nous pouvons aussi ajouter la perte de productivité et l’impact négatif sur la cohésion et le moral des autres collaborateurs au sein de votre équipe.

Quand commence et finit un processus d’Onboarding ?

Il est évident que l’intégration des nouveaux collaborateurs est un processus relativement long. Pour que les choses soient bien faites et que la personne embauchée puisse réellement se débrouiller par elle-même, il ne faut omettre aucune étape essentielle. Ainsi, l’acclimatation doit commencer tout naturellement dès le premier jour en entreprise. Par la suite, le processus ne doit pas s’achever avant que le collaborateur soit entièrement formé aux nouveaux outils et habitudes de travail. C’est quand il sera en mesure d’être autonome et relever tous les défis par lui-même que le processus d’Onboarding sera réellement terminé.

Qu’est-ce qu’un bon Onboarding ?

Pour résumer, un parcours d’Onboarding réussi va permettre au nouveau collaborateur de se familiariser avec l’entreprise, ses valeurs et ses process. Il doit permettre au nouvel arrivant de nouer des contacts avec les autres membres de l’équipe et prendre en main l’environnement technique. Un bon processus d’intégration allie le bien-être du salarié à sa productivité. En outre, il permet à votre entreprise de s’améliorer, car vous devez vous poser les bonnes questions et sans cesse améliorer votre Onboarding pour fidéliser les talents.

Les étapes d’Onboarding à suivre pour intégrer la nouvelle recrue

Lors d’un processus d’Onboarding, l’intégration est réalisée graduellement. Différentes étapes sont nécessaires pour bien accueillir le nouveau collaborateur. D’autant qu’il faut prendre en compte plusieurs dimensions : administrative, matérielle, émotionnelle et opérationnelle.

L’Onboarding avant l’arrivée du collaborateur

C’est bien avant son arrivée dans les locaux de l’entreprise que vous devez préparer le nouvel arrivant. De cette manière, le contexte sera favorable à son intégration et son épanouissement. Les étapes de cette organisation se nomment le préboarding.

Informer sur l’entreprise et ses valeurs

Pour garantir une bonne cohésion d’équipe, chaque collaborateur doit intégrer les valeurs de votre entreprise. Votre nouvelle recrue est évidemment concernée par cette nécessité. Pour ce faire, vous pouvez lui fournir avant son entrée dans l’entreprise différentes sources d’informations. Celles-ci vont lui permettre de mieux comprendre le fonctionnement de l’entreprise et ses valeurs. L’idéal est donc de transmettre au collaborateur un livret d’information sur l’entreprise qui reviendra en détail sur ces notions indispensables.

Préparer l’ensemble des papiers administratifs

Lors du premier jour en entreprise, tout doit être prêt. C’est la raison pour laquelle il est très important de s’assurer auprès du service RH que l’ensemble des documents contractuels sont rédigés. Ainsi, le collaborateur fraîchement recruté ne sera pas importuné avec des obligations administratives et pourra se concentrer pleinement sur son intégration le jour J.

Créer un pack de bienvenue pour vos collaborateurs

Pour mettre dès le départ le nouvel arrivant dans de bonnes conditions,le pack de bienvenue est parfaitement adapté. C’est un premier pas essentiel pour accroître son engagement et faciliter sa venue dans les lieux.

Cet ensemble que vous aurez préparé en amont peut comporter ces éléments :

• Un téléphone fixe ou un smartphone ;
• Un badge d’accès aux locaux de l’entreprise ;
• La carte de la cantine ou des tickets restaurant ;
• Un ordinateur préconfiguré selon ses besoins ;
• Des goodies, comme une tasse aux couleurs de l’entreprise.

Il est aussi souhaitable de préparer son bureau ou son poste de travail. De cette manière, il pourra commencer à travailler rapidement et surtout trouver ses marques sans effort. En outre, il est indispensable de créer les accès et identifiants pour ce nouveau collaborateur avant son arrivée. Cela inclut notamment une adresse mail, mais aussi l’accès aux réseaux sociaux internes et aux outils de travail collaboratif.

Nommer un mentor pour le nouveau collaborateur

Pour pleinement intégrer le nouveau venu dans l’équipe, la meilleure chose à faire est de nommer un mentor. Ce dernier pourra ainsi l’accompagner dans sa découverte de l’entreprise et répondre à ses questions. Il est important de bien choisir la personne qui deviendra mentor. En premier lieu, le mentor doit être volontaire pour assurer un accueil efficace et agréable. Par ailleurs, il ne doit pas exister de lien hiérarchique entre le mentor et le nouveau collaborateur afin de permettre une communication fluide et sereine.

L’Onboarding après l’arrivée du collaborateur

Tout est fin prêt pour l’arrivée d’un nouvel élément dans l’équipe ? La phase d’Onboarding à proprement parler peut alors commencer.

Accueillir le nouveau venu

Pour commencer, organisez un temps d’accueil pour mettre le nouveau collaborateur dans de bonnes dispositions. La visite est un incontournable de l’Onboarding. C’est le moment pour lui présenter :

• Son espace de travail ;
• Les différents services de l’entreprise ;
• L’endroit où prendre les pauses ;
• La zone de restauration collective.

Suite à cette première découverte des locaux, il est essentiel de prévoir des rendez-vous avec le manager. Ceci permet de faire petit à petit connaissance avec le nouvel environnement. Le mentor et les collègues du nouveau collaborateur doivent aussi lui être dûment présentés. Un repas ou un petit déjeuner de bienvenue sont à fait indiqué pour renforcer la cohésion de l’équipe.

Prévoir un temps de formation

Lors de l’arrivée dans une nouvelle entreprise, tout nouveau collaborateur est confronté à un flot d’informations conséquent et souvent ininterrompu. Pour lui faciliter les choses et le rendre rapidement opérationnel, consacrez un temps à la formation. Cela peut concerner des choses aussi diverses que le fonctionnement de l’entreprise, les méthodes de travail ou de communication ou les outils collaboratifs utilisés. L’essentiel est de faire monter en compétences le collaborateur petit à petit, jusqu’à ce qu’il devienne autonome.

Mettre en place un plan d’action personnel

La meilleure manière de s’intégrer à une nouvelle équipe est d’accomplir des tâches. Immergez votre nouveau collaborateur en lui indiquant clairement ses fonctions et en fixant avec lui ses premiers objectifs. L’objectif est bien de l’accompagner. Par conséquent, les objectifs retenus doivent donc être mesurables et atteignables. En travaillant sur ses premières tâches, il gagne en confiance et en efficacité en s’intégrant petit à petit à l’équipe. Pensez à toujours rester disponible pour répondre à ses questions.

Assurer un suivi régulier de son intégration

Évaluez de manière régulière l’Onboarding de votre nouvelle recrue. En fixant des points à intervalles réguliers avec le service RH ou le manager, vous pouvez vérifier que tout se passe bien. Posez des questions sur le ressenti du collaborateur ou ses relations avec les autres membres de l’équipe.

Conclure l’onboarding

Votre collaborateur fait partie de l’équipe et se sent à sa place ? L’Onboarding est terminé. C’est le moment parfait pour demander au collaborateur ce qu’on appelle un rapport d’étonnement. Grâce à ce document, il va pouvoir partager son ressenti vis-à-vis du processus d’Onboarding que vous avez mis en place. De cette manière, ces retours constructifs vont vous permettre d’améliorer en permanence l’accueil et l’intégration des nouveaux collaborateurs.

Utiliser Slack dans votre stratégie d’Onboarding

Une intégration réussie implique l’adaptation d’un collaborateur au sein d’une équipe. Il s’agit donc avant tout de collaboration et d’empathie. Pour vous aider dans cette démarche, l’outil Slack peut être approprié. Il permet en effet de centraliser les forces vives de votre entreprise sur le même outil pour favoriser la communication interne et la collaboration. Quelques étapes simples font de Slack l’allié indispensable de votre processus d’Onboarding.

Créer un espace dédié dans Slack

L’une des meilleures manières d’accueillir votre nouveau collaborateur est de l’inviter à un espace dédié. Vous pouvez ainsi amener l’ensemble des nouvelles recrues à communiquer ensemble dès qu’elles sont embauchées.

Elles peuvent ainsi :

• Commencer à prendre en main l’outil collaboratif ;
• Se présenter aux autres membres ;
• Poser toutes les questions qu’elles souhaitent ;
• Recevoir des conseils pour préparer leur arrivée.

L’idée est alors d’élaborer un espace où les nouveaux collaborateurs peuvent échanger, prendre connaissance des habitudes de l’entreprise, sans jugement. C’est un lieu sûr et séparé des canaux de travail qui s’avère parfait pour échanger et faire connaissance.

Prévoir des canaux pour les nouveaux arrivants

En ouvrant des canaux spécifiques pour les nouveaux embauchés, vous leur offrez ensuite un lieu pour se renseigner de manière autonome. Via ce canal, ils auront la possibilité d’accéder à des FAQ, à des documents importants voire d’échanger avec d’autres nouveaux collaborateurs. Cette approche est très pertinente pour augmenter la productivité des nouveaux collaborateurs tout en réduisant le stress des premiers jours.

Organiser les premières tâches

Une fois que le collaborateur est arrivé dans l’entreprise, vous pouvez utiliser Slack pour créer des rappels de tâches à faire. Pour commencer, des rappels une fois par semaine suffisent. Au fil du temps, il est possible de passer à des rappels tous les quelques jours, puis chaque jour. L’objectif est de ne pas submerger inutilement votre collaborateur dès son arrivée dans l’entreprise. Via Slack, le processus peut se faire de manière sereine, presque ludique. En outre, il prendra l’habitude d’utiliser l’outil et la planification des tâches se fera de manière progressive.

Intégrer les collaborateurs aux projets en cours

Pour ne pas perdre en route toute nouvelle recrue, il est indispensable de l’inviter sur des canaux de projet. Ces espaces ordonnés sont particulièrement adaptés pour qu’elle puisse trouver tout ce dont elle pourrait avoir besoin. Ainsi, les publications ou fichiers épinglés, les membres du projet ou l’historique des conversations sont accessibles en quelques clics.

Mettre à profit les intégrations Slack

Pour aider les collaborateurs à trouver les réponses par eux-mêmes et fluidifier leur flux de travail, utilisez les intégrations. Slack s’intègre en effet très facilement aux outils déjà utilisés par vos nouveaux arrivants. Nous pouvons notamment citer Dropbox, G Suite, Workday ou Salesforce. Ils pourront alors se familiariser avec leur nouvel environnement de travail progressivement. À la clé, une productivité accrue et des collaborateurs plus impliqués et plus détendus.

Slack comme outil d’Onboarding

Finalement, Slack peut facilement être intégré à votre processus d’Onboarding. Commencez en ajoutant une liste de tâches correspondant aux étapes de l’intégration. Ensuite, utilisez l’automatisation pour planifier des tâches à chaque étape clé du processus d’Onboarding. Cela vous garantit que vos collaborateurs ne ratent aucun élément de la liste. Slack devient alors un point central pour les nouvelles recrues qui savent qu’à tout moment elles restent reliées aux autres membres de l’équipe.