¿Qué es y cómo funciona un tablero Kanban online?

Kanban es sin duda una de las metodologías de gestión de proyectos más utilizadas en el mundo. Según el informe State of Kanban 2022 organizaciones de todos los tamaños están utilizando Kanban en sus proyectos, y que un 87 % de sus usuarios cree que es mucho más efectiva que otras metodologías.

Dentro de la gran aceptación actual en el mundo empresarial, la gran mayoría de compañías utilizan herramientas de Kanban online, las cuales permiten crear tableros y compartir tareas en equipo fácilmente. Dentro de la gran variedad existente, Jira, Trello, Asana o Kanbanize son algunas de las más utilizadas.

En este artículo profundizaremos sobre el concepto de tableros Kanban online, aprendiendo cómo podemos utilizarlos para mejorar la gestión de proyectos y aumentar la productividad de los equipos. Además, también echaremos un vistazo a las herramientas Kanban web más recomendadas.

¿Qué es Kanban y cómo funciona?

Kanban es una metodología o técnica de gestión de proyectos que permite representar visualmente las tareas a realizar utilizando tarjetas Kanban. Esta metodología ágil con origen en la industria manufacturera japonesa se traduciría al castellano en algo así como “letreros personalizados” (kan=signo y ban=tableros).

Las tarjetas Kanban se organizan en un tablero muy visual dividido en columnas, las cuales representan las diferentes fases del flujo de trabajo, pasando desde pendiente hasta completado. Los proyectos se dividen en pequeñas tareas que se asignan a los miembros del equipo, los cuales se encargan de ir ejecutándolas, provocando un cambio de estado y, por lo tanto, de columna.

Este proceso mejora la visibilidad y control de las tareas, permitiendo a los equipos identificar los cuellos de botella, mejorar la eficiencia y alcanzar un flujo de trabajo continuo. Además, los tableros Kanban promueven la comunicación y colaboración dentro del equipo, ya que todos los miembros pueden ver el estado actual del proyecto y saber qué tareas están siendo trabajadas.

Kanban también promueve la calidad y la eficiencia gracias al concepto de WIP (Work in Progress). Este concepto limita la cantidad de trabajo en curso para evitar la sobrecarga de trabajo y mantener un flujo constante de tareas. Al limitar la cantidad de tareas que se pueden trabajar al mismo tiempo, se minimizan los tiempos de inactividad y se aumenta la eficiencia del equipo.

Asimismo, el concepto JIT (Just in Time) de Kanban ayuda a optimizar los recursos y a reducir el desperdicio, permitiendo que las tareas se completen justo cuando se necesitan. De este modo, se mejora la eficiencia y se reduce el tiempo de espera en cada fase del proyecto.

¿Qué es un tablero Kanban online?

Actualmente son muchas las empresas de diferentes sectores que utilizan esta metodología ágil para afrontar sus proyectos, sobre todo en el área de desarrollo de software, manufacturación, logística o marketing. Por este motivo, y desde hace ya varios años y teniendo en cuenta el momento en el que nos encontramos, se han popularizado el uso de herramientas que permiten gestionar tableros de Kanban online como sustitutos de los tradicionales tableros físicos.

Las herramientas de Kanban online proporcionan un espacio digital compartido que permite visualizar y gestionar el flujo de trabajo a partir de tarjetas Kanban. Las tareas se convierten en tarjetas que se asignan a los miembros del equipo, los cuales deberán moverlas a través de las columnas a medida que se van realizando. Estas herramientas también ofrecen funcionalidades para la colaboración en tiempo real, fechas de entrega, seguimiento de progreso y análisis de productividad.

Además, los tableros Kanban web permiten la integración con otras herramientas digitales, lo que facilita la automatización de procesos y la mejora de la eficiencia general. Cada tarjeta puede contener información detallada sobre la tarea, como descripciones, archivos adjuntos, comentarios y etiquetas, lo que permite un seguimiento y una comunicación más efectiva.

¿Cómo crear un tablero Kanban online?

La mayoría de las herramientas Kanban online funcionan de una forma muy similar, y además, suelen ofrecer sus funcionalidades principales de forma gratuita. Por otro lado, también pueden ofrecer funcionalidades y personalizaciones extra bajo suscripción, dirigidas principalmente a empresas y grandes equipos de trabajo.

Por lo tanto, para crear un tablero de trabajo Kanban online tan solo es necesario seleccionar una de las múltiples herramientas disponibles (más adelante veremos las más populares). Tras registrarte, podrás diseñar tu propio tablero y comenzar a añadir las columnas que representen las diferentes fases de tu flujo de trabajo. Todo ello a base de clics y desde cualquier dispositivo.

Seguidamente, tan solo tendrás que empezar a generar las tarjetas que representan cada una de las tareas pendientes, agregando toda la información y documentación necesaria en cada una de ellas. Asimismo, podrás compartir el tablero con otras personas implicadas en el proyecto. Más tarde, tan solo tendrás que ir arrastrando las tarjetas a través de las columnas disponibles. Para que esta metodología se lo más efectiva posible, deberás realizar un análisis para:

1. Flujo de trabajo: saber cuál es tu flujo de trabajo y por qué estados suelen pasar las tareas a realizar. Esto te permitirá determinar qué columnas deberán formar parte de tu tablero. Genéricamente estas suelen ser: tareas pendientes (To Do), tareas en proceso (Doing) y tareas finalizadas (Done).
2. Tipos de tareas: identificar qué tipo de tareas se llevan a cabo, para definir el contenido de las tarjetas. Cada tarjeta de diferentes colores puede representar un tipo de tarea, proyecto o incluso un objetivo.
3. Estados: a la hora de distribuir las tareas deberás identificar en qué estado se encuentran, así como ordenarlas por orden de prioridad, establecer deadlines o limitar el número de tareas que puede haber en cada columna, sobre todo en la columna de “en proceso”.
4. Comunicación: todos los miembros del equipo deben saber cómo funciona el tablero Kanban online seleccionado o cómo se deben mover las tarjetas a medida que se completan tareas.
5. Monitorizar y mejorar: a medidas que vayas utilizando tu tablero Kanban web, podrás ir analizando tu flujo de trabajo para identificar posibles cuellos de botella y optimizar el proceso.

Cómo elegir la herramienta Kanban online más adecuada

Entre tantas opciones, en ocasiones es complicado elegir la herramienta de Kanban online más adecuada para nuestro equipo o proyecto. Por lo tanto, a la hora de tomar una decisión deberías tener en cuenta los siguientes factores:

• Necesidades y objetivos: el primer paso será identificar cuáles son las necesidades y objetivos de tu proyecto, pues de esta forma, podrás seleccionar o descartar aquellas herramientas que no cumplen con estos criterios.
• Facilidad de uso: la herramienta debería ser intuitiva y fácil de aprender para todo el equipo. También es importante que ofrezca una buena experiencia de usuario y que el diseño sea atractivo y funcional.
• Personalización: debe ofrecer capacidad de adaptarse a las necesidades y procesos de tu equipo o proyecto, permitiendo la personalización de los tableros, las tarjetas y las listas.
• Colaboración: por supuesto, la herramienta debe permitir la colaboración en tiempo real, permitiendo a los miembros del equipo trabajar juntos en las mismas tareas, compartir información, hacer comentarios y asignar tareas a otros miembros del equipo.
• Integración con otras herramientas: si trabajas con otras herramientas, quizás es una buena idea que el software Kanban web elegido ofrezca la posibilidad de integrarse con ellas, ya que de esta forma resultará mucho más sencillo manejar y automatizar el flujo de trabajo.
• Funciones avanzadas: algunos proyectos pueden requerir herramientas con funcionalidades más específicas, como gestión de recursos, seguimiento de tiempo o analíticas avanzadas.
• Multiplataforma: debes asegurarte de que la herramienta permite un acceso rápido y fácil a todos los miembros del equipo, independientemente de su ubicación o dispositivo.
• Precio: aunque lo gratuito es tentador, es posible que ahora o en el futuro necesites funcionalidades adicionales que solo se incluyen en los planes premium. Por lo tanto, debes tener en cuenta el presupuesto y considerar si vale la pena la inversión a largo plazo.

Mejores herramientas Kanban online

La popularidad de la metodología Kanban, unida a la transformación digital de las empresas y el auge del teletrabajo, ha propiciado la aparición de infinidad de servicios que permiten diseñar nuestro propio tablero Kanban online. A continuación, te presentamos algunas de las más populares y sus principales características

• Trello: con una interfaz sencilla e intuitiva, Trello es una de las herramientas Kanban online más populares, y además, gratuita en su plan básico, que a su vez, es muy completo. Permite la creación de tableros personalizables, listas y tarjetas, facilitando la colaboración en equipo y la gestión de proyectos. Además, ofrece diversas funcionalidades como la asignación de tareas, comentarios, adjuntos, fechas de vencimiento y más.
• Jira: especialmente diseñada para equipos de desarrollo de software, Jira ofrece potentes funcionalidades para la gestión de proyectos ágiles. Además de su versión Kanban, también permite la implementación de Scrum e integración nativa con Confluence y Bitbucket.
• Asana: con Asana, puedes crear y gestionar tableros Kanban, asignar tareas, establecer fechas de vencimiento y prioridades, y comunicarte con tu equipo. También permite la visualización de proyectos en formatos de lista, línea de tiempo y calendario, entre otras muchas funcionalidades a la automatización de flujos de trabajo que están dirigidas a equipos de trabajo medianos y grandes.
• KanbanFlow: esta herramienta gratuita se presenta como la gran alternativa a Trello. Permite la gestión de proyectos utilizando tableros Kanban personalizables. Además, incluye un temporizador Pomodoro integrado para una mejor gestión del tiempo, el cual registra cada una de las interacciones para más tarde poder seguir optimizando los procesos.
• Monday: Monday.com es una plataforma de gestión de proyectos que permite la organización y seguimiento de todo el trabajo en un solo lugar. Ofrece tableros Kanban, así como vistas de lista, línea de tiempo, gráfico y mapa. Su gran atractivo es que permite automatizar flujos de trabajo de una forma muy sencilla.
• Notion: Notion es una herramienta de productividad todo en uno que permite la creación de notas, bases de datos, wikis y tableros Kanban. Permite la colaboración en tiempo real y la integración con otras herramientas. Actualmente, y gracias a la integración de IA basada en ChatGPT, es una de las herramientas de gestión de proyectos más potentes del mercado.
• Kanbanize: Orientada a empresas, Kanbanize ofrece avanzadas funcionalidades para la gestión de proyectos y procesos. Permite la creación de flujos de trabajo complejos, la gestión de múltiples equipos y proyectos, y ofrece potentes analíticas. Además, ayuda a las empresas a lograr una mayor transparencia.

Herramientas Kanban online + Slack: la combinación perfecta

Con el objetivo de aumentar la eficiencia de los equipos que emplean metodologías ágiles como Kanban, Slack ofrece integración con una amplia variedad de herramientas Kanban online, como por ejemplo, Jira, Monday.com, Asana, Trello o Kanbanize (entre otras). Esto permite unificar la gestión de proyecto y la comunicación interna entre equipos en un solo lugar.

Los equipos pueden recibir actualizaciones de proyectos en tiempo real directamente en los canales de Slack, reduciendo la necesidad de cambiar constantemente entre aplicaciones y facilitando la comunicación y colaboración del equipo. También se pueden añadir y compartir tarjetas, crear tableros, cambiar las fechas de vencimiento y muchas otras funciones más.

En definitiva, Slack tiene como objetivo seguir optimizando el flujo de trabajo de los equipos que utilizan la metodología Kanban, convirtiéndose en un centro neurálgico de productividad. Trabajar en equipo, sin importar el dónde o el cuándo, así cómo comunicarse de forma síncrona o asíncrona, nunca había sido tan sencillo.